Postępowanie przetargowe powinno być oparte na zasadzie jawności podejmowanych czynności oraz jawności zawartych umów w sprawie zamówień publicznych. Wszelkie informacje, jakie w toku trwania procedury przetargowej zostają powzięte, muszą zostać udokumentowane. Potwierdzenia wymaga każda czynność, tj. sporządzenie czy przesyłanie odpowiednich materiałów wykonawcy.

Bezstronność i obiektywizm

Podstawową zasadą udzielania zamówień jest zasada bezstronności oraz obiektywizmu osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wskazana w art. 7 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Przepisy tej ustawy nakazują wyłączenie z postępowania osób, w stosunku do których istnieją podejrzenia, że ich postawa (postępowanie) może nie być bezstronna lub obiektywna. Dlatego wszystkie osoby uczestniczące w postępowaniu mają obowiązek złożyć oświadczenia – na druku ZP-11 – o braku lub istnieniu okoliczności mogących podważać zaufanie.

Pisemność postępowania

Istotne jest również zachowanie zasady pisemności. Należy więc właściwie i bez wątpliwości ustalić, czy oferta rzeczywiście taką jest. Nie należy zapominać, że ofertę składa się pod rygorem nieważności (art. 82 ustawy):

● na piśmie albo

● za zgodą zamawiającego w postaci elektronicznej opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Aby właściwie ocenić, czy oferta zawiera formę pisemną, należy zwrócić uwagę na podstawowe wymagania, jakie zawarte są w art. 78 par. 1 k.c. Z tej normy wynika, że oferta winna być własnoręcznie podpisana przez osobę do tego uprawnioną. Jednakże z waloru pisemności nie będzie mogła skorzystać oferta, która zawiera mechanicznie odtworzony podpis. Zatem nie będzie można mówić o pisemności w sytuacji, gdy oferta opatrzona jest faksymile, napisami odtworzonymi maszynowo, kserokopią albo skanem podpisu czy pieczątką niezawierającą popisu. Okoliczność taka powoduje automatyczne odrzucenie oferty jako niezawierającej formy pisemnej. Toteż gdy w postępowaniu wykonawca złoży ofertę zawierającą pieczęć prezesa, ale bez podania imienia i nazwiska oraz podpisu, zamawiający zmuszony jest do odrzucenia oferty jako nieważnej w świetle prawa (art. 89 ust. 1 pkt 8 ustawy).

Taka sama sytuacja będzie miała miejsce, gdy wykonawca w toku trwania postępowania wystąpi z wnioskiem o udzielenie informacji publicznej w zakresie wartości zamówienia, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację przedmiotowego zamówienia. Jeżeli wniosek ten zawierał będzie wyłącznie pieczęć bez podpisu, zamawiający nie ma obowiązku reakcji na niego.

Z kolei jeżeli wniosek taki zostanie złożony faksem, odpowiedź na niego uzależniona winna być od potwierdzania faksu zwykłą drogą pocztową. Sama informacja wniesiona faksem czy prośba o dostęp do informacji publicznej może być tylko wiadomością dla zamawiającego, że taki dokument wpłynie drogą pocztową w późniejszym terminie.

Niemniej należy zauważyć, że istnieje wiele możliwości dopuszczonych przez prawo zamówień publicznych, w których zamawiający może odstąpić od formy pisemnej. Odstąpienie nie jest możliwe jedynie w przypadku kilku czynności, tj. złożenia oferty, zawarcia umowy, sporządzenia protokołu postępowania, czy zwrócenia się z pytaniem w przypadku podejrzenia rażąco niskiej ceny.

Charakter prawny podpisu

Podpis jest to specyficzny określnik danej osoby, a nadto jest charakterystycznym i powtarzalnym znakiem graficznym wywodzącym się od imienia i nazwiska określonej osoby. Istotne jest, by podpis umożliwiał ustalenie tożsamości osoby, która go złożyła.

Nieczytelny podpis nie upoważnia zamawiającego do automatycznego odrzucenia oferty, w szczególności w przypadku, gdy obok podpisu przystawiono pieczątkę zawierającą imię i nazwisko osoby podpisującej ofertę. Takie dane pozwolą na jednoznaczne zidentyfikowanie osoby składającej oświadczenie woli. Podpis w rozumieniu art. 78 k.c. nie musi być czytelny (wyrok NSA z 10 listopada 2006 r., II FSK 1144/05, niepublikowany).