Zamówienia publiczne: Pełnomocnictwo musi być udzielone na piśmie

Na każdym podmiocie biorącym udział w postępowaniu przetargowym ciąży obowiązek prawidłowego udzielenia pełnomocnictwa. Gdy jednak zostało on sporządzone w języku obcym, zamawiający nie może żądać jego tłumaczenia

Coraz częściej w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego do postępowania przystępują zagraniczni wykonawcy, czy to występujący samodzielnie, czy tworzący rozmaite konsorcja. Bardzo istotne w takim wypadku jest dokonanie prawidłowej analizy złożonego wraz z ofertą pełnomocnictwa. Krajowa Izba Odwoławcza uznała w wyroku z 19 sierpnia 2008 r., KIO/UZP/801/08 (LexPolonica nr 2276366), że wykonawca, który dostarcza pełnomocnictwo w języku obcym, nie musi wraz z nim przedkładać w procedurze przetargowej jego tłumaczenia. Oznacza to, że pełnomocnictwo może mieć formę kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. Zaznaczyć należy, że ustawodawca czyni odstępstwo od zasad dotyczących potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, gdyż co do zasady uprawnionymi podmiotami do tej czynności są bez ograniczeń notariusz, a w postępowaniu sądowym czynności takiej mogą dokonać adwokat oraz radca prawny.

Teza cytowanego orzeczenia powstała na kanwie stanu faktycznego, z którego wynikało, że zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) postawił wymóg, iż kopie pełnomocnictw muszą być podpisane przez osoby (podmioty) udzielające takiego pełnomocnictwa, zaś wszystkie pozostałe dokumenty powinny być składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność oryginałem przez wykonawcę. W odniesieniu do dokumentów składanych w języku obcym zamawiający wymagać powinien ich złożenia wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez wykonawcę. W konsekwencji jeżeli zamawiającemu najkorzystniejszą ofertę przedłoży np. konsorcjum składające się ze spółek mających swe siedziby w różnych krajach, mają one obowiązek przedłożyć dokument pełnomocnictwa, który opatrzony zostanie klauzulą „za zgodność z oryginałem”. Nie ma zatem obowiązku, aby dokument pełnomocnictwa opatrzony został inną klauzulą, np. „za zgodność z tłumaczeniem”. Należy przy tym pamiętać, że kontroferenci mogą, mając na celu przedłużenie postępowania, podnosić zarzuty (które nie będą miały odbicia w obiektywnej rzeczywistości), z których wynikać może, że naruszone zostały zasady prowadzenia postępowania w języku polskim czy też niewłaściwego wezwania konsorcjum do uzupełnienia wadliwego pełnomocnictwa.

Zasady ogólne

Pełnomocnictwo w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinno być udzielone w formie pisemnej, dla zachowania której wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie. Powinno być ono złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. Kiedy udział w postępowaniu bierze spółka zagraniczna pełnomocnictwo winno zostać udzielone w formie pisemnej i w formie oryginału w języku państwa, w którym spółka jest zarejestrowana. Wystarczające jest zatem załączenie do dokumentów kopii pełnomocnictwa opatrzonego klauzulą „za zgodność z oryginałem” bez potrzeby załączania oryginalnego tłumaczenia konkretnego dokumentu.

Zapisy w specyfikacji

Zamawiający muszą mieć świadomość, że większość nieprawidłowości związanych ze składanymi w procedurze przetargowej dokumentami wiąże się z mało precyzyjnymi czy wręcz wadliwymi zapisami zamieszczonymi w SIWZ przez nich samych. Zatem w części SIWZ, w której opisane zostają oświadczenia i dokumenty, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia warunków udziału w postępowaniu, należy bardzo szczegółowo podać te informacje. Brak takich zapisów lub ewentualna ich nieścisłość spowodują niepotrzebne ani wykonawcy, ani zamawiającemu wątpliwości, które w znaczny sposób mogą wpływać na przedłużenie postępowania o ewentualny czas potrzebny na złożenie środków odwoławczych.

