Zasady określa specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Jeżeli dokument zawiera nieścisłości, zamawiający na wniosek wykonawcy musi je wyjaśnić. O dostrzeżonych błędach w ofertach konkurencji wykonawca może zawsze poinformować zamawiającego
Aby wygrać przetarg, nie wystarcza zaoferowanie wyłącznie najniższej ceny. Wykonawca musi przede wszystkim sprostać warunkom określonym przez zamawiającego. Te określa specyfikacja istotnych warunków zamówienia.
Zgodnie z przepisami
prawa zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) o realizację zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają określone warunki. Dotyczą one nie tylko posiadania uprawnień do wykonywania danej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa tego wymagają (np. koncesje czy zezwolenia), ale również posiadania odpowiedniej wiedzy i doświadczenia.
Niezbędne jest także dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, jak również posiadanie określonej przez zamawiającego sytuacji ekonomicznej i finansowej. Równocześnie zamawiający ma obowiązek określenia wymaganych dokumentów. Należy przy tym pamiętać, że warunki udziału i dokumenty składane w celu ich potwierdzenia, jako istotne elementy decydujące o udziale danego wykonawcy w postępowaniu, powinny być interpretowane ściśle.
W końcu z pola widzenia nie można tracić, że to co najbardziej interesuje zamawiającego – przedmiot zamówienia – opisany jest w specyfikacji. To właśnie tam ubiegający się o zamówienie
przedsiębiorcy mogą znaleźć wszystkie szczegóły i wymagania stawiane przez zamawiającego. Niestety często zdarza się, że przedmiot zamówienia nie jest określany precyzyjnie, a spełnienie oczekiwań zamawiającego nie jest prostą sprawą. Wszystko w tym zakresie zależy od stopnia skomplikowania postępowania oraz doświadczenia i know-how danego zamawiającego, który opracowuje dokumenty przetargowe. Nie oznacza to jednak, że startujący w przetargach przedsiębiorcy powinni pozostawać bierni w stosunku do nieścisłości zauważonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Ich zlekceważenie może bowiem wywołać wiele praktycznych komplikacji już na etapie wykonania zamówienia.
Negatywne konsekwencje w tym zakresie obciążą zaś przedsiębiorcę, który realizując kontrakt niezgodnie z oczekiwaniami, nie tylko naraża się na zapłatę najczęściej zastrzeganych na takie sytuacje kar umownych za nieterminowe bądź niewłaściwe wykonanie
umowy, ale również jej zerwanie przez zamawiającego. Z tych względów przedsiębiorcy startujący w przetargach przykładowo na budowę boiska czy świadczenia usług informatycznych nie powinni zwlekać z monitowaniem zamawiającego o dostrzeżonych nieścisłościach czy nieprawidłowościach.
Pytania do specyfikacji
Pierwszym instrumentem, który służy kontroli, jest instytucja pytań do zamawiającego. Zgodnie z przepisami wykonawca może zwrócić się o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie. Następuje to poprzez przekazanie treści zapytań wraz z wyjaśnieniami tym wykonawcom, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia. W przypadku gdy ta została udostępniona na stronie internetowej, obowiązkiem zamawiającego jest zamieszczenie treści zapytań wraz z wyjaśnieniami również w tym miejscu.
Zamawiający mają przy tym bezwzględny obowiązek zachowania w tajemnicy źródła zapytania. Sam wniosek wykonawcy powinien zmierzać do wyjaśnienia treści specyfikacji. W praktyce chociaż
przepisy nie stanowią, że zamawiający musi odpowiadać na każde pytanie wykonawcy, to jednak jego obowiązkiem jest odpowiedź na te zagadnienia, które są ukierunkowane na treść specyfikacji. Jeżeli zgłoszone przez wykonawcę pytanie jako istotne z punktu widzenia danej specyfikacji zmierza do jej poprawy czy rozwiania wątpliwości, obowiązkiem zamawiającego jest przekazanie stosownych wyjaśnień i niekiedy w związku z nimi zmiana specyfikacji warunków zamówienia. Udzielone wyjaśnienia są integralną częścią obowiązującej dokumentacji postępowania.
