Każdy może ustanowić przedstawiciela, który będzie działał na jego rzecz i w jego imieniu zawierał umowy. Najczęściej przed sądem w charakterze pełnomocnika strony występuje adwokat lub radca prawny.
Joanna Ułasiuk, prawnik, Omega Kancelarie Prawne / Media / mat. prawne
Oprócz nich może ją reprezentować także członek rodziny lub osoba obca, pod warunkiem że otrzyma sporządzone we właściwy sposób pełnomocnictwo.
Reprezentant występuje jako przedstawiciel w imieniu reprezentowanego i na jego rzecz w granicach umocowania, jakie otrzymał. Dotyczy to np. załatwiania spraw w urzędach czy przy zawieraniu umów. Na przykład umowa kupna nieruchomości zawarta w imieniu mocodawcy przenosi własność bezpośrednio na niego. Nie trzeba wówczas dodatkowo podejmować żadnych innych działań.
Niektórych czynności prawnych nie można jednak wykonać przez pełnomocnika. Zakaz taki wynika wtedy bezpośrednio z przepisów: na przykład przez pełnomocnika nie można sporządzić testamentu ani też go odwołać. Przesądza o tym wprost art. 944 par. 2 kodeksu cywilnego (Dz.U. 1964 r. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Rodzaje pełnomocnictw

Można udzielić pełnomocnictwa: ogólnego, do wykonania konkretnej czynności albo rodzajowego. Pełnomocnictwo ogólne nie określa i nie wyodrębnia czynności prawnych, które ma wykonać pełnomocnik. Umocowuje go jednak tylko do spełnienia czynności zwykłego zarządu.
Tak szerokie kompetencje powodują, że pełnomocnictwa ogólnego można udzielić jedynie na piśmie – udzielone ustnie nie będzie ważne. Przy tym takie same skutki prawne, jak pełnomocnictwo udzielone na piśmie, ma sporządzone w postaci elektronicznej i opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Są jednak również pełnomocnictwa ogólne, które dla swojej ważności wymagają sporządzenia na piśmie i opatrzenia podpisem poświadczonym przez notariusza. Taki wymóg obowiązuje w procedurze upadłościowej i naprawczej wówczas, gdy wierzyciele mający wierzytelność solidarną lub niepodzielną udzielają wspólnego pełnomocnictwa wspólnemu pełnomocnikowi, który w ich imieniu złoży głos na zebraniu wierzycieli.
Taki warunek nie musi być jednak spełniony wówczas, gdy tym pełnomocnikiem będzie adwokat lub radca prawny.
Z kolei do czynności przekraczających zwykły zarząd sprawami mocodawcy potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, rodzaj czynności prawnej, którą będzie wykonywał przedstawiciel, a także jej przedmiot (np. do przyjmowania zamówień lub zapłaty, do zawarcia porozumienia w przedmiocie zapisu na sąd polubowny).
W tej sprawie wypowiedział się również Sąd Najwyższy. Na przykład w wyroku z 4 listopada 1998 r. (w sprawie sygn. akt II CKN 866/97) stwierdził, że gdy rodzaj czynności prawnej nie zostanie w pełnomocnictwie określony w sposób wyraźny, to wówczas dla ustalenia rzeczywistej woli reprezentowanego mają zastosowanie reguły interpretacyjne, które obowiązują przy tłumaczeniu oświadczeń woli (np. bierze się pod uwagę m.in. okoliczności, w których zostało złożone, oraz ustalone zwyczaje).
Jednak o wykonania niektórych konkretnych czynności ustawa wymaga sporządzenia osobnego pełnomocnictwa. Na przykład czynnością przekraczającą zwykły zarząd jest przeniesienie własności nieruchomości.

