Istnieje szereg sytuacji, gdy od konkretnych osób czy podmiotów (firm) wymaga się dostarczenia zaświadczenia o niekaralności.

Mogą tego żądać np. pracodawcy, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Każda osoba lub podmiot może też w każdym czasie sam sprawdzić, czy figuruje w Krajowym Rejestrze Karnym (art. 7 ustawy o KRK stanowi, że: "Każdemu przysługuje prawo do uzyskania informacji, czy jego dane osobowe zgromadzone są w Rejestrze. Osobie, której dane osobowe znajdują się w zbiorach danych zgromadzonych w Rejestrze, na jej wniosek, udostępnia się informację o treści wszystkich zapisów dotyczących tej osoby.")

Aby uzyskać zaświadczenie o niekaralności (czyli niefigurowaniu w rejestrze karnym) trzeba złożyć wniosek w formie zapytania. Zapytanie składamy na specjalnym formularzu w punkcie informacyjnym KRK. Najbliższy punkt znajdziemy w pobliskim sądzie okręgowym, a czasem także rejonowym (lista punktów). Tam też otrzymamy formularz do wypełnienia, jeśli nie mamy ze sobą.

Zapytanie o podmiot (fragment)

źródło: Materiały Prasowe

Zapytanie o osobę (fragment)

źródło: Materiały Prasowe

Jak wypełnić wniosek?

Osoba fizyczna

Na formularzu u góry po lewej wpisujemy adres do korespondencji, a nieco niżej datę wystawienia. U góry po prawej naklejamy znaczki skarbowe o wartości 30 zł, które kupimy w kasie sądu. Pod znaczkami, po prawej, wpisujemy numer PESEL. Dalej, w punktach od 1 do 10 wpisujemy dane osobowe (imię, nazwisko, itd.). W punkcie 11 wpisujemy do czego zaświadczenie jest nam potrzebne (np. rekrutacja na stanowisko x albo kandydowanie na radnego). W punkcie 12 osoba dorosła zaznacza "Kartoteka karna". Podpisujemy i gotowe. Po odczekaniu otrzymamy zwrot wniosku - najczęściej z dużą, niebieską pieczątką "nie figuruje" i to jest nasza zaświadczenie o niekaralności.

Należy pamiętać, by do sądu wziąć ze sobą dowód osobisty, który jest sprawdzany przy wydawaniu zaświadczenia.

Możemy też załatwić zaświadczenie przez kogoś zaufanego. Wystarczy wówczas pisemne pełnomocnictwo. Najprostsze pełnomocnictwo brzmi tak: "Ja … (imię i nazwisko oraz numer PESEL), zamieszkały ... (adres zamieszkania) upoważniam Panią/Pana... legitymującą/legitymującego się dowodem osobistym (seria.... Nr... wydanym przez...) do wszelkich czynności związanych z uzyskaniem zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego. (data i podpis)". Jeśli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny, tj. małżonek, rodzic, dziecko, dziadek, babcia, wnuk lub rodzeństwo - wówczas nie trzeba wnosić żadnej dodatkowej opłaty skarbowej.  Jeśli naszym pełnomocnikiem jest jednak jakaś osoba spoza najbliższej rodziny - wówczas trzeba kupić znaczek opłaty skarbowej za 17 zł w kasie miejscowego urzędu dzielnicy/miasta/gminy.

Podmiot (np. firma)

Zaświadczenie dla podmiotu może w sądzie (punkcie KRK) uzyskać osoba lub osoby upoważnione do reprezentacji (np. prezes, prokurent, wspólnik, członkowie zarządu) albo pełnomocnik. We wniosku należy podać dane identyfikacyjne podmiotu (nazwa, siedziba, numer KRS albo innego rejestru, np. REGON). Należy też wskazać, w jakim postępowaniu będzie użyte dane zaświadczenie oraz zakres i rodzaj danych. Podpisuje osoba lub osoby umocowane do reprezentacji albo pełnomocnik (trzeba mieć pisemne umocowanie z uiszczoną opłatą w wysokości 17 zł). Opłatę w wysokości 30 zł wnosi się kupując znaczki skarbowe w kasie sądu albo dołączając potwierdzenie przelewu lub uiszczenia opłaty np. na poczcie.

Formularze do pobrania

Zapytanie o udzielenie informacji o osobie - pobierz plik rtf (do edycji) >>>

Zapytanie o udzielenie informacji o osobie - pobierz plik pdf (do druku) >>>

Zapytanie o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym - pobierz plik rtf (do edycji) >>>

Zapytanie o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym - pobierz plik pdf (do druku) >>>

Pełnomocnictwo podmiotu do czynności w KRK - pobierz plik doc >>>

Wniosek online (e-krk)

Zaświadczenie o niekaralności można uzyskać także online wizyty w sądzie. Służy do tego system e-krk (link), gdzie zarówno osoba fizyczna, jak i podmiot może założyć sobie darmowe konto i wnioskować. Podpisanie e-wniosku możliwe jest na dwa sposoby: albo wykupionym bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowany certyfikatem kwalifikowanym, albo podpisem potwierdzonym darmowym profilem zaufanym ePUAP. Aby zarejestrować konto w systemie e-krk podajemy podstawowe dane, adres skrzynki e-mail oraz nadajemy hasło i przepisujemy z obrazka kod zabezpieczający. Na podany adres e-mail przyjdzie nasz identyfikator oraz link aktywujący konto. Po zalogowaniu się klikamy w zakładkę "Do pobrania" i wypełniamy online wybrane zapytanie. Wypełniony wniosek należy podpisać i opłacić przelewem (pobierana jest niewielka prowizja - maksymalnie 1%). Gotową odpowiedź z e-krk otrzymamy na konto w formie pliku xml. Zapisujemy go na komputerze i klikamy na koncie zakładkę "Wizualizacja". Tam dodajemy plik xml i otrzymujemy w odpowiedzi paczkę dokumentów w formacie zip. 

System e-krk można też przełączyć na wersję w języku angielskim, francuskim lub niemieckim (ikonki po prawej u góry)

Opłaty

Opłata za wydanie zaświadczenia o niekaralności wynosi 30 złotych (zarówno dla osoby, jak i dla podmiotu). Jeśli wniosek został złożony elektronicznie poprzez system e-krk - wtedy opłata jest niższa i wynosi 20 złotych.

Opłatę wnosi się kupując znaczki skarbowe w sądzie (naklejane na wniosek) albo przelewem na konto ministerstwa sprawiedliwości:

Ministerstwo Sprawiedliwości, Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa
NBP O/O Warszawa
PL 77 1010 1010 0400 1922 3100 0000
Narodowy Bank Polski
Oddział Okręgowy Warszawa
Plac Powstańców Warszawy 4
00-950 Warszawa

W tytule przelew należy wskazać: imię i nazwisko osoby lub nazwę podmiotu, którego dotyczyć ma informacja z rejestru, oraz datę oznaczoną we wniosku lub zapytaniu jako data wystawienia. Potwierdzenie dokonania przelewu lub dowód uiszczenia opłaty na poczcie dołączamy do wniosku.

Od opłaty zwolnieni są m.in. będący wolontariuszami kandydaci na kierowników wypoczynku lub wychowawców wypoczynku (kolonii szkolnych).

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz.U. 2000 nr 50 poz. 580 z późn. zm.)

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2014 r. w sprawie trybu udzielania z Krajowego Rejestru Karnego informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (Dz.U. 2014 poz. 841)

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2014 r. w sprawie opłat za wydanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego (Dz.U. 2014 poz. 861)