Akta urzędu stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń tam wpisanych. W razie rozbieżności pomiędzy konkretnym wpisem a stanem faktycznym sprostowanie możliwe jest jedynie w postępowaniu sądowym.
Prowadzenie rejestru stanu cywilnego należy do zadań zleconych gminy. Przekazanie tego obowiązku nastąpiło na podstawie art. 3 pkt 19 ustawy z 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 34, poz. 198 z późn. zm.).
Zasadą jest, że urząd stanu cywilnego działa w każdej gminie, a jej terytorium stanowi okręg urzędu. Możliwe jest tworzenie urzędów stanu cywilnego właściwych dla kilku okręgów lub tworzenie kilku urzędów stanu cywilnego w obszarze jednej gminy. Uprawniony do decydowania w tej sprawie jest wojewoda.
Księgi stanu cywilnego
Rejestracja stanu cywilnego obejmuje takie zdarzenia, jak: urodzenie, małżeństwo i zgon, które miały miejsce na obszarze Polski, bez względu na obywatelstwo osób, których zdarzenia dotyczą.
Akty stanu cywilnego mają szczególną doniosłość prawną, stwierdzają bowiem zdarzenia prawne wpływające na stan cywilny osoby. Muszą dlatego odzwierciedlać zdarzenia w sposób jak najpełniejszy, jak najdokładniejszy, tak, aby objąć wszystkie istotne prawnie elementy. Obowiązek dążenia do uzyskania takiego stanu spoczywa na kierownikach urzędów stanu cywilnego (por. wyrok WSA w Warszawie z 7 grudnia 2005 r., IV SA/Wa 992/2005, LexPolonica).
Akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych. Ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym. Oznacza to, że do chwili wydania orzeczenia przez sąd o unieważnieniu aktu stwierdzającego zdarzenie niezgodne z prawdą, nikt nie może podważyć jego ważności. Nie jest to możliwe nawet w przypadku, gdy ta niezgodność z prawdą jest oczywista dla kierownika urzędu stanu cywilnego, innych organów państwowych oraz dla stron.
Akt stanu cywilnego nie jest aktem administracyjnym w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego. Rejestruje on tylko zdarzenia mające wpływ na status cywilny osoby fizycznej. Sposób jego sporządzania określa ustawa z 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego. Formularze aktów, sposób ich wypełniania oraz zapisywania danych reguluje rozporządzenie wykonawczym do ustawy.
Wydawanie dokumentów
Z ksiąg stanu cywilnego sporządza się:
● odpisy zupełne i skrócone;
● zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku;
● zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego.
Zaświadczenia o dokonanych wpisach dotyczą fragmentu aktu stanu cywilnego, najczęściej wzmianek dodatkowych, np. o uznaniu dziecka, o uznaniu ojcostwa, powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa, zmianie nazwiska lub imienia. Zaświadczenia te mogą też dotyczyć braku wpisu do ksiąg stanu cywilnego za określone lata. W przypadku gdy w przechowywanych księgach uległy zniszczeniu poszczególne akty stanu cywilnego w stopniu uniemożliwiającym ich odczytanie, należy wydać zaświadczenie, które będzie stanowiło podstawę do odtworzenia jego treści na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy.
Niezbędna procedura
Odpisy aktów oraz zaświadczenia podpisuje kierownik urzędu stanu cywilnego, opatrując je pieczątką zawierającą stanowisko oraz imię i nazwisko.
Ponadto dokumenty te powinny być opatrzone pieczęcią urzędową z godłem państwowym oraz nazwą urzędu w otoku tej pieczęci. Dopuszczalne jest też uwierzytelnienie w ten sam sposób kserokopii odpisu aktu stanu cywilnego.
Do wydawania zaświadczeń stosuje się przepisy działu VII k.p.a. Kierownik urzędu stanu cywilnego może przed wydaniem zaświadczenia przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające, a więc ustalić prawdopodobieństwo sporządzenia aktu stanu cywilnego w księdze utraconej oraz okres, w którym akt ten sporządzono.