Zbywanie nieruchomości

Dlatego do skutecznego rozporządzania nieruchomością w imieniu mocodawcy potrzebne jest szczególne pełnomocnictwo umocowujące do przeniesienia własności nieruchomości. Trzeba w nim dokładnie określić przedmiot transakcji, aby potem nie było żadnych wątpliwości, że to o tę konkretną nieruchomość chodzi. Ma to znaczenie szczególnie w momencie dokonywania wpisów do księgi wieczystej.
Pełnomocnictwo do zbycia lub nabycia nieruchomości powinno precyzować również sposób przeniesienia własności, którego umocowanie dotyczy: odpłatny czy nieodpłatny. Taki wymóg przyjął się w praktyce notarialnej, ponieważ uznano, że nie wystarczy tylko ogólne umocowanie do zbywania albo nabywania nieruchomości.
W dodatku pełnomocnictwo dotyczące tej sfery należy sporządzić w formie aktu notarialnego. Obowiązuje bowiem zasada, że jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma (a formy aktu notarialnego wymaga obrót nieruchomościami), to i pełnomocnictwo do jej dokonania musi być udzielone z zachowaniem tych samych rygorów. W przeciwnym razie będzie nieważne.

Forma odwołania

Mocodawca ma prawo odwołać pełnomocnictwo w każdym czasie, pod warunkiem że wcześniej nie zrzekł się swoich uprawnień. Robi to przez jednostronne oświadczenie woli złożone pełnomocnikowi oraz osobie, z którą miał on dokonać czynności prawnej w imieniu mocodawcy. Jednak przepisy kodeksu cywilnego nie określają, w jakiej formie powinien tego dokonać, nawet gdy zastrzegły formę do udzielenia tego pełnomocnictwa.
Pełnomocnictwo może też wygasnąć, gdy pełnomocnik lub mocodawca umrą, chyba że było to pełnomocnictwo niewygasające. Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik ma obowiązek zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. W razie odmowy mocodawca może domagać się oddania tego dokumentu nawet na drodze sądowej. Ale rozliczyć się z wygasłego stosunku powinien też mocodawca: pełnomocnik może domagać się, by dał mu poświadczony odpis pełnomocnictwa z adnotacją, że stosunek prawny łączący strony wygasł.

Bez uprawnień

Zdarza się, że umowę zawrze osoba jedynie podająca się za pełnomocnika, a więc taka, która od początku nie ma umocowania lub też było ono nieważne czy przekroczyła jego zakres. Wtedy ważność dokonanej przez nią czynności prawnej zależy od potwierdzenia przez osobę, w imieniu której została zawarta.
Skuteczność umowy zostaje więc zawieszona aż do momentu, gdy rzekomy mocodawca potwierdził ją albo odmówił potwierdzenia. Przepisy kodeksu cywilnego nie wskazują przy tym żadnego terminu, w którym to ma nastąpić. Taki termin może wyznaczyć druga strona umowy. Sąd Najwyższy reprezentuje jednak pogląd, że jego długość powinna być wystarczająca, aby móc podjąć przemyślaną decyzję. Gdy jednak niedoszły mocodawca odmówi potwierdzenia czynności dokonanej w jego imieniu albo termin na tę decyzję bezskutecznie upłynie, wówczas druga strona zostaje zwolniona od obowiązków nałożonych przez nią w umowie, a umowa staje się nieważna. W tej sytuacji fałszywy pełnomocnik (który zawarł umowę w cudzym imieniu) powinien zwrócić wszystko, co otrzymał od drugiej strony.
Możliwość potwierdzenia nie zachodzi jednak wówczas, gdy czynność wykonała osoba, która kiedyś była pełnomocnikiem konkretnego mocodawcy, a następnie odwołał on udzielone jej pełnomocnictwo bądź też ono wygasło. Z tym łączy się też sprawa przekroczenia przez pełnomocnika zakresu udzielonego mu przez mocodawcę pełnomocnictwa. Nie chodzi tu jednak o naruszenie przez pełnomocnika instrukcji udzielonych przez mocodawcę co do sposobu wykonania czynności, o których nie wiedziała druga strona. Nie wpływa ono bowiem na ważność i skuteczność podjętych czynności. Taką opinię wyraził Sąd Najwyższy np. w orzeczeniu z 24 lipca 2003 r. (w sprawie sygn. akt I CKN 571/01).
Wyjątkiem od zasady potwierdzenia ważności umowy przez osobę, w imieniu której została zawarta, są zaś przepisy dotyczące agenta zawierającego umowę bez umocowania albo wykraczającego poza jej zakres. W tej sytuacji umowa zostaje uznana za potwierdzoną wówczas, gdy dający zlecenie dowiedział się o jej zawarciu, a jednak niezwłocznie nie oświadczył klientowi, że jej nie potwierdza.

