Obowiązkiem zamawiającego jest taki opis wymagań ofertowych, żeby każdy z wykonawców oceniany był z wykorzystaniem tych samych zasad – piszą mec. Agnieszka Szczęsna-Krajewska i mec. Kamila Podwapińska.
W jednym z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego - w systemie zaprojektuj i wybuduj - zamawiający w ramach dokumentów mających potwierdzać, że oferowane roboty budowlane odpowiadają określonym wymaganiom zażądał wykazów, schematów i opisu proponowanego systemu solarnego wykorzystującego energię słoneczną dla 3 typów instalacji solarnych dla budynków mieszkalnych ( A, B i C ) oraz dla każdego budynku użyteczności publicznej odrębnie. W ramach wymagań dotyczących systemu solarnego, zamawiający postawił wymogi dotyczące parametrów i budowy elementów systemu.
Na tle tak sformułowanego żądania powstał spór, który zawisł przed Krajową Izbą Odwoławczą. Wykonawca, którego oferta uznana została za najkorzystniejszą złożył dokumenty, które – zdaniem odwołującego - nie potwierdziły w sposób wystarczający pełnych wymagań postawionych przez zamawiającego w zakresie parametrów i budowy elementów instalacji. Głównym zarzutem odwołania był fakt, iż z dokumentów przedmiotowych złożonych do oferty nie sposób było ustalić, czy system solarny spełni wymagania zamawiającego.
Spór sprowadził się do rozważenia problemu, jaki charakter miały dokumenty, których zażądał zamawiający w postępowaniu i jak postawiony wymóg powinni spełnić wykonawcy. Z jednej bowiem strony zamawiający umieścił żądane dokumenty w katalogu dokumentów przedmiotowych, żądanych na podstawie art. 25 ustawy PZP oraz na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane. Z drugiej strony nie określił wprost, jakie elementy mają zawierać poszczególne żądane dokumenty.
Z dotychczasowego orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej wynika m.in., że niezgodność treści oferty z treścią siwz występuje wówczas gdy zaoferowany przez wykonawcę przedmiot zamówienia nie odpowiada opisowi przedmiotu zamówienia zawartemu w siwz jak również wówczas gdy nie spełnia wskazanych przez zamawiającego np. cech technicznych czy określonych wymagań funkcjonalnych.
W przedmiotowym postępowaniu odwołujący wskazał m.in., że niezgodność treści oferty z wymaganiami siwz, przejawiała się w tym, że ani w ofercie ani w przedstawionych wykazach podstawowych urządzeń, opisach proponowanego systemu solarnego oraz schematach instalacji nie wskazał, że zastosuje wszystkie wymagane przez zamawiającego elementy. Wskazał ponadto, że niektóre z wymaganych elementów nie zostały przez wykonawcę zamieszczone na schematach zgodnie z wymogami zamawiającego. Odwołujący podniósł również, że w toku postępowania zamawiający zwrócił się do wykonawcy z zapytaniem z treści którego wynikało żądanie potwierdzenia tego, że „ostateczny i kompletny wykaz dla wszystkich proponowanych instalacji solarnych wraz z doborem urządzeń i elementów będzie sporządzony zgodnie z wymaganiami zamawiającego określonymi w siwz, pfu i wyjaśnieniach udzielonych na etapie postępowania przetargowego”, na co wykonawca odpowiedział twierdząco. Odwołujący podniósł zatem, że złożonymi odpowiedziami wykonawca uzupełnił swoją ofertę, a na skutek innych odpowiedzi wręcz zmienił, a nadto, że sam zamawiający ze złożonych dokumentów przedmiotowych nie był w stanie ustalić czy przedmiot zamówienia spełni wymagania postawione w siwz.
