Dobre przygotowanie zamówienia i odpowiednio skonstruowana umowa – w tym opisanie czynników ryzyka i równomierne jego rozłożenie – może sprawić, że projekty informatyczne przestaną być piętą achillesową
Blamaż przy wyborach samorządowych pokazał, jak ważne jest dobre przygotowanie przetargu, a przede wszystkim umowy, na podstawie której usługa informatyczna jest realizowana. W uniknięciu podobnych sytuacji pomóc ma dokument opublikowany na stronach Urzędu Zamówień Publicznych „Analiza dobrych praktyk w zakresie realizacji umów IT”. Chociaż przygotowano go głównie z myślą o projektach współfinansowanych ze środków unijnych, równie dobrze może być brany pod uwagę przy każdym innym zamówieniu informatycznym. Równocześnie UZP opublikował wzorcowy regulamin dialogu technicznego, czyli procedury konsultacyjnej, która może, a w zasadzie powinna poprzedzać przetargi w branży IT.
– Podstawowym założeniem prac towarzyszących powstawaniu wymienionych dokumentów było zrównoważenie ryzyka występującego po stronie wykonawcy i zamawiającego w związku z przygotowywanym, a następnie realizowanym zamówieniem publicznym – wyjaśnia Anita Wichniak-Olczak, dyrektor departamentu informacji, edukacji i analiz systemowych UZP.
Korzystna równowaga
Na problem nierówności stron od lat zwracają uwagę firmy informatyczne startujące w przetargach. Zamawiający najchętniej przerzucaliby na wykonawców wszystkie możliwe ryzyka. Jak się jednak okazuje, nie zawsze działa to na korzyść tych pierwszych. Rozwiązaniem jest zachowanie w umowie równowagi pomiędzy interesami stron. Autorzy analizy wskazują, że rozkładając ryzyko, warto je szczegółowo opisać. I tak, dla przykładu, w umowie powinny znaleźć się postanowienia dotyczące podwykonawców. Z jednej strony dobrze, by gwarantowały zamawiającemu prawo do sprzeciwienia się udziałowi podwykonawcy. Z drugiej – nie powinno to zależeć od widzimisię zamawiającego, tylko być ograniczone np. do sytuacji, gdy podwykonawca nie spełnia określonych wymagań.
Inny przykład: postanowienia dotyczące personelu. Gdy dany pracownik będzie zastępowany innym, zamawiający powinien mieć możliwość weryfikacji, czy nowy posiada co najmniej te same kompetencje i doświadczenie.
– Ukształtowanie umowy w sposób zapewniający równowagę – bez przenoszenia całej odpowiedzialności i całego ryzyka na wykonawcę – może przynieść zamawiającemu znaczne korzyści ekonomiczne. W takiej sytuacji wykonawcy nie muszą uwzględniać w cenach ofertowych możliwości skorzystania przez zamawiającego z uprawnień niedostosowanych do rzeczywistych potrzeb związanych z ochroną jego interesów – przekonuje Michał Bugajło, radca prawny spółki Comarch. – Takie podejście zwiększa też szanse na uzyskanie korzystniejszej oferty. Umowy jednostronnie korzystne dla zamawiającego mogą bowiem zniechęcić część wykonawców do udziału w przetargu, a w skrajnych przypadkach mogą nawet skutkować brakiem ofert – dodaje.
Elastyczność wskazana
Bardzo ważne jest dokładne określenie w umowie sposobu weryfikacji jakości. Najlepiej skorzystać z usług niezależnych audytorów. Na to samo zresztą zwróciła uwagę Polska Izby Informatyki i Telekomunikacji w grudniowym stanowisku dotyczącym problemów z systemem stworzonym dla Krajowego Biura Wyborczego.
„Poważnym brakiem we wdrożeniu tego systemu był opóźniony w stosunku do terminu wyborów audyt bezpieczeństwa, który w normalnych warunkach zajmuje minimum ok. dwóch tygodni – zakładając pełny profesjonalizm zespołu go dokonującego. Powinien być wykonany audyt projektu systemu, a następnie audyt po jego wdrożeniu, w tym testy penetracyjne, analiza rekomendacji do poprawy, poprawa i powtórne testy” – napisano w tym dokumencie.
Z drugiej strony postanowienia dotyczące weryfikacji działania systemów powinny być elastyczne.
– Niestety, w umowach IT najczęściej brakuje elementów je uelastyczniających, wśród których ważny jest chociażby system odbiorów warunkowych. W pewnych przypadkach zamawiający może być bowiem zainteresowany eksploatacją systemu, mimo że zawiera on jeszcze pewne usterki – zauważa Xawery Konarski, adwokat w kancelarii Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy, jeden z autorów analizy. – Do postanowień tego rodzaju zaliczyć należy również klauzule określające zasady wprowadzania dopuszczalnych zmian w umowie. Obecne przepisy istotnie ograniczają możliwość ich dokonywania, o ile nie przewidziano tego w specyfikacji i umowie, a z kolei praktyka wdrożeń IT wskazuje, że często są one nieodzowne z przyczyn niezależnych od stron – dodaje.
Prawa autorskie
Eksperci zwracają też uwagę, że administracji publicznej wciąż sporą trudność sprawia właściwe zredagowanie postanowień dotyczących praw autorskich.
Z jednej strony muszą one zabezpieczać interes zamawiającego, tak by przy rozbudowie systemu nie był on skazany wciąż na tego samego wykonawcę. Z drugiej – nie powinny być jednak zbyt sztywne.
– Rekomendowane przez prezesa UZP uniezależnienie się zamawiającego od wykonawcy może zostać zrealizowane nie tylko poprzez nabycie autorskich praw majątkowych, ale również uzyskanie licencji do korzystania z programu wraz z prawem do jego modyfikowania. Jest to istotne, ponieważ nierzadko wykonawcy nie startują w przetargach z uwagi na postanowienia o konieczności sprzedaży praw, co pozbawia ich możliwości oferowania programu kolejnym zamawiającym – podpowiada Xawery Konarski.