Ważne

Pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, którą zawiera w imieniu mocodawcy. Wyjątki od tej zasady mogą mieć miejsce tylko wtedy, gdy to wynika z treści pełnomocnictwa lub gdy ze względu na treść czynności prawnej nie ma możliwości naruszenia interesów mocodawcy

Czy można mieć kilku pełnomocników w tej samej sprawie

Przed wyjazdem na dłuższy pobyt za granicę Jan K. chce ustanowić pełnomocnika, aby prowadził jego sprawy w kraju, między innymi by reprezentował go przed sądem i w urzędach. Jednak osoba wybrana na pełnomocnika obawia się, że sobie nie poradzi i przewiduje, że będzie musiała ustanowić dalszych pełnomocników. Jest to możliwe, ponieważ pełnomocnik ma prawo ustanowić dla mocodawcy dalszych pełnomocników. Wolno mu to zrobić jednak tylko wówczas, gdy taka możliwość została przewidziana w udzielonym mu pełnomocnictwie bądź wynika z ustawy lub ze stosunku prawnego, który jest jego podstawą.
Tego samego mocodawcę może przy tym reprezentować kilku pełnomocników mających taki sam zakres umocowania. Wtedy każdy z nich ma prawo działać samodzielnie pod warunkiem, że nic innego nie wynika z treści pełnomocnictwa. Takie same zasady stosuje się wówczas, gdy sam pełnomocnik ustanowił kilku innych pełnomocników dla swojego mocodawcy.

Jak skutecznie umocować reprezentanta do prowadzenia spraw

Pełnomocnictwa różnią się między sobą zakresem i formą ich udzielenia. Udzielając ich, w każdym wypadku należy wskazać datę czynności, własne dane (imię, nazwisko oraz adres zamieszkania), dane pełnomocnika (imię, nazwisko, adres zamieszkania, warto również wpisać dane z dowodu osobistego, a wypadku pełnomocnictw udzielanych członkom rodziny również stopień pokrewieństwa), zakres pełnomocnictwa. Mocodawca musi też własnoręcznie podpisać ten dokument.
Aby pełnomocnictwo zostało sformułowane w sposób właściwy, trzeba określić w nim kompetencje pełnomocnika, tj. zakres czynności, do podejmowania jakich jest upoważniony w imieniu mocodawcy. Możliwe jest udzielenie pełnomocnictwa ogólnego (tj. obejmującego wszelkie czynności w danym postępowaniu lub nawet do kompleksowego reprezentowania osoby we wszelkich sprawach) lub szczególnego (tj. do ściśle wskazanych czynności, np. złożenia wniosku w urzędzie, sprzedaży nieruchomości).
wyznaczając reprezentanta, należy pamiętać o zachowaniu odpowiedniej formy. Może to być forma pisemna, ale dopuszczalne jest również ustne udzielenie pełnomocnictwa do protokołu. W niektórych sytuacjach konieczne będzie skorzystanie z usług notariusza, np. gdy czynności dotyczą nieruchomości. Udzielenie pełnomocnictwa wiąże się też z koniecznością uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł (z wyjątkiem pełnomocnictw dla członków rodziny i do spraw alimentacyjnych).

Podstawa prawna

Art. 98–108 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).