Jeśli organizator przetargu godzi się na to, by próbki zamawianego towaru nie były w pełni zgodne z przedmiotem zamówienia, musi to jednoznacznie wskazać.
TEZA
Przyznawanie dodatkowych punktów na podstawie próbek dostarczonych wraz z ofertami przez przedsiębiorców jest możliwe tylko wtedy, gdy pozostałe ich cechy odpowiadają wymaganiom postawionym w specyfikacji. Jeśli zamawiający dopuszcza możliwość pomijania pewnych elementów, to powinien wyraźnie wskazać to w specyfikacji.
STAN FAKTYCZNY
Spółka gazowa zorganizowała duży przetarg na dostawę plomb do gazomierzy. Decydować miała nie tylko cena, ale i jakość plomb. Zgodnie ze specyfikacją miała być oceniana na podstawie dostarczonych próbek pod kątem ich skuteczności, funkcjonalności oraz jakości etykiet z kodem kreskowym.
Jednocześnie zamawiający zaznaczył, że dołączenie do oferty próbek nie jest bezwzględnie wymagane. Oferta firmy, która tego nie zrobi, będzie brana pod uwagę, ale nie otrzyma wówczas dodatkowych punktów.
Zamawiający ocenił najwyżej ofertę, której próbki nie spełniały wszystkich warunków stawianych plombom. W trakcie demontażu powstawały odpryski, a wielkość nadrukowanych na nich znaków była mniejsza niż wymagane 4 mm.
Próbki te uzyskały punkty w ramach pozacenowych kryteriów, gdyż np. jakość samych etykiet nie była zła. Konkurent wniósł odwołanie, w którym domagał się odrzucenia zwycięskiej oferty.
UZASADNIENIE
Skład orzekający rozpoczął analizę sprawy od rozważań, czym jest próbka składana w przetargu. I doszedł do wniosku, że stanowi ona pewną materializację przedmiotu oferty, która ma pomóc w empirycznym sprawdzeniu, przetestowaniu jego cech. A jako taka ma charakter oferty czy to wprost, czy też jako dokument mający potwierdzać spełnianie przez oferowany przedmiot wymagań stawianych przez zamawiającego.
Konsekwencją tego jest, że próbka zawsze musi wyrażać przedmiot oferty, a więc podlega badaniu w całości, nie tylko pod kątem kryteriów oceny ofert. Innymi słowy musi być zgodna z wymaganiami stawianymi w specyfikacji.
Nie może więc być tak, że te cechy, które są oceniane w ramach kryteriów, zamawiający weźmie pod uwagę, a pozostałych już nie. Musi sprawdzić, czy cała próbka spełnia warunki. Izba przyznała, że można sobie wyobrazić sytuację, gdy zamawiający nie bada próbki pod kątem pełnej jej zgodności z przedmiotem zamówienia. Musiałby jednak wprowadzić specjalne postanowienia w specyfikacji, z których w sposób jednoznaczny wynikałoby, co ma być zgodne ze stawianymi warunkami, a co nie musi być. W uzasadnieniu wyroku określono to jako „poziom zgodności próbki z wymaganiami stawianymi przedmiotowi zamówienia”. Skład orzekający zwrócił uwagę, że w tym przetargu byłoby to relatywnie proste.
Z jednej strony wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia zostały bowiem opisane w 22 punktach, z drugiej zaś ocena próbek była dokonywana w ramach trzech kryteriów jakościowych.
Wystarczyło więc wyliczyć, które z wymagań dotyczących zamawianych plomb muszą być spełnione przez próbki, poprzez wskazanie konkretnych punktów. Organizator przetargu nie zrobił tego jednak, a skoro tak, to pod uwagę musiały być brane wszystkie wymagane cechy. Albo bowiem próbka jest elementem oferty w całości, albo też nie jest nim wcale. Jeśli przekazane wraz ofertą przykładowe plomby nie miały wszystkich cech wymaganych w specyfikacji, to nie powinny być im przyznane punkty w pozacenowych kryteriach.
KIO uznała, że przekazanie próbek, które nie były zgodne z przedmiotem zamówienia w tym przetargu, nie oznaczało konieczności odrzucenia oferty. Skoro bowiem zamawiający pozwolił, by próbki w ogóle nie były składane, to te niezgodne ze specyfikacją powinien potraktować jako niezłożone.
A to oznacza, że oferta jest ważna, tyle że nie można jej przyznać punktów w ramach pozacenowych kryteriów. KIO nakazała powtórzenie oceny ofert.
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 25 marca 2015 r., sygn. akt KIO 506/15
KOMENTARZ EKSPERTA
Przesłanki odrzucenia oferty
Próbka to próbka! Niezależnie od tego, czy jest ona elementem oferty składanym w celu jej oceny (tj. przyznania punktów za poszczególne kryteria pozacenowe), czy dokumentem przedmiotowym, jej ocena musi być prowadzona w kierunku weryfikacji spełniania wymogów przedmiotowych specyfikacji. Jak celnie wskazała KIO, „zasadą jest, że w takim wypadku cała próbka podlega ocenie, niezależnie od tego, czy tylko część jej cech jest brana pod uwagę w ramach kryterium pozacenowego, skoro cała próbka wyraża przedmiot oferty”. W mojej jednak ocenie trafne rozważania dotyczące charakteru próbek powinny doprowadzić izbę do wniosku, że oferta wykonawcy podlega odrzuceniu jako niezgodna z treścią specyfikacji. Sam fakt, że złożenie próbek miało charakter fakultatywny, niczego nie przesądza. Istotne jest bowiem to, że treść oferty nie odpowiada treści specyfikacji, co wyczerpuje przesłanki odrzucenia oferty.