Takie wymagania wynikają z rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz.U. nr 220, poz. 1306), które zacznie obowiązywać 1 stycznia 2012 roku.

Czytelne wypełnianie formularzy

Zgodnie z rozporządzeniem wszelkie formularze związane z meldunkiem, pobytem czy wyjazdem za granicę mają być wypełniane komputerowo lub pismem odręcznym. W tym drugim przypadku muszą to być litery drukowane. Dokumenty trzeba wypełniać tylko kolorami czarnym lub niebieskim. Chodzi o to, by uniknąć ewentualnych pomyłek związanych z odczytywaniem informacji. Resort spraw wewnętrznych i administracji zapewnia, że nowe formularze zawierają minimum koniecznych danych do podania na formularzach.
Dużym ułatwieniem przy obowiązkach meldunkowych ma być możliwość wydrukowania przez urzędnika gotowego i wypełnionego formularza z systemu teleinformatycznego na podstawie danych zawartych w rejestrze PESEL oraz podanych przez osobę dokonującą zgłoszenia.

Szybsze procedury meldunkowe

Dzięki temu petent dostanie gotowy dokument do podpisania. W przypadku pobytu na wydrukowanym formularzu musi się podpisać także właściciel dysponujący tytułem prawnym do lokalu.
Wzory formularzy będą dostępne na stronie internetowej MSWiA. Natomiast na platformie ePUAP zostaną zamieszczone wzory elektronicznych zgłoszeń wymeldowania, wyjazdu poza granicę RP i powrotu z tego wyjazdu. Z tym że formularze składane w formie dokumentu elektronicznego będą uwierzytelniane przez zastosowanie kwalifikowanego certyfikatu lub certyfikatu podpisu osobistego, lub profilu zaufanego ePUAP. W przypadku dokumentów składanych tradycyjnie, czyli w wersji papierowej, pracownik gminy własnoręcznym podpisem będzie potwierdzał przyjęcie zgłoszenia.