Ważny dokument

Udzielenie skutecznego pełnomocnictwa przez pełnomocnika jest dopuszczalne, gdy wynika to z treści samego pełnomocnictwa. Powinno ono zawierać możliwość udzielania dalszego pełnomocnictwa o treści „niniejsze pełnomocnictwo obejmuje umocowanie do udzielania dalszych pełnomocnictw”. Albo wręcz musi to wynikać z ustawy (np. pełnomocnictwo procesowe) lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa (np. z umowy). Pełnomocnictwo jest upoważnieniem do dokonywania czynności prawnej (np. do zawierania umów, składania oświadczeń, występowania przed organami administracji czy sądami) w imieniu mocodawcy i wynika z jego oświadczenia woli. W postępowaniu przetargowym pełnomocnictwo może upoważniać m.in. do:

● podpisania, parafowania i złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym wraz z załącznikami oraz oferty wraz z załącznikami;

● składania w toku postępowania wszelkich oświadczeń wiedzy i woli oraz dokonywania czynności przewidzianych przepisami prawa i składania innych oświadczeń w związku z postępowaniem, w tym poświadczania kopii dokumentów za ich zgodność z oryginałem, zadawania pytań;

● składania wyjaśnień dotyczących treści wniosku i oferty oraz innych dokumentów składanych przez konsorcjum w związku z postępowaniem;

● zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;

● wnoszenia przysługujących w postępowaniu środków ochrony prawnej;

● wnoszenia pism procesowych w postępowaniu przed prezesem Urzędu Zamówień Publicznych, Krajową Izbą Odwoławczą przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych oraz przed sądem okręgowym;

● reprezentowania na posiedzeniu i na rozprawie przed Krajową Izbą Odwoławczą przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych oraz przed sądem okręgowym;

● wniesienia wymaganego przez zamawiającego wadium.

Zwyczajowo przewiduje się dwie formy pełnomocnictwa: pełnomocnictwo ogólne i pełnomocnictwo rodzajowe (art. 98 k.c.). Pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie pełnomocnika do czynności zwykłego zarządu i w jego zakresie możliwe jest w szczególności:

● podpisanie oferty przetargowej,

● podpisanie pytań zadawanych do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

● podpisanie umowy o wykonanie zamówienia publicznego.

Dla ważności pełnomocnictwa ogólnego wystarczającym jest zawarty w jego treści zapis, iż osoba upełnomocniona (pełnomocnik) może występować w imieniu firmy, którą reprezentuje, w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo ogólne nie upoważnia do składania odwołań oraz reprezentowania odwołującego przed Krajową Izbą Odwoławczą. Dla ważności odwołania koniecznym jest udzielenie pełnomocnictwa rodzajowego. Pełnomocnictwo rodzajowe w swojej treści musi wskazywać, że udzielający pełnomocnictwa mocodawca upoważnił pełnomocnika do podpisania odwołania kierowanego do Krajowej Izby Odwoławczej. Musi być wskazane w nim konkretne postępowanie o zamówienie publiczne, którego pełnomocnictwo dotyczy oraz dane personalne umożliwiające zidentyfikowanie podmiotów.

Prawidłowy zapis w specyfikacji

W części specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w której opisane zostają oświadczenia i dokumenty, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia warunków udziału w postępowaniu, należy bardzo szczegółowo podać następujące informacje:

1. Dokumenty mogą być przedstawione w formie oryginałów albo kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez upoważnionych przedstawicieli wykonawcy.

2. Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką osoby poświadczającej kopię dokumentu za zgodność z oryginałem).

3. W przypadku poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osoby niewymienione w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) wykonawcy należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału, poświadczonej notarialnie za zgodność z oryginałem kopii lub poświadczone przez wykonawcę.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień, publicznych (t.j.Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.).