Doręczenie stronie czy pełnomocnikowi?

Pismo w postępowaniu administracyjnym może nam doręczyć listonosz, pracownik organu lub inne upoważnione osoby lub organy. Pisma doręczane są za potwierdzeniem odbioru.

Nie stanowi prawidłowego doręczenia włożenie pisma do skrzynki na listy adresata, czy też przesłanie pisma faksem.

W pewnych sytuacjach organ może doręczyć pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej. By tak się stało, strona lub inny uczestnik postępowania musi spełnić jeden z warunków:
• złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu,
• wystąpi do organu o takie właśnie doręczenie, wskazując adres elektroniczny,
• wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi adres elektroniczny.

Pisma doręcza się stronie postępowania, a gdy ta działa przez przedstawiciela lub pełnomocnika, odpowiednio tym podmiotom. Ustanowienie pełnomocnika ma skutki w zakresie doręczeń. Jeśli organ doręczy pismo stronie działającej przez pełnomocnika z pominięciem tego pełnomocnika, to takie doręczenie jest bezskuteczne. Skutki prawne związane z doręczeniem rozpoczynają się dopiero z chwilą skutecznego doręczenia pisma ustanowionemu przez stronę pełnomocnikowi. Doręczenie decyzji stronie zamiast ustanowionemu przez nią pełnomocnikowi ma – w stosunku do tej strony – wymiar wyłącznie informacyjny. Czynność ta wywołuje jedynie ten skutek, że strona zostaje poinformowana o treści pisma (por. wyrok WSA w Lublinie z 29.11.2017 r., III SA/Lu 344/17). Terminy procesowe do wykonywania czynności przez stronę (wniesienie odwołania, skarga do sądu) biegną od daty doręczenia pisma pełnomocnikowi.

Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego mają chronić stronę i ubezpieczać jej prawa. Pominięcie zaś pełnomocnika w toku czynności postępowania oznacza niewykonanie tych obowiązków. Nie ma znaczenia status i wykształcenie pełnomocnika. Przepisy nie wartościują pełnomocników, a doręczenie decyzji do rąk osoby nie posiadającej wykształcenia prawniczego jest równorzędne z doręczeniem zawodowemu prawnikowi (por. wyrok WSA w Gorzowie z 29.05.2014 r., II SA/Go 320/14). Obowiązek doręczenia wszelkich pism postępowania administracyjnego pełnomocnikowi powstaje od chwili złożenia pełnomocnictwa do akt. W pewnych sytuacjach doręczenie pisma stronie z pominięciem pełnomocnika będzie jednak skuteczne. Stanie się tak wówczas, gdy strona po otrzymaniu (z pominięciem pełnomocnika) decyzji organu wniesie w terminie skargę lub odwołanie. Strona ma prawo bowiem podjąć każdą czynność w sprawie z pominięciem pełnomocnika (por. wyrok WSA w Poznaniu z 15.06.2016 r., IV SA/Po 243/16). Podobnie, udział pełnomocnika jest wyłączony na wstępnym etapie postępowania egzekucyjnego. Zarówno upomnienie, jak i tytuł wykonawczy administracyjny organ egzekucyjny doręcza bezpośrednio zobowiązanemu. Dopiero od tego momentu dalsze doręczenia mogą się odbywać przez pełnomocnika (por. wyrok WSA w Krakowie z 26.10.2012 r., II SA/Kr 1228/12).

Szczególna sytuacja występuje, gdy w postępowaniu uczestniczą jednocześnie dwie lub więcej osób, np. małżonkowie. Pisma powinny być adresowane do każdej strony imiennie, adresat powinien być określony indywidualnie. Nieprawidłowe będzie doręczenia orzeczenia w jednej kopercie do obojga skarżących, chyba że wskazali oni jednego z nich jako upoważnionego do odbioru pism (por. wyrok WSA w Warszawie z 28.11.2017 r., VII SA/Wa 357/17). Podobnie nieprawidłowe jest doręczanie pism oraz decyzji łącznie współmałżonkom (por. wyrok WSA w Warszawie z 12.05.2016 r., VII SA/Wa 1612/15), chyba że małżonek, który pisma nie otrzymał, nie zakwestionuje i nie podważy takiego sposobu doręczenia.

Zmieniasz adres – zawiadom organ

Dokonując pierwszego doręczenia w sprawie, organ powinien pouczyć stronę o szczególnym obowiązku. Mianowicie, zarówno strona, jak i przedstawiciel lub pełnomocnik ma obowiązek – od momentu wszczęcia postępowania – zawiadomić organ o każdej zmianie swojego adresu. Wspomniane pouczenie winno zawierać także informację o skutkach zaniedbania – doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem będzie miało skutek prawny.

