Kwestia unikania przewlekłości wynika z podstawowej zasady prawa administracyjnego, jaką jest obowiązek załatwiania spraw bez zbędnej zwłoki (art. 35 k.p.a.). Reguła ta jest realizowana w dwóch aspektach: niezwłocznego załatwiania spraw oraz załatwiania spraw w wyznaczonym terminie. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego. W takich sytuacjach organ stosuje prawo, opierając się na dowodach przedstawionych przez stronę lub na znanych sobie faktach. Jeżeli konieczne okaże się przeprowadzenie postępowania, urząd ma obowiązek załatwić sprawę w ciągu miesiąca lub w przypadku spraw skomplikowanych – dwóch miesięcy. W tym lub krótszym czasie organ powinien wywiązać się z obowiązku.

Załatwianie sprawy bez zbędnej zwłoki należy wiec traktować jako zakaz nieuzasadnionego przetrzymywania spraw bez nadawania im biegu. Z przewlekłością mamy do czynienia wtedy, gdy urząd wykonuje czynności w dużych odstępach czasu, nieefektywnie oraz dokonuje czynności pozornych. Są to działania, których wykonanie nie prowadzi do załatwienia sprawy lub nie jest wymagane przez przepisy i które jedynie stwarzają pozory aktywności urzędu. 11 kwietnia br. weszła w życie nowelizacja k.p.a., która wprowadziła dodatkowe restrykcje dla urzędów prowadzących sprawy w sposób przewlekły (art. 37 k.p.a.). Wzmocniła ona pozycję strony postępowania, przyznając jej uprawnienie do skarżenia do organu wyższej instancji braku działań leniwego organu (bezczynność), ale i prowadzenia przez urząd postępowania opieszale i pozornie (przewlekłość).