TEZA: Podstawową formą utrwalania informacji o przebiegu sesji rady gminy jest pisemny protokół, który powinien być udostępniony w biuletynie informacji publicznej lub na wniosek mieszkańca. Władze gminy nie mają obowiązku nagrywania posiedzeń, a jeśli już dokonały rejestracji obrazu lub dźwięku, mogą nagranie usunąć po spisaniu protokołu.
Sygn. akt I OSK 2829/14
WYROK NACZELNEGO SĄDU ADMINISTRACYJNEGO
z 2 grudnia 2014 r.
STAN FAKTYCZNY
Mieszkanka jednej z łódzkich gmin wystąpiła do wójta z wnioskiem w trybie dostępu do informacji publicznej. Żądała udostępnienia nagrań z określonych sesji rady gminy z przeszłości.
Wójt wskazał, że udzielenie informacji w formie wskazanej przez wnioskodawczynię jest niemożliwe. Organ wykonawczy przyznał, że wspomniane przez mieszkankę sesje były nagrywane, ale po jakimś czasie pliki zostały usunięte i urząd nimi po prostu już nie dysponuje. Jednocześnie wójt dokładnie wskazał radnej, w którym miejscu biuletynu informacji publicznej zamieszczone są protokoły z sesji rady gminy. W tym przypadku postąpił zgodnie z przepisami ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 782 ze zm.; dalej: u.d.i.p.) mówiącymi, że jeśli wniosek dotyczy danych opublikowanych w BIP, organ zobowiązany informuje wnioskodawcę o adresie biuletynu. Jest to czynność materialno-techniczna.
Mieszkanki nie zadowoliło stanowisko zaprezentowane przez wójta. Wniosła więc do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi skargę na bezczynność wójta w przedmiocie udzielenia informacji publicznej. Podkreślała, że tłumaczenia organu o skasowaniu nagrań są wymijające, dwuznaczne i świadczą o lekceważeniu obywateli poprzez ograniczanie im dostępu do informacji publicznej. Skarżąca wniosła o zobowiązanie organu do udostępnienia żądanych nagrań w terminie 14 dni od doręczenia mu wyroku sądu.
Wójt w odpowiedzi na skargę wskazywał na dobre chęci ujawnione w próbie jak najpełniejszego załatwienia wniosku mieszkanki. Nie mogąc udzielić jej odpowiedzi w żądanej przez nią formie, precyzyjnie wskazał miejsce w gminnym BIP, gdzie zamieszczone są protokoły z sesji tamtejszej rady gminy. Wniósł o oddalenie skargi, argumentując, że skoro nagrania zostały skasowane, to nie ma fizycznej możliwości ich udostępnienia. W myśl przepisów organ nie jest zobowiązany do udzielania informacji, której nie posiada.
WSA uznał, że skarga jest bezprzedmiotowa. Skład orzekający może zajmować się rozstrzyganiem o prawie obywateli do informacji jedynie w stosunku do danych, które istnieją. Tylko wtedy zasadne jest pytanie, czy określona informacja ma charakter publiczny oraz czy podlega udostępnieniu. Brak przedmiotu sporu uniemożliwia merytoryczne prowadzenie postępowania. Swoją decyzję WSA oparł na oświadczeniu wójta o tym, że nagrania zostały skasowane.
Mieszkanka nie zgodziła się z orzeczeniem, wobec czego skierowała skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego z wnioskiem o przekazanie sprawy do ponownego rozpatrzenia. Podniosła, że oświadczenie wójta to niewystarczający dowód na to, że nagrania rzeczywiście nie istnieją.
NSA nie przyznał racji skarżącej. Skład orzekający uznał, że wskazana podstawa kasacyjna nie jest usprawiedliwiona.
UZASADNIENIE
NSA rozstrzygnął, że podstawową formą dokumentowania przebiegu posiedzeń rady gminy i innych samorządowych organów kolegialnych pochodzących z wyborów bezpośrednich jest pisemny protokół lub stenogram obrad. W ten sposób należy interpretować art. 19 u.d.i.p. Wspomniany dokument stanowi absolutne minimum, które musi powstać po każdej sesji. Nie ulega wątpliwości, że protokół stanowi informację publiczną. Podstawową formą jej udostępniania jest BIP, ale jeśli z jakichś powodów dokument tam nie trafi, mieszkaniec ma prawo żądać jego udostępnienia na wniosek.
Organy samorządowe są zwolnione z obowiązku sporządzania protokołów, o ile sporządzają i udostępniają materiały audiowizualne lub teleinformatyczne rejestrujące w pełni obrady rady gminy. NSA podkreślił, że nagrywanie sesji nie jest obowiązkowe, pozostaje jedynie opcją zamienną dla tradycyjnych pisemnych protokołów. Mieszkaniec nie może więc żądać, by w gminie nagrywano sesje rady.
Dopuszczalna jest również sytuacja, w której co prawda pierwotnie nagrano obrady, ale następnie plik skasowano i zastąpiono go pisemnym protokołem. Tak było w opisywanym przypadku. Nagranie może bowiem służyć pracownikom urzędu gminy jedynie do dokładnego spisania przebiegu posiedzenia. Gdy to nastąpi, nagranie staje się zbędne. W takiej sytuacji jednostka samorządu terytorialnego nie ma obowiązku dalszego archiwizowania nagrań, a mieszkaniec nie ma prawa domagać się ich udostępnienia. NSA wskazał na zasadę, że upublicznieniu podlega protokół z obrad organu kolegialnego, natomiast materiały audiowizualne lub teleinformatyczne tylko wtedy, gdy nie został sporządzony protokół. Prawidłowe jest zatem postępowanie organu gminy, który nie dysponując informacją w żądanej przez wnioskodawcę formie, zawiadamia mieszkańca w drodze zwykłego pisma o innych możliwych formach udostępnienia informacji.