Krajowa Izba Odwoławcza uznała w wyroku z dnia 14 kwietnia 2014 r. ( sygn. akt KIO 639/14 ), że formuła w jakiej prowadzone było postępowanie tj. zaprojektuj i wybuduj – znalazła logiczne odzwierciedlenie w licznych postanowieniach pfu, które mają znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy i ustalenia zakresu informacji, jakie mogą znaleźć się w dokumentacji składanej na potwierdzenie, że oferowane roboty budowlane spełnią wymogi zamawiającego. Izba przywołała m.in. zapisy pfu, z których wynikało, że „ to na etapie projektowania sporządzony będzie schemat ideowy instalacji solarnej, część opisowa tego schematu, wykaz urządzeń instalacji solarnej, wykaz pozostałych elementów instalacji”. Dalej Izba wskazała, że „Powyższe postanowienia świadczyły o tym, że zamawiający z jednej strony opisywał swoje oczekiwania odnośnie projektowanych instalacji, a z drugiej strony wielokrotnie akcentował, że ostateczny kształt tych rozwiązań opisanych w pfu zostanie ustalony w toku projektowania”
Izba uznała, że „„schemat” mógł być rozumiany jako dokument obrazujący idee i zasadnicze różnice pomiędzy 4 modelami systemów”. Izba wskazała również, że dokumenty sporządzane na etapie ofertowania nie mogły być kompletne, uwzględniające sygnalizowane przez zamawiającego indywidualne rozwiązania i konieczne odstępstwa, możliwe do zweryfikowania dopiero na etapie projektowania – tak wskazała KIO.
Z zakończonego już sporu można interpretować, że przy ocenie wymogów zamawiającego brać pod uwagę należy całokształt dokumentacji postępowania oraz formę prowadzonego postępowania – w tym wypadku zaprojektuj i wybuduj. Nie wszystkie bowiem elementy oferty są możliwe w takim wypadku do przedstawienia już na etapie ofertowania, albowiem tak jak miało to miejsce w opisywanym przypadku – nie zawsze schematy, wykazy i opisy – pomimo, iż zamieszczone w części dokumentacji siwz jako wymóg na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu – składane na etapie ofertowania w myśl zapisów siwz nie mogą być tożsame z dokumentami, które miały być sporządzane dopiero na etapie realizacji umowy, w fazie projektowania – tak wskazała Izba w przedmiotowym wyroku, podzielając stanowisko zamawiającego i przystępującego – „ Oczywistym jest w tej sytuacji, że dokumenty sporządzane na tym etapie nie mogły być kompletne, uwzględniające sygnalizowane przez zamawiającego indywidualne rozwiązania i konieczne odstępstwa, możliwe do zweryfikowania dopiero na etapie projektowania”
Izba wskazała jednak, że „w tej sytuacji, gdy pomimo to zamawiający zdecydował się na żądanie jakichś schematów, wykazów i opisu już na etapie ofertowania, to powinien określić oczekiwany zakres szczegółowości tych opracowań. Takich informacji w treści siwz zabrakło. W tej sytuacji każdy z wykonawców miał swobodę co do szczegółów dokumentów przedmiotowym składanych wraz z ofertą”.
Wielokrotnie w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej pojawia się problem oceny charakteru żądanych przez zamawiającego dokumentów. Charakter dokumentów niejednokrotnie oceniany jest z punktu widzenia całości dokumentacji postępowania. Należy jednak mieć na względzie, że wykonawcy oczekują od zamawiającego takiego sformułowania żądań siwz, żeby treść wymagań odnośnie dokumentów jakie mają zostać złożone na potwierdzenie że dostawy, roboty budowlane lub usługi zostaną wykonane należycie, nie pozostawiała ani wątpliwości, ani luzu interpretacyjnego. Biorąc pod uwagę funkcję jaką pełnią dokumenty przedmiotowe, tj. przede wszystkim weryfikacja oferowanego przedmiotu zamówienia, klasyfikacja dokonana przez zamawiającego a dotycząca żądanych dokumentów winna być precyzyjna i nie budzić wątpliwości. Obowiązkiem zamawiającego jest taki opis wymagań odnośnie oferty, żeby każdy z wykonawców oceniany był z wykorzystaniem tych samych zasad i aby zasady te były przez zamawiającego w równym stopniu przestrzegane w stosunku do wszystkich wykonawców. Taki obowiązek wynika wprost z art. 7 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Jednocześnie nie ma wątpliwości, że umiejscowienie żądania dokumentów, w ramach dokumentów składanych w trybie art. 25 ustawy PZP, daje uczestnikom postępowania podstawy do twierdzeń, że z dokumentów takich ma jednoznacznie wynikać spełnienie przez oferowany przedmiot zamówienia wymogów i parametrów przedmiotu zamówienia wskazanych w siwz. Brak precyzji po stronie zamawiającego w opisie żądań zawartych w siwz nie może powodować negatywnych konsekwencji dla wykonawców przy ocenie złożonych przez nich ofert, ale taka sytuacja może doprowadzić do stanu, w którym zamawiający nie będzie w stanie ocenić jaki przedmiot zamówienia otrzyma na etapie realizacji.