Ewidencję ludności prowadzą organy gmin, wojewodów i ministra właściwego do spraw wewnętrznych. Organy gmin aktualizują dane zawarte w gminnym zbiorze meldunkowym.
Ewidencja ludności prowadzona jest w systemie teleinformatycznym na podstawie danych osobowych, które zostały zgłoszone przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego oraz dokonywaniu zgłoszeń (np. urodzenia dziecka lub zmian w obywatelstwie). Prowadzona jest w formie zbiorów meldunkowych oraz zbioru danych osobowych PESEL. Zbiór meldunkowy ma formę zbioru danych stałych mieszkańców, zbioru danych byłych mieszkańców, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców, którzy są zameldowani na pobyt czasowy trwający ponad trzy miesiące oraz zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający do trzech miesięcy.
Organ gminy aktualizuje dane w gminnym zbiorze meldunkowym na podstawie: zameldowania lub wymeldowania, zmiany danych objętych rejestracją stanu cywilnego, zmiany imienia lub nazwiska, zmiany obywatelstwa, zmiany dowodu osobistego, zmiany numeru PESEL oraz zmiany danych niezbędnych do ustalenia obowiązku wojskowego.