Przypominamy, że tylko 13 dni zostało na przesłanie danych na temat udzielonych w 2011 r. zamówień publicznych.
Czas nagli
Do złożenia sprawozdania zobowiązany jest każdy, kto w ubiegłym roku udzielił zamówienia publicznego o wartości przekraczającej 14 tys. euro: nie tylko urzędy centralne czy gminne, ale też szkoły publiczne, szpitale, a nawet prywatne spółki (np. kopalnie czy firmy energetyczne). Zgodnie z art. 98 ustawy – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późń. zm.) termin na składanie sprawozdań upływa 1 marca.
– Od 2008 roku przepisy dopuszczają wyłącznie elektroniczną formę tego dokumentu. Sprawozdanie składa się z wykorzystaniem formularza umieszczonego w portalu internetowym UZP (www.uzp.gov.pl). Przekazanie go w wersji papierowej nie jest już dzisiaj możliwe – zaznacza Anita Wichniak-Olczak, dyrektor departamentu informacji, edukacji i analiz systemowych UZP.
Chociaż wypełnienie rubryk gotowego formularza nie powinno nastręczać kłopotów, jednak praktyka temu przeczy. Aby rozwiać wątpliwości, UZP przygotował opinię prawną, w której odpowiada na pytania zamawiających.
Większość wątpliwości dotyczy tego, kto powinien złożyć sprawozdanie. Co zrobić na przykład, gdy w strukturze zamawiającego wyodrębniono jednostki, które udzielają zamówień na swoje potrzeby, ale nie są uznawane za zamawiających. Z taką sytuacją mamy do czynienia na uczelni wyższej. To ona jest zamawiającym, chociaż poszczególne wydziały mogą same organizować przetargi. I tylko ona powinna złożyć sprawozdanie.
Inaczej będzie w przypadku gminnych jednostek, które mają status samodzielnego zamawiającego (np. szkoły czy ośrodki pomocy społecznej). „Każda z tych jednostek jest zobowiązana, jako odrębny zamawiający, do składania własnego sprawozdania rocznego z udzielonych zamówień” – przypominają prawnicy UZP.
Centralne zamówienia
Chociaż centralne zamówienia nie są w Polsce jeszcze zbyt często udzielane, to działające przy rządzie Centrum Usług Wspólnych przeprowadziło w ubiegłym roku kilka przetargów. Największy z nich dotyczył usług telefonicznych dla łącznie ponad stu różnych jednostek administracji państwowej. Pojawia się pytanie, kto powinien uwzględnić w sprawozdaniu to zamówienie.
Według UZP zrobi to centralny zamawiający. Innymi słowy, chociaż usługi telefoniczne są świadczone na rzecz wszystkich ministerstw, to żadne nie musi ich uwzględniać w swoim sprawozdaniu. „Podobnie nie są w tych sprawozdaniach ujmowane zamówienia udzielane przez poszczególnych zamawiających na podstawie umów ramowych, zawieranych na ich rzecz przez centralnego zamawiającego” – napisano w opinii.
Zdarza się też, że kilku zamawiających decyduje się na wspólne udzielenie zamówienia (dzięki większej skali można uzyskać lepsze ceny). Najczęściej przetarg przeprowadza wówczas jeden z nich, działając w imieniu pozostałych. „Obowiązek informowania o takim zamówieniu w rocznym sprawozdaniu spoczywa wówczas wyłącznie na zamawiającym upoważnionym do przeprowadzenia postępowania i udzielenia wspólnego zamówienia. Dotyczy to również sytuacji, gdy postępowanie zostanie przeprowadzone przez wyznaczonego zamawiającego, ale umowa będzie podpisywana przez wszystkich zamawiających” – wynika z opinii. Jednocześnie jednak prawnicy UZP zaznaczają, że jeśli wybrany podmiot byłby upoważniony jedynie do przeprowadzenia przetargu, a zamówienie byłoby podzielone na części i każdą z odrębnych umów podpisywaliby indywidualnie pozostali zamawiający, to oni powinni zdać z tego sprawozdanie.
Dane statystyczne
Dzięki danym przekazanym przez zamawiających UZP może sporządzić roczne sprawozdanie z funkcjonowania systemu zamówień publicznych. To z kolei pozwala ocenić, jaki mechanizm się sprawdza, a co należałoby zmienić. Przykładowo, dane za ubiegłe lata pokazały, że polskie przetargi są jednymi z najgorszych w UE pod kątem średniej liczby składanych ofert. UZP przygotowuje zmiany w prawie, które mają zachęcić przedsiębiorców do większego zainteresowania zamówieniami publicznymi.
Aby przesłać sprawozdanie, należy:
Zalogować się w portalu UZP, a następnie kliknąć na zakładkę Roczne sprawozdania. Po wypełnieniu należy przesłać formularz drogą elektroniczną.
Formularz, który nie został do końca wypełniony, można uzupełnić. System przechowuje go przez 15 dni.
Po przesłaniu formularza należy wydrukować wygenerowane przez system UZP sprawozdanie z numerem referencyjnym i zachować je w aktach na dowód przekazania.