Zawiadomienie o zmianie adresu nie oznacza konieczności złożenia odrębnego pisma organowi. Strona może podać nowy adres zarówno w piśmie informującym wyłącznie o zmianie adresu, jak i w piśmie składanym w toku postępowania, w którym podnosi argumenty merytoryczne (por. wyrok WSA w Szczecinie z 16.05.2017 r., I SA/Sz 15/17).
Pamiętajmy, organ administracji nie ma obowiązku badania w toku postępowania, czy znany mu adres strony jest w dalszym ciągu adresem aktualnym. Strona (przedstawiciel, pełnomocnik) powinna należycie zadbać o swoje interesy i wskazać organowi nowy adres. W przeciwnym razie organ skorzysta z domniemania prawidłowości doręczenia pod dotychczasowym adresem.

Doręczenie w mieszkaniu czy w miejscu pracy? Wybór należy do organu

Strona (osoba fizyczna) może spodziewać się doręczenia w mieszkaniu lub miejscu pracy. Organ zdecyduje, pod którym z tych adresów doręczyć pismo adresatowi. Przepisy nie obligują organu do zachowania określonej kolejności i podjęcia próby doręczenia najpierw w miejscu zamieszkania, a potem w miejscu pracy (por. wyrok WSA w Szczecinie z 23.05.2016 r., I SA/Sz 250/16). Istotne jest jedynie, by doręczenie było szybkie i skuteczne. Zgodnie z dominującym poglądem, w razie doręczenia w miejscu pracy, adresat powinien odebrać przesyłkę osobiście (por. wyrok WSA we Wrocławiu z 09.09.2010 r., III SA/Wr 246/10) lub za pośrednictwem upoważnionej przez niego osoby (por. postanowienie NSA w Warszawie z 29.11.2011 r., II GSK 2218/11).

Fakt wymeldowania nie ma znaczenia dla doręczeń w postępowaniu administracyjnym. Dla organu nie jest istotne zameldowanie, lecz faktyczne zamieszkiwanie pod danym adresem. Pojęcie „mieszkanie” oznacza miejsce, gdzie osoba fizyczna faktycznie zamieszkuje (por. wyrok WSA w Opolu z 10.05.2011 r., II SA/Op 74/11).
Pisma w postępowaniu administracyjnym mogą być też doręczane w lokalu administracji publicznej, a nawet – w razie niemożności doręczenia w inny sposób – w każdym miejscu, gdzie się zastanie adresata.

Współlokator jest sąsiadem?

Jak zachowa się doręczyciel, gdy adresata nie ma w mieszkaniu? Może wówczas doręczyć pismo dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu. Osoby te muszą jednak podjąć się oddania pisma adresatowi. Dodatkowo adresat powinien odnaleźć w skrzynce pocztowej (lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania) zawiadomienie o doręczeniu w taki sposób. Brak informacji powoduje, że doręczenie jest bezskuteczne. Bezskuteczne będzie też doręczenie dokonane na niewłaściwy adres (por. wyrok WSA w Gorzowie z 26.07.2017 r., II SA/Go 399/17), jak również do rąk małoletniego domownika.

Pewnych problemów może nastręczać ustalenie, komu faktycznie może pozostawić pismo doręczyciel. Wątpliwości wiążą się przede wszystkim z ustaleniem kręgu domowników. Domownikiem jest dorosły krewny i powinowaty zamieszkujący wspólnie z adresatem pisma. Nie ma znaczenia, czy równocześnie prowadzą z nim wspólne gospodarstwo domowe (por. wyrok WSA w Bydgoszczy z 10.10.2012 r., II SA/Bd 835/12). O uznaniu danej osoby za domownika przesądza ponadto ustalenie, że mieszkanie adresata jest dla tych osób aktualnym centrum życiowej działalności, ośrodkiem osobistych i majątkowych interesów (por. wyrok WSA w Poznaniu z 05.06.2014 r., IV SA/Po 365/14).
Osoby obce adresatowi, nawet jeśli z nim mieszkają, należy traktować jako jego sąsiadów. Nie jest również domownikiem osoba, która przebywa w danym miejscu gościnnie, z wizytą (por. wyrok WSA w Szczecinie z 04.10.2016 r., I SA/Sz 858/16), ani gosposia (por. wyrok NSA z 25.09.2009 r., II FSK 680/08)
Wspomniane podjęcie się oddania pisma adresatowi nie musi mieć formuły wyraźnego oświadczenia. Już samo pobranie przesyłki (a nawet brak odmowy przyjęcia przesyłki), potwierdzone podpisem na zwrotnym potwierdzeniu odbioru, uznaje się za oświadczenie, że domownik zobowiązuje się przekazać przesyłkę adresatowi (por. wyrok WSA w Gdańsku z 09.02.2017 r., III SA/Gd 1069/16).

