Za funkcjonowanie kontroli zarządczej w gminach, powiatach lub województwach odpowiada właściwy wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa. Do obowiązków szefów samorządów należy stworzenie odpowiednich procedur kontroli, a także nadzór nad ich przestrzeganiem
Obowiązujące od 1 stycznia 2010 r. nowe przepisy ustawy o finansach publicznych wprowadziły na jednostki samorządu terytorialnego obowiązek sporządzania planu działalności na następny rok oraz sprawozdania z jego wykonania. Pojawił się również obowiązek składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej w poprzednim roku oraz nakaz publikacji tych oświadczeń w Biuletynie Informacji Publicznej.
Po roku obowiązywania nowych przepisów nadszedł czas na pierwsze oceny. Po pierwsze należy podkreślić, że efektywne funkcjonowanie kontroli zarządczej wymaga aktywnego działania ze strony kierownika jednostki i wszystkich osób na stanowiskach kierowniczych, które biorą udział w zarządzaniu jednostką. Obowiązków i zadań w zakresie kontroli zarządczej nie można przydzielić lub ograniczyć do jednej komórki organizacyjnej.
W świetle ustawy o finansach publicznych, kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w jednostkach samorządowych należy odpowiednio do obowiązków wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starosty albo marszałka województwa.

Etapy postępowania

Postępowanie kontrolne w jednostkach samorządu terytorialnego składa się z kilku etapów. Pierwszy z nich stanowi porównanie stanu faktycznego z założeniami oraz ze stanem określonym w normach prawnych, technicznych, regulaminach i instrukcjach postępowania. Następnie kontrolujący dochodzą do ustalenia nieprawidłowości.
Po tym etapie następuje ustalenie przyczyn tych nieprawidłowości, zarówno obiektywnych, jak i subiektywnych. Ostatnim etapem postępowania kontrolnego jest omówienie wyników kontroli z kierownikiem kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej.

Sporządzanie protokołu

Przeprowadzone czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokołu pokontrolnego. Protokół z kontroli powinien być sporządzony w ciągu siedmiu dni od dnia jej zakończenia. W przypadku braku uchybień można odstąpić od sporządzenia protokołu i ograniczyć się do sporządzenia notatki służbowej. Jeżeli jednak w wyniku kontroli zostały stwierdzone uchybienia w działalności kontrolowanej jednostki, należy sporządzić zalecenia pokontrolne, które podpisuje wójt lub osoba przez niego upoważniona. W przypadku sformułowania w protokole uwag, wniosków bądź zaleceń pokontrolnych, oprócz osoby kontrolującej i kierownika jednostki kontrolowanej protokół przedkłada się do podpisu wójtowi lub osobie przez niego upoważnionej.
Protokół traktowany jest w tym przypadku jako wystąpienie pokontrolne. Kopie protokołu wydaje się wszystkim zainteresowanym wymienionym w protokole. Fakt odbioru powinni oni potwierdzić przez złożenie podpisu. Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu, składając pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy. Odmowa podpisania protokołu przez kierownika nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez osoby kontrolujące i nie wstrzymuje toku dalszych czynności kontrolnych. Informację o odmowie podpisania i jej przyczynach zamieszcza się w protokole. Kierownik kontrolowanej jednostki zobowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni, wykonać zalecenia pokontrolne, jak również pisemnie powiadomić wójta o podjętych działaniach.



Ministerialne standardy

Ministerstwo Finansów podjęło próbę uporządkowania systemu kontroli w jednostkach samorządu terytorialnego poprzez wprowadzenie standardów kontroli. Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych nie stanowią przepisów prawa powszechnego. Należy je traktować jak wskazówki resortu finansów dotyczące zasad budowania systemów kontroli zarządczej.
Sektor finansów publicznych obejmuje organizacje różnej wielkości, wykonujące różnorodne zadania i funkcjonujące w różnych formach, stąd też standardy zostały sformułowane w sposób jak najbardziej ogólny i zwięzły. Opracowany projekt standardów kontroli zarządczej obejmuje pięć obszarów.
Po pierwsze środowisko wewnętrzne, które dotyczy systemu zarządzania jednostką i jej zorganizowania jako całości, a obejmuje takie elementy, jak uczciwość i inne wartości etyczne.
Po drugie zarządzanie ryzykiem, które ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów jednostki poprzez określanie celów i monitorowanie realizacji zadań, identyfikację ryzyka, analizę ryzyka, reakcję na ryzyko i działania zaradcze.
Po trzecie mechanizmy kontroli stanowiące odpowiedź na konkretne ryzyko, które jednostka zamierza ograniczyć przez dokumentowanie systemu tej kontroli, dokumentowanie, rejestrowanie i zatwierdzanie operacji gospodarczych.
Po czwarte informacja i komunikacja, które to standardy dotyczą zapewnienia pracownikom jednostki dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków.
Ostatnim obszarem kontroli jest monitorowanie i ocena systemu. Polega to na rozwiązywaniu pojawiających się problemów przez wszystkich pracowników zgodnie z ich kompetencjami, w tym również poprzez samoocenę i audyt wewnętrzny.

Audyt wewnętrzny

Istotne wsparcie dla kierownika jednostki w realizowaniu zadań z zakresu kontroli zarządczej powinna stanowić działalność audytu wewnętrznego. Audyt wewnętrzny prowadzi się w jednostkach samorządu terytorialnego, jeżeli ujęta w uchwale budżetowej gminy, powiatu lub województwa kwota dochodów i przychodów lub kwota wydatków i rozchodów przekroczyła wysokość 40 000 tys. zł. W samorządach zadania przypisane kierownikowi jednostki związane z audytem wewnętrznym wykonują odpowiednio: wójt, burmistrz, prezydent miasta lub przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego w przypadku powiatu lub województwa.
W jednostkach samorządu terytorialnego audyt wewnętrzny może prowadzić usługodawca niezatrudniony w jednostce. Umowa zawarta przez jednostkę samorządu terytorialnego z usługodawcą powinna zawierać postanowienia gwarantujące prowadzenie audytu wewnętrznego zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych. W umowie trzeba określić sposób postępowania z dokumentami, w tym także z elektronicznymi.
Zadania kontroli zarządczej
Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie:
● zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
● skuteczności i efektywności działania,
● wiarygodności sprawozdań,
● ochrony zasobów,
● przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
● efektywności i skuteczności przepływu informacji,
● zarządzania ryzykiem.
Rodzaje kontroli zarządczej
Kontrola zarządcza może przybierać formę
● kontroli instytucjonalnej realizowanej przez regionalne izby obrachunkowe oraz Najwyższą Izbę Kontroli, w sytuacji kiedy podmioty te prowadzą działania kontrolne na zlecenie organu wykonawczego samorządu gminy,
● kontroli finansowej sprawowanej przez skarbnika gminy oraz głównych księgowych jednostek organizacyjnych gminy,
● kontroli funkcjonalnej sprawowanej przez osoby znajdujące się na stanowiskach kierowniczych oraz urzędników wyznaczonych do realizacji powierzonych zadań,
● kontroli zarządczej sprawowanej przez kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
Kto może być audytorem
Zadania z zakresu audytu wewnętrznego może wykonywać:
● osoba fizyczna spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy o finansach publicznych dotyczące kwalifikacji audytora wewnętrznego,
● osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy o finansach publicznych,
● spółka cywilna, spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna lub osoba prawna, która zatrudnia do prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostce osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy o finansach publicznych.
Podstawa prawna
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 ze zm.).