Odmowa wydania zaświadczenia następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie.
Odpis skrócony i zupełny
Odpis zupełny stanowi dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego wraz ze wszystkimi wzmiankami dodatkowymi sporządzonymi na marginesach. Treść przypisków (przekreśleń, poprawek) podaje się jedynie na wniosek osoby zainteresowanej. Sporządza się je według zasad określonych w par. 13 rozporządzenia i zgodnie ze wzorami stanowiącymi jego załączniki nr 4, 5 i 6.
Odpis ten wydaje się w języku polskim nawet wtedy, gdy akt został sporządzony w języku obcym. Odpis zupełny stosunkowo rzadko jest wydawany, ponieważ jest on niezbędny tylko w niektórych sprawach rozpatrywanych w postępowaniu sądowym, takich jak: ustalenie ojcostwa, sprostowanie aktu stanu cywilnego, ustalenie nieistnienia małżeństwa, o ustalenie bezskuteczności uznania, unieważnienie aktu stanu cywilnego stwierdzającego zdarzenie niezgodne z prawdą lub zawierającego uchybienie zmniejszające jego moc dowodową.
Odpisy skrócone wydaje się na drukach, których wzory stanowią załączniki nr 7, 8 i 9 do rozporządzenia. Stanowią one w praktyce najczęściej używaną formę dokumentu. Stanowią one dowód w postępowaniu w sprawach sądowych i administracyjnych. Sądy i organy administracyjne żądają odpisów skróconych zarówno w sprawach związanych z ustaleniem stanu cywilnego, jak i m.in. w sprawach majątkowych, z zakresu opieki, oświaty. W odpisie skróconym aktu stanu cywilnego podaje się treść tego aktu w postaci ostatecznej, uwzględniającej wszystkie wzmianki dodatkowe zamieszczone na marginesie aktu.
Zasada ograniczonej jawności
Odpisy oraz zaświadczenia wydaje się na wniosek sądu lub innego organu państwowego, osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony, jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego.
Odpisy aktów stanu cywilnego i zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku mogą być również wydane na wniosek innych osób, pod warunkiem że wykażą one w tym interes prawny.
Dokumenty te mogą być wydane także na wniosek organizacji społecznej, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny.
Zaświadczenie o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego może być także wydane na wniosek innych zainteresowanych osób.
Treść odpisu skróconego
W odpisie skróconym zamieszcza się następujące dane:
● w odpisie aktu urodzenia – nazwisko i imię (imiona), miejsce i datę urodzenia oraz imiona i nazwiska rodowe rodziców dziecka;
● w odpisie aktu małżeństwa – nazwiska i imiona małżonków, ich nazwiska rodowe, miejsca i daty ich urodzenia, miejsce i datę zawarcia małżeństwa, imiona i nazwiska rodowe rodziców, nazwisko (nazwiska) małżonków, które noszą po zawarciu małżeństwa, nazwisko dzieci zrodzonych z tego małżeństwa. Jeżeli małżeństwo ustało wskutek śmierci jednego z małżonków albo rozwodu, zostało unieważnione, orzeczona została separacja oraz jej zniesienie – adnotację o ustaniu małżeństwa, jego unieważnieniu, o separacji oraz o zniesieniu separacji, wraz z oznaczeniem aktu zgonu lub sygnatury akt sprawy, w której orzeczono o rozwodzie, unieważnieniu małżeństwa, o separacji oraz o zniesieniu separacji;
● w odpisie aktu zgonu – nazwisko i imię (imiona) zmarłego, jego nazwisko rodowe, miejsce i datę zgonu, datę lub rok urodzenia, miejsce urodzenia, stan cywilny zmarłego i jego ostatnie miejsce zamieszkania oraz nazwisko, imię i nazwisko rodowe małżonka, a także imiona i nazwiska rodowe rodziców zmarłego.
Podstawa prawna
Art. 79 – 83 ustawy z 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 161, poz. 1688 z późn. zm.).
Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. nr 136, poz. 884 z późn. zm.).
