Terminy procesowe i sądowe: Które są zawieszone, a które nie? Jak w czasie epidemii skutecznie wnieść pismo do sądu?

Ustawodawca, wsłuchując się w głosy środowisk prawniczych, podnoszące m. in. realne ryzyko naruszenia prawa do sądu w sytuacji niemożności skutecznego dotrzymywania terminów do podjęcia koniecznych czynności wobec ograniczeń związanych z epidemią COVID-19, postanowił uregulować tę kwestię na czas trwania stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii – poprzez zawieszenie biegu terminów procesowych i sądowych.

Cel regulacji jest oczywiście uzasadniony, natomiast niestety treść uchwalonych przepisów budzi duże wątpliwości i różnice w ich rozumieniu. Może to doprowadzić do tego, że strony toczących się postępowań, żyjąc w przekonaniu, że większość terminów procesowych i sądowych została wstrzymana lub zawieszona, uchybi terminom do dokonania czynności niezbędnych dla ochrony swoich interesów.

Zawieszone terminy sądowe

Wstrzymanie i zawieszenie terminów procesowych i sądowych reguluje przepis art. 15zzs ust. 1 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych („Specustawa”), w brzmieniu ustalonym ustawą zmieniającą z 31.03.2020 r. Ustawodawca wskazał w nim, że bieg terminów procesowych i sądowych nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na okres epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego we wszystkich wymienionych w przepisie postępowaniach, w tym zwłaszcza w postępowaniach sądowych, również sądowoadministracyjnych.

W ust. 2 cytowanego przepisu zostały jednak wskazane wyjątki, którymi są m. in. terminy w rozpoznawanych przez sądy sprawach wskazanych w art. 14a ust. 4 i 5 Specustawy. O ile przepis ust. 4 art. 14a nie nastręcza większych trudności, zawierając zamknięty katalog spraw, co do których ustawodawca widzi konieczność ich prowadzenia pomimo stanu epidemii (a do których należą m. in. sprawy dotyczące zatrzymania czy tymczasowego aresztowania, odebrania osoby podlegającej władzy rodzicielskiej czy przesłuchania przez sąd osoby w trybie zabezpieczenia dowodu lub co do której zachodzi obawa, że nie będzie można jej przesłuchać na rozprawie), o tyle ust. 5 otwiera szerokie pole do jego różnych interpretacji.
Określa on bowiem sprawy pilne, w których terminy nie podlegają zawieszeniu, stanowiąc, że są nimi sprawy, o których mowa w art. 14a ust. 3 Specustawy, w przypadku których ustawa określa termin ich rozpatrzenia przez sąd oraz sprawy wniosków o wstrzymanie wykonania aktu lub czynności. Mamy zatem do czynienia z kolejnym odesłaniem do innego przepisu – który jednak dotyczy wyłącznie spraw pilnych należących do właściwości wojewódzkich sądów administracyjnych, które całkowicie zaprzestały czynności z powodu COVID-19.

Rozbieżności w wykładni

Wykładnia językowa wskazanych przepisów prowadzi zatem do prostego wniosku, że zawieszeniu podlegają terminy procesowe i sądowe w sprawach ujętych w zamkniętym katalogu z art. 14a ust. 4 Specustawy oraz sprawy z zakresu właściwości wojewódzkich sądów administracyjnych, w przypadku których ustawa określa termin ich rozpatrzenia.

Czy taka wykładnia jest prawidłowa i zabezpieczy interes stron, jeśli zaniechają czynności np. w postępowaniach cywilnych w sprawach, w których ustawa określa termin ich rozpoznania? Niekoniecznie.
Wykładnia celowościowa prowadzi do innych wniosków. Art. 15zzs ust. 1 Specustawy obejmuje bowiem wszystkie postępowania, nie tylko sądowoadministracyjne – co by wskazywało na to, że intencją ustawodawcy był nakaz normalnego rozpoznawania spraw pilnych z zakresu wszystkich postępowań – sądowych każdego rodzaju, w postępowaniach administracyjnych, karnych, itd. Intencji tej nie wyjaśnia ostatecznie uzasadnienie ustawy z 31.03.2020 r., zmieniającej Specustawę. W jego fragmencie czytamy bowiem, że w przepisach regulujących wstrzymanie i zawieszenie biegu terminów procesowych i sądowych „jednocześnie przewidziano wyłączenie, zgodnie z którym nie ulegnie wstrzymaniu i zawieszeniu bieg terminów w postępowaniach sądowych zaliczonych do spraw pilnych i w postępowaniach sądowoadministracyjnych, w których ustawa określa termin ich rozpatrzenia przez sąd oraz wniosków o wstrzymanie wykonania aktu lub czynności.” Nadal nie jest do końca jasnym, czy wyłączenie obejmuje sprawy pilne – tj. takie których ustawa określa termin ich rozpatrzenia, ale w postępowaniach innych niż sądowoadministracyjne.

