Dowody potwierdzające, że oferowany produkt odpowiada wymaganiom, mogą mieć formę dokumentową. Dlatego też karta katalogowa z faksymile producenta wystarczy – uznała Krajowa Izba Odwoławcza.
Orzeczenie to jest tym ważniejsze w czasie epidemii, gdy korespondencja e-mailowa, zwłaszcza z zagranicznymi kontrahentami, jest często jedynym sposobem komunikacji.
Przetarg dotyczył zaprojektowania i montażu kolektorów słonecznych, instalacji fotowoltaicznych oraz kotłów na biomasę na terenie jednej z gmin. W jednej z ofert zaproponowano panel fotowoltaiczny, który był o 2 mm większy od narzuconego w specyfikacji rozmiaru. Powinien mieć maksymalnie 1000 mm, a miał 1002 mm.
Reklama
Zamawiający wezwał firmę do wyjaśnienia tej rozbieżności. Wykonawca poinformował, że otrzymał zapewnienie producenta, że na potrzeby tego przetargu dostosuje on wymiar paneli, tak by nie przekraczały 1000 mm. Na dowód tego przedstawił przerobioną kartę katalogową produktu, na której przekreślono stary wymiar i wpisano nowy, zgodny ze specyfikacją oraz oświadczenie producenta z Hongkongu. Tyle że nie zawierały one oryginalnych podpisów, tylko faksymile.
Zamawiający nabrał wątpliwości co do znaczenia takich dowodów. Wykonawca próbował wytłumaczyć, że przedkładane dokumenty i oświadczenia pochodzą od osób uprawnionych do reprezentowania producentów, na co przedłożył kolejne oświadczenie, a także korespondencję e-mailową z przedstawicielem azjatyckiej firmy. Wskazał, że ze względów obiektywnych nie jest możliwe uzyskanie dokumentów w formie pisemnej. Zamawiający nie uznał jednak tych wyjaśnień i odrzucił ofertę.
W odwołaniu skierowanym do KIO wykonawca przekonywał, że dowody potwierdzające spełnienie warunków przedmiotowych nie wymagają formy pisemnej i mogą mieć formę dokumentową. Dopuszczalny jest więc każdy dokument, który pozwala ustalić osobę składającą oświadczenie.
Skład orzekający zgodził się z tą argumentacją.
„W odróżnieniu od wymogu szczególnej formy, w jakiej składa on ofertę (...), inne informacje stanowiące oświadczenia wiedzy, w tym stanowiące przedmiot oceny w tej sprawie, takiej formy nie wymagają. Izba przyznaje w tym miejscu rację odwołującemu o dopuszczalności uznania także jako skutecznej dokumentowej formy czynności, a zatem w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie, a dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. W konsekwencji także niezasadnie kwestionowany był w ocenie składu orzekającego dokument potwierdzony przez faksymile i możliwy do użycia w obrocie prawnym” ‒ napisano w uzasadnieniu wyroku.
KIO przyznała, że zamawiający mógł nabrać wątpliwości wobec przedstawionego dowodu. Jednak wyjaśnienia udzielone przez wykonawcę wraz z korespondencją prowadzoną z zagranicznym producentem paneli wystarczająco dowiodły spełnienia wymagań przedmiotowych.
„Dokumenty na potwierdzenie spełniania warunków przedmiotowych w postępowaniu postawionych w opisie przedmiotu zamówienia, mające potwierdzić zgodność z wymogami zaoferowanych elementów dostawy czy usług, nie muszą zawierać oświadczeń woli w rozumieniu prawa cywilnego, lecz mają stanowić dowód ‒ potwierdzenie określonego stanu rzeczy” ‒ zauważano w uzasadnieniu.

orzecznictwo

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 10 marca 2020 r., sygn. akt KIO 397/20. www.serwisy.gazetaprawna.pl/orzeczenia