Dokumenty składane w przetargu mają potwierdzać, że wykonawca spełnia warunki i nie podlega wykluczeniu. Wydawałoby się więc, że im świeższe są zaświadczenia, tym lepiej dla zamawiającego. Okazuje się jednak, że niekoniecznie.
Przekonała się o tym spółka Schneider Electric Polska. Chciała przedstawić ofertę na stworzenie systemu zarządzania energią dla Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego. Wśród dokumentów składanych wraz z ofertą miało się znaleźć m.in. zaświadczenie o niekaralności członka zarządu. Spółka przedstawiła je, ale okazało się, że zostało wystawione przez Krajowy Rejestr Karny w styczniu 2012 r.
Tymczasem rozporządzenie prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013 r., poz. 231), wymaga, by było ono wystawione „nie wcześniej niż sześć miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert”.
Zamawiający uznał, że dokument jest zbyt stary, i dlatego wezwał do jego uzupełnienia. Spółka dostarczyła nowe zaświadczenie z KRK. Tym razem wątpliwości organizatora przetargu wzbudziło to, że było one zbyt świeże. Wystawiono je bowiem już po terminie składania ofert. Upływał on 20 grudnia 2012 r., tymczasem dokument nosił datę 4 stycznia 2013 r. (złożono go trzy dni później).
Spółka została wykluczona z przetargu. W odwołaniu złożonym do KIO jej prawnicy przekonywali, że przecież im świeższy dokument, tym większa gwarancja, że firma nie podlega wykluczeniu. Odwołali się też do art. 26 ust. 3 ustawy – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.; dalej: p.z.p.), który mówi o uzupełnianiu dokumentów. Celem ustawodawcy było danie wykonawcom szansy na naprawienie błędów. Ponieważ zaś zaświadczenia z KRK potwierdzają wyłącznie stan w dniu wydania, a nigdy wcześniejszy, to w ich przypadku przepis o uzupełnianiu dokumentów byłby martwy. Nie ma bowiem szansy uzyskać dokumentu z wcześniejszą datą.
Argumenty te nie przekonały składu orzekającego. Jego zdaniem przepisy są jednoznaczne. Zgodnie z art. 26 ust. 2a p.z.p. wykonawca jest zobowiązany wykazać brak podstaw do wykluczenia „nie później niż na dzień składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub składania ofert”.
Poza upraszczaniem procedur potrzebna jest zmiana mentalności

Zobacz również
– Aby dokumenty potwierdzające spełnianie warunków mogły być załączone do oferty, powinny być wystawione najpóźniej w dniu, w którym upływa termin składania ofert. W niniejszej sprawie informacja z KRK powinna być zatem wystawiona najpóźniej w dniu 20 grudnia 2012 r. – zauważyła w uzasadnieniu wyroku przewodnicząca składu orzekającego Aneta Mlącka.
– Informacja z KRK zawiera dane o osobie lub podmiocie widniejące w tym rejestrze w dniu wydania informacji. W tej sytuacji nie ma możliwości wydania informacji z KRK w odniesieniu do konkretnego okresu lub na określony dzień – inny niż dzień wydania. Oznacza to, że wykonawca wezwany do uzupełnienia dokumentów w zakresie informacji z KRK może ją skutecznie uzupełnić jedynie pod warunkiem, że posiada stosowny dokument wydany przed upływem terminu składania ofert – dodała.

ORZECZNICTWO
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej, sygn. akt KIO 95/13.