Istotną informacją może być sposób rozumienia tych przepisów przez sądy. Dokonywana przez nie wykładnia operatywna wynika z już wydanych zarządzeń Prezesów Sądów, a które wskazują na konieczność zachowania daleko posuniętej ostrożności w uznaniu, że większość terminów procesowych i sądowych uległa wstrzymaniu lub zawieszeniu.

Potwierdza to przykład Zarządzenia nr 122/20 Prezesa i Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 5 kwietnia 2020 r. w sprawie kategorii spraw rozpoznawanych w Sądzie Okręgowym w Warszawie w stanie epidemii oraz organizacji pracy Sądu Okręgowego w Warszawie w stanie epidemii.

W § 1 powyższego zarządzenia wymienione zostały wszystkie sprawy, które Sąd Okręgowy w Warszawie będzie rozpoznawał w okresie epidemii, włącznie z przeprowadzeniem, jeśli okaże się to niezbędne, rozpraw lub posiedzeń jawnych. We wszystkich pionach do takich spraw należą np., oprócz wymienionego w art. 14a ust 4 Specustawy przesłuchania przez sąd osoby w trybie zabezpieczenia dowodu lub co do której zachodzi obawa, że nie będzie można jej przesłuchać na rozprawie, także sprawy klauzulowe, w przedmiocie wydania tytułów wykonawczych lub zabezpieczenia oraz odmowy ich wydania. Z zakresu postępowania cywilnego jako pilne zostały zaś wskazane np. sprawy rejestrowe, wieczystoksięgowe i o zabezpieczenie. Co ciekawe – katalog spraw wskazanych w § 1 Zarządzenia jest znacznie szerszy niż katalog spraw pilnych wynikający ze Specustawy, nawet przy odrzuceniu wyników tylko wykładni językowej i zastosowaniu wykładni celowościowej. Obejmuje on bowiem nie tylko sprawy niewymienione w art. 14a ust. 4, ale także sprawy, w których ustawa w ogóle nie określa terminu ich rozpatrzenia.

Duży niepokój budzi ogłoszenie, które pojawia się na stronie internetowej Sądu Okręgowego w Warszawie, a w którym znajduje się znamienne zdanie: „Uwaga. W § 1 Zarządzenia Nr 122/2020 podana jest lista spraw rozpoznawanych w Sądzie Okręgowym w Warszawie w stanie epidemii. W sprawach tych biegną terminy procesowe i sądowe.”

Powyższe pokazuje, że sądy mogą rozszerzająco wykładać przepisy Specustawy w zakresie wstrzymania i zawieszenia terminów procesowych i sądowych, a w przyszłości zwracać lub odrzucać pisma procesowe stron w sprawach, które w zarządzeniach Prezesi Sądów uznali za pilne, jako złożone z uchybieniem terminu – jeśli nastąpi to dopiero po ustaniu stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego.

Obserwując praktyki polskich sądów, które chętnie stosują zwroty pism lub odrzucanie środków zaskarżenia z powodu uchybień formalnych, należy z dużą dozą prawdopodobieństwa zakładać, że w i w tej sytuacji wątpliwości wynikające z przepisów Specustawy dotyczących wstrzymania i zawieszenia terminów sądowych będą interpretowane na niekorzyść stron postępowania. Powyższe podejrzenie wzmocnione jest przez wyrażane przez niektórych sędziów opinie, że stosowanie przepisu art. 15zzs Specustawy może być w ogóle utrudnione, bo norma prawna w nim zawarta odnosi się do COVID, a nie do COVID-19. Niewątpliwie jest to oczywista omyłka ustawodawcy, co nie wyklucza jednak, że sędziowie w zalewie spraw po ustaniu epidemii nie oprą się pokusie sięgania po tego rodzaju argumenty.