Otwarcie ofert
Gdy minie wyznaczony czas na złożenie ofert, zamawiający przystępuje do ich weryfikacji i oceny. Przepisy umożliwiają przedsiębiorcy udział również i na tym etapie postępowania. Dzięki aktywności w trakcie badania złożonych ofert przez zamawiającego, wykonawca z jednej strony jest w stanie nie tylko pilnować swoich interesów, ale również z uwagi na własną wiedzę i doświadczenie ma dodatkową możliwość zwracania zamawiającemu uwagi na omyłki, nieścisłości czy błędy w ofertach konkurencji.
Otwarcie ofert polega na podaniu przez zamawiającego do publicznej wiadomości tożsamości oferentów i głównych elementów składanych przez nich ofert. Coraz częściej zdarza się jednak, że wykonawcy nie poprzestają na uzyskaniu tych podstawowych
informacji i pragną uzyskać dostęp do całości ofert konkurentów. Najczęściej powodem tego jest chęć samodzielnego zweryfikowania, czy oferty te spełniają wszystkie wymagania formalne i merytoryczne. Prawo zamówień publicznych nakłada na zamawiającego obowiązek sporządzenia pisemnego protokołu z przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia, do którego załącza się oferty składane przez wykonawców.
Ma on również obowiązek przechowywania protokołu wraz z załącznikami przez okres czterech lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. Sam protokół jest jawny, a oferty udostępnia się na wniosek wykonawcy od chwili ich otwarcia. Nie można jednak zapominać, że w praktyce zasada jawności ofert podlega ograniczeniom.
Zgodnie z przepisami wykonawca najpóźniej w terminie składania ofert może zastrzec, że niektóre elementy jego oferty stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Takiego zastrzeżenia nie można jednak poczynić zupełnie dowolnie. Po pierwsze, nie można zastrzec jako niepodlegających ujawnieniu informacji podawanych do publicznej wiadomości w trakcie otwarcia ofert. Po drugie, można żądać nieujawniania tylko takich danych, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z nimi przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej m.in. informacje techniczne, technologiczne czy organizacyjne przedsiębiorstwa.
Zgodnie z przepisami rozporządzenia wykonawczego do ustawy – Prawo zamówień publicznych udostępnienie protokołu lub załączników do niego może nastąpić poprzez wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną, zgodnie z wyborem wnioskodawcy wskazanym we wniosku. Jeżeli jednak przesłanie kopii protokołu lub załączników zgodnie z wyborem wnioskodawcy jest z przyczyn technicznych znacząco utrudnione, w szczególności z uwagi na ilość żądanych do przesłania dokumentów, zamawiający informuje o tym wnioskodawcę i wskazuje sposób, w jaki mogą być one udostępnione. Bez zgody zamawiającego wnioskodawca w trakcie wglądu do protokołu lub załączników nie może samodzielnie kopiować lub utrwalać treści złożonych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Zawsze jednak może robić z nich notatki, które pozwolą mu na zweryfikowanie i dokonanie właściwej oceny ofert złożonych przez konkurencję.
Co do zasady obowiązkiem zamawiającego powinno być niezwłoczne udostępnienie protokołu lub załączników. W wyjątkowych przypadkach, w szczególności związanych z zapewnieniem sprawnego toku prac dotyczących badania i oceny ofert, zamawiający może jednak udostępnić oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu do wglądu lub przesłać ich kopie w terminie przez siebie wyznaczonym. W żadnym jednak przypadku nie może to nastąpić później niż w dniu przesłania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty albo o unieważnieniu postępowania.
