Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany 
urlop wypoczynkowy

Jeśli pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego – w całości lub w części – z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny. Nie ma znaczenia powód zakończenia zatrudnienia. W orzecznictwie podkreśla się, że z dniem ustania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu. W tym też dniu rozpoczyna bieg trzyletni termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent za niewykorzystane w naturze, nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe (por. np. wyrok SN z 29 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 336/00).

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu za urlop, jeżeli strony postanowiły o wykorzystaniu tego urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą. Kolejna umowa o pracę musi być jednak zawarta bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. Przy ustalaniu ekwiwalentu stosuje się zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ale z pewnymi zmianami.

Podstawa ekwiwalentowa

Przy obliczaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu nie uwzględnia się:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy na skutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia,nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Pozostałe składniki wynagrodzenia uwzględniane przy ustalaniu podstawy ekwiwalentowej należy podzielić na trzy grupy: określone w stałej stawce miesięcznej, przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc w zmiennej wysokości albo przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc.

Ekwiwalent a stała lub zmienna stawka

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, tj. w miesiącu ustania stosunku pracy. [przykład 1]

Kolejną grupą są składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż miesiąc w zmiennej wysokości. Przy ustalaniu podstawy ekwiwalentowej bierze się pod uwagę te składniki wypłacone w okresie trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, w średniej wysokości z tego okresu. [przykład 2]

Nie zawsze można uwzględnić zmienne składniki wynagrodzenia z okresu trzech miesięcy. Jeżeli pracownik przed nabyciem prawa do ekwiwalentu otrzymał takie zmienne wynagrodzenie za krótszy okres, przy ustaleniu podstawy ekwiwalentowej pracodawca uwzględni wynagrodzenie wypłacone mu za faktycznie przepracowany okres. [przykład 3]

Natomiast w sytuacji, gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu z powodu nieobecności w pracy (np. był niezdolny do pracy z powodu choroby), zachodzi konieczność uzupełnienia podstawy ekwiwalentowej. Następuje to w ten sposób, że wynagrodzenie faktycznie wypłacone pracownikowi w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Należy jednak pamiętać, że jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy ekwiwalentowej (lub przez okres krótszy, ale obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy albo pełne miesiące kalendarzowe) pracownikowi – z powodu nieobecności w pracy – nie przysługiwało takie zmienne wynagrodzenie, to przy ustalaniu podstawy ekwiwalentowej należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które takie wynagrodzenie mu przysługiwało. [przykład 4]

W przypadku składników wynagrodzenia przysługujących pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc bierze się pod uwagę składniki wypłacone mu w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, w średniej wysokości z tego okresu. [przykład 5]

Również w takim przypadku, jeżeli pracownik pracował krócej niż wskazane wyżej 12 miesięcy, bierze się pod uwagę składniki wynagrodzenia wypłacone mu za rzeczywiście przepracowany okres. Natomiast w sytuacji, gdy pracownik nie przepracował pełnych 12 miesięcy z powodu nieobecności w pracy, uzupełnia się podstawę ekwiwalentową z omawianych zmiennych składników wynagrodzenia – na zasadach analogicznych jak w przypadku składników przysługujących pracownikowi za okresy nie dłuższe niż miesiąc, w zmiennej wysokości.

W orzecznictwie zwraca się uwagę, że premia wypłacana co pewien czas, za okresy zróżnicowane co do długości, jest świadczeniem periodycznym, w związku z czym nie podlega wyłączeniu z podstawy ekwiwalentowej. Jeżeli – uwzględniając liczbę wypłat – przeważają okresy dłuższe niż miesiąc, uzasadnia to przyjęcie, że premia jest składnikiem wynagrodzenia przysługującym za okresy dłuższe niż miesiąc. Przy ocenie, czy przeważają wypłaty za okresy dłuższe niż miesiąc, czy za okresy nie dłuższe, powinien zostać uwzględniony okres 12 miesięcy (wyrok SN z 22 września 2000 r., sygn. akt I PKN 33/00).

Podsumowanie, czyli jak ustalić ekwiwalent za urlop

Ekwiwalent oblicza się w ten sposób, że:

• podstawę ekwiwalentową dzieli się przez współczynnik (w 2025 r.: 20,83 dla stycznia oraz 20,75 dla okresu luty–grudzień), co umożliwia obliczenie ekwiwalentu za jeden dzień urlopu;
• otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu dzieli się przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika (co do zasady osiem godzin);
• otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.[przykład 6] ©℗

przykład 1

przykład 2

przykład 3

przykład 4

przykład 5

przykład 6

• 8000 zł (podstawa ekwiwalentowa – gdyby pracownik otrzymywał także zmienne składniki wynagrodzenia, należałoby uwzględnić również te zmienne składniki) : 10,38 (obowiązujący w marcu br. współczynnik dla 1/2 etatu) = 770,71 zł (ekwiwalent za 1 dzień urlopu),
• 770,71 zł : 8 godzin (norma czasu pracy) = 96,34 zł (ekwiwalent za 1 godzinę urlopu),
• 96,34 zł x 16 godzin urlopu = 1541,44 zł (ekwiwalent za niewykorzystany urlop). ©℗