Gmina prowadzi ewidencję ludności w postaci zbiorów meldunkowych. Wpisuje się do nich informacje podane przez meldującą się osobę oraz dane przekazane przez gminę, w której osoba ta mieszkała poprzednio.
Gminy aktualizują informacje zawarte w zbiorze meldunkowym w przypadku zameldowania i wymeldowania się danej osoby. Aktualizacji dokonuje się również jeśli mieszkaniec zmienia imię albo nazwisko, dowód osobisty, PESEL albo dane, które zamieszczone są w aktach stanu cywilnego.
Jeśli w danej miejscowości melduje się nowa osoba na pobyt stały, gmina umieszcza jej dane w zbiorze stałych mieszkańców. W takim zbiorze znajduje się m.in. nazwisko i imiona, imiona i nazwiska rodowe rodziców, data i miejsce urodzenia, stan cywilny, numer aktu urodzenia, płeć, numer pesel, obywatelstwo, imię i nazwisko rodowe małżonka oraz jego pesel, informacje o zawartym związku małżeńskim, poprzednie adresy zameldowania na pobyt stały, dane dotyczące aktualnego dowodu osobistego.
Część danych jest wpisywana do zbioru meldunkowego na podstawie formularza zgłoszenia pobytu stałego wypełnianego przez meldującą się osobę, natomiast pozostała część na podstawie danych przekazanych przez gminę, w której ta osoba była zameldowana poprzednio.
Jeśli organ gminy przyjmuje zgłoszenie zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad trzy miesiące, dane meldującej się osoby są zamieszczane w zbiorze danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy.
Można się również zameldować u kierownika zakładu hotelarskiego albo w zakładzie, w którym się mieszka w związku z pracą, nauką, leczeniem albo opieką społeczną. W związku z tym kierownik takiego zakładu ma obowiązek prowadzić zbiór danych osób w przebywających w zakładzie. Prowadzi go formie książki zameldowań na pobyt stały i czasowy do trzech miesięcy. Kierownik zakładu może prowadzić zbiór również w systemie teleinformatycznym.
PRZYKŁAD
Czy gminy mają obowiązek prowadzić ewidencje dowodów osobistych
Gminy prowadzą ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Gmina ma obowiązek przechowywać dokumenty, które zostały złożone w celu wydania dowodu osobistego, dowody osobiste osób zmarłych i osób, które utraciły obywatelstwo polskie, a także osób, które nie odebrały dowodu osobistego. Dokumenty takie są przechowywane w archiwum, w kopertach dowodowych.
Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 grudnia 2010 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz.U. z 2010 r. nr 257, poz. 1743).
Ustawa z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz.U. z 1974 r. nr 14, poz. 850).