Spółka ma obowiązek zorganizowania pracy w taki sposób, aby doręczanie pism do niej nie sprawiało trudności. Odbioru korespondencji musi dokonywać osoba do tego upoważniona.
TEZA
Osobą uprawnioną do odbioru korespondencji kierowanej do spółki jest jej pracownik, regulaminowo lub zwyczajowo upoważniony do tego typu czynności. Nie może zostać natomiast uznane za skuteczne doręczenie korespondencji, w sytuacji gdy przesyłkę odebrał pracownik innej spółki, mającej siedzibę pod tym samym adresem, który nie posiada stosownego upoważnienia.
STAN FAKTYCZNY
W trakcie rozmowy telefonicznej z pracownikiem organu spółka dowiedziała się o wydaniu przez ministra administracji i cyfryzacji decyzji w przedmiocie nakazu rejestracji odbiorników telewizyjnych. Z ustaleń wynikało, że decyzja została odebrana przez osobę posługującą się pieczęcią „Księgowa A.B.”. Spółka od tej decyzji złożyła skargę, którą wojewódzki sąd administracyjny odrzucił. Stwierdził, że została ona wniesiona z uchybieniem terminu 30 dni, o którym mowa w art. 53 par. 1 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2002 r., nr 153 poz. 1270 ze zm.).
Sąd I instancji wskazał, że decyzja została wysłana na adres spółki ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Korespondencję odebrała osoba zatrudniona w spółce na stanowisku księgowej. W ocenie sądu przez osobę uprawnioną, o której mowa w art. 45 kodeksu postępowania administracyjnego, należy rozumieć każdą osobę, która została regulaminowo czy tylko zwyczajowo uprawniona do odbierania korespondencji przychodzącej do spółki. Jeśli osoba taka przebywała w miejscu siedziby spółki i nie oświadczyła doręczającemu, iż przyjmowanie przesyłek nie mieści się w zakresie jej obowiązków, nie można twierdzić, że listonosz doręczył przesyłkę do rąk osoby nieuprawnionej. Spółka złożyła skargę kasacyjną. Podnosiła, że A.B., która odebrała decyzję, nigdy nie była jej pracownikiem.
UZASADNIENIE
Naczelny Sąd Administracyjny uwzględnił skargę i uchylił postanowienie. Wskazał, że art. 45 k.p.a. zawiera dwie przesłanki skuteczności doręczenia pisma osobie prawnej. Pierwsza z nich wymaga, aby doręczenie było dokonane w lokalu siedziby adresata. W przypadku spółek prawa handlowego jest nią adres podany w rejestrze. Adres obejmuje nie tylko oznaczenie ulicy, nr domu, ale także nr lokalu w sytuacji gdy spółka nie zajmuje całego budynku, lecz tylko poszczególne pomieszczenia biurowe. Chodzi tu o lokal znajdujący się pod tym adresem, pod jakim działa spółka. W tej sprawie korespondencja została wysłana na prawidłowy adres skarżącej spółki uwidoczniony w KRS.
NSA zwrócił uwagę na okoliczność, że w rejestrze przy adresie siedziby skarżącej spółki nie wskazano numeru konkretnego lokalu. Ma to zasadnicze znaczenie, ponieważ jak wynika z treści skargi, pod adresem tym działalność prowadzi kilka podmiotów.
Drugim warunkiem skuteczności doręczenia jest doręczenie do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. Należy rozumieć przez to nie tylko osobę, która ma specjalne upoważnienie, ale również taką, która ze względu na funkcję wykonywaną w organizacji adresata jest regulaminowo lub zwyczajowo uprawniona do odbioru pism.
To na osobie prawnej ciąży obowiązek takiej organizacji pracy, by doręczanie pism w lokalu siedziby było możliwe, a także obciąża ją takie zorganizowanie odbioru korespondencji, by odbioru dokonywała osoba upoważniona. Z ustaleń w sprawie wynikało, że A.B. potwierdziła odbiór przesyłki podpisem i pieczątką „księgowa”. Nie zostało w żaden sposób oznaczone, w jakiej jednostce jest zatrudniona. Poza tym wcześniej kierowana do spółki korespondencja była odbierana przez inna osobę.
NSA stwierdził, że A.B. nie jest osobą, która zwyczajowo odbiera w imieniu spółki korespondencję. Zatem osoba podpisana na dowodzie doręczenia decyzji nie pozostawała w takich relacjach ze spółką, które pozwalałyby uznać jej działania za pozostające w zakresie jej obowiązków regulaminowo lub zwyczajowo ustalonych. W związku z tym doręczenie decyzji nie było skuteczne.
Postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 grudnia 2013 r., sygn. akt II GSK 2335/13.

Ważne orzeczenie

Nie do przyjęcia jest nałożenie na organ doręczający obowiązku sprawdzania za każdym razem, czy kwitujący odbiór przesyłki posiada formalne uprawnienia do odbioru pism. To kierujący jednostkami mają obowiązek podjęcia takich działań, ażeby wykluczyć możliwość odbioru przesyłek przez osoby nieuprawnione (postanowienie NSA z 7 lipca 2011 r., sygn. akt I OZ 474/11).

KOMENTARZ EKSPERTA

Uprawniony do odbioru przesyłki

Doręczenie przesyłki wywiera daleko idące skutki, zarówno w postępowaniu administracyjnym, jak i sądowo-administracyjnym. W art. 45 k.p.a. zastrzeżono, że jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. Wprawdzie clara non sunt interpretanda, ale przecież z tego przepisu wynikają dwie traktowane łączne przesłanki skutecznego doręczenia. Po pierwsze: pismo winno być doręczone w lokalu siedziby danej jednostki organizacyjnej, a po drugie: osobie lub osobom uprawnionym do odbioru. Przesłanka pierwsza nie wzbudza niemal żadnych sporów. Wiadomo, choćby z KRS, gdzie jest siedziba danej jednostki. Z kolei druga przesłanka odnosi się do osób uprawnionych do odbioru pism. Krąg takich osób nie jest ograniczony i może to być zarówno członek zarządu, jak i pracownik biurowy czy też techniczny. Z reguły osoba uprawniona jest wskazana w odpowiednim regulaminie wewnętrznym, ewentualnie działa na podstawie ustnego upoważnienia. W wielu jednostkach organizacyjnych dużą rolę odgrywa także ustalony zwyczaj. Na przykład korespondencję odbiera pracownik sekretariatu lub recepcji, a pod jego nieobecność osoba go zastępująca lub pracująca najbliżej jego stanowiska pracy. Zdarza się jednak, że w lokalu przebywa osoba niemająca z daną jednostką organizacyjną nic wspólnego, np. w centrach biurowych, gdzie pod wspólnym adresem znajdują się siedziby kilku bądź kilkunastu podmiotów. Pozostawienie przesyłki przypadkowej osobie przebywającej pod określonym adresem nie spełnia jednak przesłanki określonej w art. 45 k.p.a.