Sejm: Odpisy aktów stanu cywilnego będą wydawane szybciej

W noweli, którą poparło w głosowaniu 440 posłów, a dwóch było przeciw, zaproponowano m.in. przyznanie pracownikom urzędów stanu cywilnego (USC) uprawnień do przenoszenia do rejestru stanu cywilnego aktów sporządzonych w papierowych księgach (do tej pory każdy taki akt musiał podpisać kierownik USC lub jego zastępca) i wprowadzenie administracyjnego trybu unieważniania błędnie sporządzonych aktów.

Wprowadzone w marcu 2015 r. nowe Prawo o aktach stanu cywilnego daje obywatelom możliwość załatwienia spraw w dowolnym USC. Według MSWiA proponowane teraz zmiany będą szczególnie korzystne dla urzędów w dużych aglomeracjach, do których najczęściej zgłaszają się obywatele. Do USC w Warszawie wpływa miesięcznie ok. 18,5 tys. wniosków o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego, w Krakowie - ok. 5,8 tys., we Wrocławiu – ok. 5,3 tys., w Łodzi – ok. 4,5 tys., a w Poznaniu - ok. 3,7 tys.

Celem zmian jest skrócenie procedur. MSWiA zapewnia, że nowe przepisy pozwolą największym urzędom stanu cywilnego nadrobić zaległości.

Do tej pory w przypadku złożenia wniosku o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego lub o wydanie zaświadczenia kierownik USC osobiście przenosił ten akt z papierowej księgi do elektronicznego rejestru. W noweli zaproponowano, by kierownik miał możliwość upoważniania do wykonywania tej czynności pracowników urzędu.

Według MSWiA to jedna z najbardziej pożądanych zmian usprawniających pracę USC. "Miesięcznie ok. 360 tys. aktów stanu cywilnego jest przenoszonych do rejestru, zatem przyznanie takich uprawnień pracownikom przyspieszyłoby nie tylko sam proces przenoszenia aktu stanu cywilnego, ale również przebieg wydawania odpisów z takiego aktu" - argumentuje ministerstwo.

Ponadto w noweli zaproponowano, by kierownicy USC mogli wydawać odpisy aktów stanu cywilnego - bez konieczności wydłużającego cały proces przenoszenia do centralnego rejestru - na podstawie danych zgromadzonych w "lokalnych" aplikacjach. Chodzi o programy komputerowe, które były zainstalowane w poszczególnych urzędach, zanim wprowadzono nowe Prawo o aktach stanu cywilnego oraz aplikację Źródło, która obsługuje System Rejestrów Państwowych (jego częścią jest centralny rejestr stanu cywilnego).

Zmianą - która ma pomóc nowożeńcom - będzie określenie liczby wydawanych zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz formularzy takich zaświadczeń, które wypełnia duchowny w przypadku ślubu kościelnego wywołującego skutki cywilnoprawne. O taki przepis upominała się Konferencja Episkopatu Polski.

Nowela rozszerza uprawnienia do unieważniania w trybie administracyjnym błędnych aktów stanu cywilnego oraz błędnie dołączonych do nich wzmianek dodatkowych (wpływają one na treść lub ważność tych dokumentów). "Rozwiązanie to umożliwi szybkie wycofywanie z obrotu błędnych aktów stanu cywilnego. Regulacja ta będzie stosowana również do aktów stanu cywilnego sporządzonych po 1 marca 2015 r. oraz wzmianek do nich dołączonych, bo to właśnie od tego momentu, czyli w początkowym okresie funkcjonowania centralnego rejestru, było najwięcej nieprawidłowości" - wskazano.

Do tej pory nie było podstawy prawnej do unieważnienia takich wpisów w rejestrze stanu cywilnego, a w największych USC mogło powstać po kilkadziesiąt błędnie sporządzonych aktów lub wzmianek dodatkowych. Każdy, kto wcześniej otrzymał odpis unieważnionego aktu lub też odpis aktu z unieważnioną wzmianką, zostanie powiadomiony o unieważnieniu oraz otrzyma nieodpłatnie odpis prawidłowego aktu stanu cywilnego - przewidziano.

Ponadto w noweli, którą teraz zajmie się Senat, zobowiązano kierowników urzędów stanu cywilnego do przeniesienia do centralnego rejestru – w ciągu pięciu lat od daty wejścia ustawy w życie – aktów stanu cywilnego sporządzonych na papierze od 1 marca do 31 sierpnia 2015 r., które nie zostały przeniesione do końca 2015 r.