statystyki

Wideokonferencje w administracji publicznej a RODO. Na co warto zwrócić uwagę

autor: Mec. Paweł Fedczyszyn24.06.2020, 08:36; Aktualizacja: 09.07.2020, 14:27
internet, biznes

Problem zyskuje na znaczeniu, gdy przetwarzane są dane osobowe w ramach komunikacji wewnątrz organizacji lub w relacjach z podmiotami z zewnątrz. Jako że konferencje online są również organizowane w ramach codziennej pracy administracji publicznej, podpowiadamy, o co trzeba szczególnie zadbaćźródło: ShutterStock

Na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych zostały udostępnione oficjalne wytyczne z prowadzenia wideokonferencji. Organ uznał, że konieczne jest wyznaczenie pewnych standardów, gdyż kwestia prowadzenia posiedzeń online nie jest wprost regulowana przez RODO. Problem zyskuje na znaczeniu, gdy przetwarzane są dane osobowe w ramach komunikacji wewnątrz organizacji lub w relacjach z podmiotami z zewnątrz. Jako że konferencje online są również organizowane w ramach codziennej pracy administracji publicznej, podpowiadamy, o co trzeba szczególnie zadbać

Warto zastanowić się, w jakim zakresie dostawca usług wideokonferencji będzie osobnym administratorem, a w jakim podmiotem przetwarzającym. Jeżeli w wyniku tej analizy uznamy, że dojdzie do przetwarzania danych osobowych uczestników wideokonferencji, to należy sprawdzić, czy dostawca spełnia kryteria wskazane w art. 28 ust. 1 RODO. A więc czy posiada odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które zagwarantują, że owo przetwarzanie będzie spełniało wymogi, a także będą odpowiednio chronione prawa osób, których te dane dotyczą. Gdy korzystamy z narzędzia do prowadzenia rozmów i spotkań na odległość na większą skalę oraz gdy nie mamy pewności, które dane mogą zostać wykorzystane przez dostawcę usługi, należy zastanowić się nad kwestią zawarcia stosownej umowy powierzenia przetwarzania. Możemy zacząć od zadania pytania firmie informatycznej, jak chroni dane osobowe, które udostępniamy jej w trakcie wideoczatu – będzie to pierwszy krok do zalegalizowania operacji przetwarzania i zawarcia umowy.

W niektórych przypadkach dostawcy usług świadczonych elektronicznie zawierają postanowienia dotyczące powierzenia danych w swoich regulaminach, jednak należy to do rzadkości.

UODO zawarł m.in. wskazówkę, by przed rozpoczęciem współpracy z dostawcą zapoznać się z obowiązującymi politykami prywatności lub regulaminami korzystania z serwisów do komunikacji zdalnej. Należy bowiem pamiętać, iż dostawca usług będzie przetwarzać dane osobowe użytkowników. Kwestią tą zajęła się także szczegółowo organizacja pozarządowa Nie Twoja Sprawa (ang. None Of Your Biznes – NOYB), zajmująca się ochroną prywatności pod przewodnictwem Maxa Schremsa. NYOB na swojej stronie internetowej jeszcze w kwietniu opublikowała raport dotyczący dostosowania do wymogów RODO postanowień polityk prywatności dużych dostawców (Zoom, Webex Meeting, Skype, Teams etc.) oferujących wideoczaty oraz platformy do wideokonferencji. Organizacja zwraca uwagę na liczne uchybienia i niedokładności, m.in. w zakresie przejrzystości i zgodności z art. 13 RODO, dostępności kanału kontaktu z inspektorem ochrony danych lub roli w procesie przetwarzania – większość z firm uważa się za procesora. Organizacja wskazuje przy tym, że używanie pewnych platform jest bezpieczniejsze ze względu np. na metody szyfrowania typu end-end, które sprawiają, że wszystkie treści związane z przekazem obrazu i dźwięku są widoczne wyłącznie dla użytkowników rzeczywistych (co w praktyce nie jest powszechne).


Pozostało 56% tekstu

Prenumerata wydania cyfrowego

Dziennika Gazety Prawnej
9,80 zł
cena za dwa dostępy
na pierwszy miesiąc,
kolejny miesiąc tylko 79 zł
Oferta autoodnawialna
KUPUJĘ

Pojedyncze wydanie cyfrowe

Dziennika Gazety Prawnej
4,92 zł
Płać:
KUPUJĘ
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Reklama

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Galerie

Polecane