Instytucja prokury jako szczególnego rodzaju pełnomocnictwa została określona w Dziale VI Rozdział III Kodeksu Cywilnego. Prokurent podpisując ofertę nie musi przedstawiać udzielonego pełnomocnictwa, wystarczające jest jego uwidocznienie w wypisie z rejestru przedsiębiorców (KRS).

Co może prokurent

Prokurent jest umocowany do dokonywania czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa w ogólności, a nie konkretnego przedsiębiorstwa mocodawcy. Ustanowiony w przedsiębiorstwie prokurent może zatem między innymi: zawierać umowy o realizację zamówienia publicznego, składać oferty przetargowe, podpisywać treść protestu lub odwołania.

Prokurent może również udzielić pisemnego pełnomocnictwa innej osobie do wykonania poszczególnych czynności związanych z udziałem przedsiębiorstwa w konkretnym postępowaniu o udzielnie zamówienia publicznego. Prokurent nie może natomiast udzielić pełnomocnictwa ogólnego innej osobie.

Rodzaje prokury

Kodeks cywilny przewiduje dwa rodzaje prokury; łączną i oddziałową. Prokura łączna może być udzielona kilku osobom łącznie lub oddzielnie. W przypadku prokury oddzielnej mamy do czynienia z tzw. prokurą samoistną. Prokura oddziałowa jest rodzajem prokury który można ograniczyć do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa. Ten rodzaj prokury jest rzadziej spotykany wśród podmiotów składających oferty w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.

Sposób reprezentacji

Według zasad zawartych w kodeksie spółek handlowych spółkę kapitałową reprezentuje dwóch członków zarządu lub jeden członek zarządu łącznie z prokurentem. To stwierdzenie nie wyłącza prawa do ustanowienia prokury samoistnej lub łącznej i nie ogranicza uprawnień prokurenta wynikających z wskazanych na wstępnie przepisów o prokurze. Ograniczenie sposobu reprezentacji spółki odnosi się w takim wypadku jedynie do członków zarządu. Nie ma mocy obowiązującej wobec prokurenta.

Jeżeli zatem udzielona została prokura samoistna (konieczny jest stosowny zapis w rejestrze przedsiębiorców), to prokurent może samodzielnie reprezentować spółkę. Ponadto członek zarządu spółki może w tej sytuacji występować wspólnie nie tylko z prokurentem samoistnym, ale również z jednym z prokurentów łącznych.

Podobna sytuacja będzie występować, jeżeli wspólnicy spółki osobowej postanowią, że spółkę może reprezentować dwóch wspólników łącznie lub jeden wspólnik wraz z prokurentem.

Zaświadczenie z KRK

Prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość przewyższa tzw. progi unijne (określone na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych) zamawiający zobowiązany jest zażądać między innymi aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt. 4 – 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. W przypadku spółek wpisanych do KRS, stosowne zaświadczenie z KRK muszą przedstawić wszyscy członkowie zarządu.

Prokurent (prokurenci) wymieniony w KRS, bez względu na rodzaj prokury nie musi załączać do oferty przetargowej zaświadczenia wydanego przez Krajowy Rejestr Karny. Dotyczy to również sytuacji gdy prokurent podpisuje ofertę przetargową.