Odebranie przesyłki przez dorosłego domownika jest uważane za skuteczne doręczenie przesyłki samemu adresatowi. Tym samym wszelkie zaniedbania, nieuwaga, czy przeoczenie dorosłego domownika, obciążają bezpośrednio adresata i nie mogą być kwalifikowane jako brak jego winy (por. wyrok WSA w Gliwicach z 02.03.2017 r., IV SA/Gl 753/16). Spóźnione przekazanie pisma do rąk adresata nie ma wpływu na bieg terminów (np. do wniesienia odwołania). Datą doręczenia pisma jest bowiem dzień odebrania go przez dorosłego domownika (por. wyrok WSA w Poznaniu z 21.08.2013 r., III SA/Po 346/13).

Powyższy sposób doręczeń dotyczy tylko doręczania w mieszkaniu, nie zaś w miejscu pracy.

Fikcja doręczenia

Od doręczeń nie da się uciec. Nawet jeśli strona nie wykona obowiązku poinformowania organu o zmianie adresu lub najzwyczajniej w świecie nie odbiera pisma z poczty mimo awizowania, nie zniweczy w ten sposób skutku doręczenia. Niemożność doręczenia na wspomniane już sposoby jest przesłanką zastosowania doręczenia zastępczego. O co chodzi? W skrócie – o pozostawienie przez listonosza awiza w skrzynce na listy. Poczta przechowuje pismo przez okres maksymalnie 14 dni. Jednocześnie w skrzynce na listy pozostawiana jest informacja (czyli wspomniane awizo) o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni. Po bezskutecznym upływie terminu, zawiadomienie jest ponawiane. Jeśli w tym czasie adresat nie zgłosi się na pocztę po odbiór przesyłki, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia 14-dniowego okresu. Wszystkie wspomniane obowiązki informacyjne muszą zostać spełnione, by można mówić o prawidłowym doręczeniu zastępczym.

Podobnie jak w przypadku doręczenia poprzez dorosłego domownika, czy sąsiada, także doręczenie zastępcze może być stosowane wyłącznie w przypadku skierowania korespondencji na prawidłowy adres strony (por. wyrok WSA we Wrocławiu z 16.01.2018 r., I SA/Wr 938/17). I jeszcze jedno podobieństwo, doręczenie zastępcze odnosi się tylko do przypadków doręczenia w mieszkaniu adresata, a nie w jego miejscu .

Zakwestionowanie przez stronę prawidłowości awizowania przesyłki wymaga przeprowadzenia przez nią procedury reklamacyjnej. Adresat musi być powiadomiony, w sposób niebudzący wątpliwości, zarówno o pozostawieniu pisma, miejscu gdzie może go odebrać, jak i o terminie odbioru (por. wyrok WSA w Warszawie z 13.11.2017 r., IV SA/Wa 1270/17). Nie można uznać za doręczone pisma, gdy w ogóle nie pozostawiono adresatowi powtórnego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki (por. wyrok WSA w Opolu z 10.05.2017 r., I SA/Op 136/17). Co ciekawe, nie jest to wcale rzadki przypadek i zaniedbywanie obowiązku powtórnego zawiadomienia (na gruncie przepisów postępowania cywilnego) było stałą praktyką podmiotu jeszcze niedawno doręczającego pisma z sądów i prokuratury.

Wobec pojawienia się choćby cienia wątpliwości co do prawidłowości działań listonosza w zakresie awizowania przesyłki, organ ma obowiązek rozważyć dokładnie, czy doszło do prawidłowego doręczenia przesyłki (por. wyrok WSA w Poznaniu z 07.09.2017 r., IV SA/Po 400/17). Dowodem prawidłowego wykonania procedury doręczenia będą zapiski na kopercie zawierającej przesyłkę i zwrotnym potwierdzeniu odbioru. Nie stanowi zaś dowodu daty doręczenia wydruk z serwisu internetowego śledzenia przesyłek poleconych (por. wyrok WSA z 31.07.2017 r., II SA/Kr 682/17).

A co jeśli adresat odmówi przyjęcia przesyłki? W taki sposób też nie ucieknie od doręczenia. Pismo, w razie odmowy przyjęcia, zwraca się nadawcy z odpowiednią adnotacją, zaś dzień odmowy uważa się za dzień doręczenia.

Podstawa prawna: art. 39-47 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1257 z późn. zm.)

Adam Sroga, radca prawny