Wyjściem dla stron i ich pełnomocników jest stosowanie za każdy razem, gdy to tylko możliwe, art. 15 zzs ust. 7 Specustawy, zgodnie z którym „czynności dokonane w okresie, o którym mowa w ust. 1, w postępowaniach i kontrolach, o których mowa w ust. 1, są skuteczne” – poprzez dokonywanie niezbędnych dla zachowania praw strony czynności również w okresie epidemii, ze szczególnym uwzględnieniem czynności, które dany sąd uznaje za pilne.

De lege ferenda należałoby zaś zgłosić postulat, aby ustawodawca poprawił przepis art. 14a ust. 5 poprzez wskazanie w nim, że „sprawami pilnymi, o których mowa w ust. 1, 2 i 3, są sprawy, w przypadku których ustawa określa termin ich rozpatrzenia.” Usunęłoby to wątpliwości co do określenia desygnatu określenia „spraw pilnych”.

Jak w czasie epidemii skutecznie wnieść pismo do sądu?

Aby dochować terminu procesowego, należy wnieść pismo do sądu poprzez jego złożenie w biurze podawczym sądu lub nadanie do sądu pocztą. Dostępność sądowych biur podawczych dla interesantów w związku z panującą epidemią jest obecnie ograniczona - przykładowo w Warszawie istotnie spadła liczba działających biur podawczych, jak również na mocy zarządzeń Prezesów Sądów ich działalność w zakresie bezpośredniej obsługi interesantów ograniczono do wydawania odpisów i dokumentów w przypadkach niecierpiących zwłoki.

W praktyce pozostaje konieczność skorzystania z usługi pocztowej.

Art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego (KPC) wskazuje, że oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23.11.2012 r. - Prawo pocztowe lub w placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu. Nadanie pisma procesowego w zagranicznym urzędzie pocztowym w państwie spoza UE jest zaś równoznaczne z wniesieniem go do sądu dopiero w dacie jego wpłynięcia do polskiego urzędu pocztowego (tak SN w postanowieniu z 22.09.1999 r., sygn. I CKN 672/99).

W obecnych okolicznościach stanu epidemii zadanie to może być jednak utrudnione, ponieważ placówki pocztowe znacząco skróciły godziny urzędowania, a dodatkowo w związku z rozważanym głosowaniem korespondencyjnym w wyborach Prezydenta RP ich działalność może ulec dalszemu ograniczeniu. Nadal obowiązują także ograniczenia w liczbie osób przy okienku pocztowym.

Czy wystarczy wrzucenie pisma do skrzynki pocztowej?

Wrzucenie pisma do skrzynki na listy wiąże się z dużym ryzykiem. Choć art. 165 § 2 KPC nie wymaga nadania pisma do sądu za pomocą przesyłki poleconej, nadawca chcący przerwać bieg przedawnienia poprzez wniesienie pisma do sądu, aby zabezpieczyć należycie swoje interesy, powinien dysponować dowodem nadania przesyłki – na wypadek konieczności udokumentowania tej daty.
W praktyce, znaczenie dla sądu przy ocenie dotrzymania przez nadawcę terminu, ma data stempla pocztowego. Wrzucając przesyłkę do skrzynki – nie ma pewności, jaka data będzie widniała na stemplu. Nadawca nie będzie także dysponować dowodem nadania przesyłki.

Z tego względu zdecydowanie należy podjąć próbę nadania pisma listem poleconym.

Czy pismo można nadać tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A.?

Z treści art. 165 § 2 KPC wprost wynika, że chodzi o operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23.11.2012 r. - Prawo pocztowe. Na mocy decyzji Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej z dnia 30.06.2015 r. operatorem wyznaczonym na lata 2016-2025 r. jest Poczta Polska S.A. Przyjąć należałoby więc, że tylko nadanie pisma za pośrednictwem tego operatora jest równoznaczne z wniesieniem pisma procesowego do sądu.

