Od 11 grudnia 2010 r. obowiązują nowe wzory protokołów stosowanych w trakcie postępowania przetargowego. Czy różnią się one od wzorów protokołów obowiązujących dotychczas? Czy nowe przepisy usunęły dotychczasowe wady? Czy zmiany w przepisach przełożą się na większą jawność postępowania o udzielenie zamówienia publicznego? Czy wykonawcy korzystają i w jakim zakresie z protokołu otwarcia ofert prowadzonych przez zamawiających?
Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego to dokument zawierający informacje o przygotowaniu, a przede wszystkim przebiegu postępowania. Jego sporządzenie jest jednym z podstawowych obowiązków zamawiającego. Jest to również źródło wiedzy dla wykonawców biorących udział w postępowaniu.
Kolejne nowelizacje ustawy ograniczyły bowiem obowiązek informowania wszystkich wykonawców o czynnościach podejmowanych względem jednego z nich, np. wyjaśnień treści oferty, uzupełniania dokumentów, poprawiania przez zamawiającego omyłek w ofertach w trybie przewidzianym w art. 87 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Nowe rozporządzenie w sprawie protokołu nie wprowadza zmian rewolucyjnych w zakresie jawności postępowania. Nieznacznie rozszerza zakres informacji, jakie mają się znaleźć w protokole, natomiast znacznie upraszcza wzory protokołów stanowiące załączniki do rozporządzenia. Zamiast dotychczasowych kilkunastu dokumentów powstał jeden, wprawdzie bardziej obszerny, ale też bardziej przejrzysty zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców oraz innych podmiotów i osób, które chciałyby zapoznać się z treścią protokołu. Protokół postępowania jest bowiem, zgodnie z dyspozycją art. 96 ust. 3 ustawy – Prawo zamówień publicznych, jawny i podlega udostępnieniu każdemu zainteresowanemu, który złoży w tym zakresie wniosek do zamawiającego. Ograniczenie czasowe udostępnienia dotyczy załączników do protokołu. tj. złożonych ofert, które są dostępne od momentu ich otwarcia, oraz pozostałych. tj. oświadczeń, zawiadomień, wniosków etc., które podlegają udostępnieniu po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania.
Nowa regulacja przewiduje, iż w protokole – Druk ZP znajdą się dodatkowo informacje dotyczące czynności poprzedzających wszczęcie oraz wykonywanych po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Znajdą się w nim również informacje dotychczas zawarte w drukach ZP 2 oraz ZP 12-24. Informacje te dotyczą:
● zamawiającego, przedmiotu i wartości zamówienia,
● powodów zastosowania przez zamawiającego innego trybu udzielenia zamówienia niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony,
● osób wykonujących czynności związane z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia oraz wykonujących czynności w postępowaniu,
● ogłoszeń i zmiany treści ogłoszeń,
● zawiadomienia prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wszczęciu postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki oraz negocjacji bez ogłoszenia,
● wykonawców zaproszonych do udziału w postępowaniach, negocjacjach i składania ofert, wykonawców składających wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub składających oferty, wykonawców dopuszczonych do udziału w dynamicznym systemie zakupów oraz wykluczonych z postępowania,
● miejsca i terminu składania ofert, otwarcia i zestawienia ofert, ofert odrzuconych, wyboru najkorzystniejszej oferty,
● kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub jego części,
● oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu,
● zastosowania aukcji elektronicznej,
● zatwierdzenia wyniku postępowania,
● zawiadomienia o wyborze albo unieważnieniu postępowania,
● środków ochrony prawnej,
● udzielenia zamówienia publicznego, załączników i uwag do protokołu.
Nowe rozporządzenie określa również wprost, kto podpisuje protokół – osoba sporządzająca protokół oraz kierownik zamawiającego. W przeciwieństwie do poprzedniej regulacji obecnie zamawiający nie ma możliwości obciążyć wnioskodawcy kosztami udostępnienia protokołu, np. kosztami kserokopii. Z punktu widzenia wykonawców znowelizowane przepisy nie zawierają postulowanej zmiany w zakresie zamieszczania w protokole szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia. Zamawiający nadal nie jest zobowiązany zamieścić ww. informacji przed terminem składania ofert, może to uczynić później.