Dokładne przeanalizowanie ofert konkurentów pozwala na znalezienie ewentualnych podstaw nie tylko do wniesienia odwołania przykładowo na wybór oferty, którą zamawiający powinien odrzucić lub którą niesłusznie uznał za najkorzystniejszą. Czynność ta umożliwia również wykonawcy zwrócenie uwagi zamawiającemu na dostrzeżone uchybienia i nieprawidłowości znajdujące się w ofertach konkurencji. Okoliczności te zamawiający powinien wziąć pod uwagę przy rozstrzyganiu postępowania. Najczęściej w takiej sytuacji wykonawcy dzieląc się własnymi spostrzeżeniami z zamawiającym, powinni uczynić to pisemnie. W piśmie tym mogą również przedstawiać dowody na poparcie swoich racji i twierdzeń. Rzetelne i dobrze uargumentowane stanowisko może w praktyce zmienić losy postępowania. Dzięki nim i w związku z błędnymi ofertami zmawiający może bowiem odrzuć ofertę wykonawcy, czy też wykluczyć z postępowania danego wykonawcę.
Zasada jawności ofert podlega ograniczeniom. Chronione są np. tajemnice przedsiębiorstwa
PRZYKŁADY
1. Zobowiązanie musi mieć formę przewidzianą przez przepisy
W toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający wymagał wykazania dysponowania przez wykonawcę odpowiednim potencjałem technicznym. Jeden z wykonawców (firma D), którego oferta była najkorzystniejsza cenowo, załączył do niej kopię poświadczonego za zgodność z oryginałem zobowiązania współpracującej z nim firmy E do oddania wykonawcy niezbędnych zasobów (potencjału technicznego). Jednocześnie firma E po wygranym przetargu miała brać udział w wykonywaniu zamówienia. Takie zobowiązanie podmiotu trzeciego (firmy E) nie odpowiada jednak formie wymaganej przepisami prawa. Uwagę na tę nieprawidłowość zwrócił ubiegający się o to samo zamówienie konkurencyjny wykonawca. Zgodnie z przepisami przykładowy sposób udowodnienia i wykazania, iż wykonawca będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, oparty został w szczególności na pisemnym zobowiązaniu tych podmiotów do oddania wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Należy w tym miejscu wskazać, iż dla zachowania formy pisemnej dokumentu konieczne jest złożenie pod oświadczeniem własnoręcznego podpisu osoby, której to oświadczenie dotyczy. Wykonawca D mimo wezwania zamawiającego wystosowanego na wniosek konkurującego wykonawcy nie wykazał, że spełnia warunki udziału w postępowaniu dotyczące potencjału technicznego. W konsekwencji został wykluczony z niego i mimo najkorzystniejszej cenowo oferty nie był uprawniony do realizacji kontraktu.
2. Równocześnie z udzieleniem wyjaśnień można zmienić specyfikację
W prowadzonym postępowaniu przetargowym wpłynęło pytanie dotyczące treści specyfikacji. W toku ponownej jej analizy zamawiający uznał, że zachodzi konieczność doprecyzowania tego dokumentu. Od strony formalnej nie ma przeciwwskazań, aby zamawiający w treści jednego pisma mógł udzielić wykonawcom wyjaśnień treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz poinformować ich o zmianach wprowadzonych do jej treści. W świetle przepisów istotne jest, aby obydwie czynności dokonane były w formie pisemnej. Zatem zamawiający nie naruszy zasad udzielania zamówień publicznych, jeżeli wyjaśnienia i modyfikacja specyfikacji nastąpią w formie pisemnej. Modyfikacja treści specyfikacji, dokonana w taki sposób, jest wiążąca dla wykonawców. W praktyce oznacza to, że zamawiający nie tylko ma prawo, ale i obowiązek odrzucić oferty tych wykonawców, którzy nie uwzględnili w swych ofertach modyfikacji specyfikacji.
Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.).
Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. nr 223, poz. 1458).
Subskrybuj nas na Youtube