Czy ten, kto zastępuje notariusza, może wykonywać za niego wszystkie czynności? Eksperci Instytutu Wymiaru Sprawiedliwości mają obiekcje.
Skala zastępstwa / Dziennik Gazeta Prawna
Jak po dwóch latach funkcjonuje instytucja zastępcy notarialnego? Odpowiedź na to pytanie znaleźć można w najnowszych badaniach Instytutu Wymiaru Sprawiedliwości, które przeprowadził dr Rafał Wrzecionek. Z odpowiedzi na pytania skierowane do sześciu rad izb notarialnych (z 11 na całą Polskę) wynika, że dla części młodych prawników ten model dochodzenia do zawodu notariusza okazał się atrakcyjny. Na terenie sześciu izb działa 129 zastępców notarialnych przypadających na 1380 rejentów posiadających kancelarie. Czy to dużo?
Reklama
– W pierwszym okresie funkcjonowania instytucji liczba osób, które składały ślubowanie i umieszczane były w wykazie zastępców izby, była zgodna z przewidywaniami wyrażanymi przez samorząd notarialny na etapie prac nad ustawą deregulacyjną i sięgała jednej czwartej liczby notariuszy izby – wskazuje Krzysztof Maj, notariusz z Krakowa i prezes tamtejszej Rady Izby Notarialnej.

Reklama
Ta liczba się stabilizuje i wynosi około 15 proc.
– To skutek zwiększania ogólnej liczby notariuszy oraz zmniejszenia liczby zastępców, z których część stała się notariuszami. Ten zmniejszający się procent jest także wynikiem niższego zainteresowania zawodem notariusza wśród absolwentów prawa na skutek pogorszenia się perspektyw jego wykonywania – ocenia.
Skok aplikanta na głęboką wodę
Zawód zastępcy notarialnego wprowadzony został ustawą o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów (Dz.U. z 2013 r. poz. 829) – pierwszą transzą deregulacyjną. Zajął miejsce likwidowanej asesury. Na mocy tych przepisów po zdaniu egzaminu notarialnego przed prawnikiem otwierają się dwie drogi: może złożyć wniosek o powołanie na notariusza albo się ubiegać o wpis do wykazu zastępców notarialnych właściwej izby, bez możliwości prowadzenia własnej kancelarii. Jeśli zdecyduje się na tę drugą ścieżkę, zgodnie z art. 21 prawa o notariacie (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 164 ze zm.) uprawniony jest do sprawowania zastępstwa rejenta, jeżeli ten „nie może pełnić swych obowiązków”.
– U źródła powstania tej instytucji była obawa, że notariusze nie będą zatrudniali asesorów notarialnych i tym samym utrudnią dojście do zawodu. Wobec likwidacji asesury zastępca jest instytucją potrzebną, choć została ona źle uregulowana w ustawie – komentuje notariusz Joanna Greguła, członek RIN w Krakowie.
– Bycie notariuszem powinno być poprzedzone byciem zastępcą. Skok na głęboką wodę, a więc umożliwienie przez ustawodawcę aplikantom, którzy z wynikiem pozytywnym zdali egzamin notarialny, od razu prowadzenia kancelarii notarialnej, nie jest dobrym rozwiązaniem – uważa.
Nieokreślone kompetencje
Z badań wynika, że zastępcy mają wzięcie. Aż 97 proc. z nich na bieżąco sprawuje zastępstwa. Co więcej, 105 objętych badaniem znalazło później zatrudnienie w kancelariach notarialnych. Problem polega na tym, że nie wiadomo dokładnie, w jakich przypadkach rejenci korzystają z ich pomocy.
W ocenie autora badań regulacje dotyczące kompetencji zastępców są zbyt ogólne. Zgodnie z przepisami zastępca notarialny może działać w trzech przypadkach: czasowo, gdy notariusza nie ma w kancelarii np. z powodu urlopu, ale także z nagłych powodów, takich jak nieobecność rejenta wynikła z nieprzewidzianych przyczyn, oraz w sytuacji gdy uzyska upoważnienie od rejenta do zastępowania go we wszystkich lub niektórych sprawach. Wtedy, jeśli notariusz ma do niego zaufanie, zastępca ma prawo wykonywać czynności notarialne wskazane w upoważnieniu, pracując równolegle z notariuszem, a więc pod okiem patrona.
Z odpowiedzi uzyskanych z izb wynika, że praktyka uzasadniania potrzeby skorzystania z ich pomocy nie jest jednolita. Jedynie w przypadku 17 proc. badanych notariusze, wyznaczając zastępców, wskazują powód (wtedy najczęściej jest to urlop czy choroba). 83 proc. badanych uważa, że takie uzasadnienie nie jest wymagane. 50 proc. ankietowanych rejentów przyznaje nawet, że bywają sytuacje, gdy sami dokonują czynności notarialnych w czasie, w którym upoważnieni przez nich zastępcy również ich dokonują.
Doktor Wrzecionek, autor badań IWS, uważa, że należałoby ustawowo określić obligatoryjne elementy porozumienia w sprawie pełnienia zastępstwa. Zaliczyć do nich należałoby nie tylko czas, lecz także zakres zastępstwa – przede wszystkim wskazanie czynności, do których zastępca notarialny jest zobowiązany. W tym obszarze nie powinno być swobody. W przeciwnym razie okazałoby się, że uprawnień notariusza i uprawnień zastępcy notarialnego już nic nie odróżnia.
Co jednak pozytywne, nie znajdują na razie potwierdzenia obawy, że dopuszczenie zastępców notarialnych do sporządzania aktów przynosi negatywne konsekwencje dla obrotu.
– Upłynął zbyt krótki czas, aby móc pokusić się o ocenę, czy ryzyko wystąpienia błędu przy dokonywaniu czynności przez zastępcę notarialnego jest większe niż przy rozwiązaniach poprzednich – podkreśla prezes Maj.
Jak tłumaczy, nawet gdyby do szkód dochodziło, to dowiemy się o tym za kilka lat. Klienci alarmują o pomyłkach, dopiero gdy zbliża się okres przedawnienia ich roszczeń, a więc bliżej 10 lat.