Opierając się na takiej wykładni językowej sądy powszechne, jak i Sąd Najwyższy, długo pozostawały przy stanowisku, że skutku przewidzianego w art. 165 § 2 KPC nie wywołuje oddanie pisma w polskiej placówce pocztowej operatora niebędącego operatorem wyznaczonym (tak SN w orzeczeniach: z 3.06.2015 r., V CZ 33/15, z 14.07.2015 r., II UZ 10/15, z 14.04.2016 r., IV CZ 15/16, z 20.04.2016, II UZ 75/15, z 16.09.2016 r., IV CZ 51/16, z 16.11.2016 r., III PZP 5/16, OSNAPiUS 2017, Nr 7, poz. 83).

Wyłom w ugruntowanej linii orzeczniczej nastąpił w postanowieniu Sądu Najwyższego z dnia 23.10.2015 r., sygn. V CZ 40/15. Rozbieżności w zajmowanych stanowiskach Sąd Najwyższy postanowił wyjaśnić, kierując pytanie prawne do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie o sygn. III UZP 3/17. Odpowiedź TSUE skłoniła Sąd Najwyższy do podjęcia w dniu 29.08.2019 r. uchwały w składzie siedmiu sędziów, w której wskazano, odstępując od wykładni językowej art. 165 § 2 KPC, że równoznaczne z wniesieniem pisma procesowego do sądu jest także nadanie pisma procesowego za pośrednictwem operatora pocztowego niebędącego operatorem wyznaczonym.

Czy powyższe orzeczenie rozstrzyga wątpliwości? Niestety nie. Uchwała Sądu Najwyższego formalnie nie wiąże sądów powszechnych, chyba, że została wydana w konkretnej, rozpoznawanej przez dany sąd sprawie, a zatem można tutaj mówić jedynie o związaniu nieformalnym – jak wskazuje się w piśmiennictwie – „siłą autorytetu”. Całkowite odstąpienie przez Sąd Najwyższy od wykładni językowej cytowanego przepisu budzi kontrowersje i choć jest dość wyraźnym głosem w dyskusji, sądy niższego rzędu w rozpatrywanych sprawach mogą przyjąć inną interpretację. Nadal istnieje zatem ryzyko zastosowania przez sądy art. 165 § 2 KPC w jego literalnym brzmieniu, wyłączającym możliwość przyjęcia daty nadania pisma za datę jego wniesienia do sądu w sytuacji skorzystania z usług innego operatora niż Poczta Polska S.A.

Na kanwie tych rozważań, zwłaszcza w obecnej sytuacji pandemii COVID-19 rodzi się też pytanie – czy pojawiające się na tle art. 165 § 2 KPC zagadnienie prawne, skutkujące w efekcie odstępstwem Sądu Najwyższego od literalnej treści przepisu, nie powinno skłonić ustawodawcy do interwencji w tym zakresie? Czy rolą judykatury jest kreowanie konstrukcji prawnych, różnych od tych przewidzianych w przepisach, w sytuacji nienadążania prawa za rzeczywistością, w tym przypadku: rzeczywistością prawną UE?

Może w takim razie skorzystać z paczkomatu?

Odpowiedź na to pytanie w kontekście powyższych rozważań teoretycznie nie powinna nastręczać trudności. Choć właściciele większości dostępnych na polskim rynku paczkomatów nie są operatorami wyznaczonymi w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe, opierając się na stanowisku Sądu Najwyższego zaprezentowanym w powołanej powyżej uchwale – należałoby uznać, że nadanie przesyłki w paczkomacie któregokolwiek z dostępnych operatorów pocztowych odniesie skutek, o którym mowa w art. 165 § 2 KPC. Otwarta pozostawałaby przy tym kwestia udokumentowania daty nadania przesyłki.

Jednak wobec tego, że stanowisko Sądu Najwyższego nie jest wiążące dla sądów, a aktualnie operatorem wyznaczonym w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe jest wyłącznie Poczta Polska S.A., bezpieczniej byłoby przyjąć, że tylko nadanie przesyłki w paczkomacie Poczty Polskiej, spełni wymogi przewidziane w art. 165 § 2 KPC (w tym przypadku nadawca otrzyma też stosowne potwierdzenie). Zrealizowanie takiej wysyłki może jednak nie być łatwe do wykonania. Poczta Polska S.A. posiada bowiem jedynie 40 paczkomatów na cały kraj – tworzących tzw. „Strefę 24h Poczty Polskiej”.
Wątpliwości w zakresie nadawania pism procesowym poprzez oddanie ich w paczkomacie Poczty Polskiej S.A. pojawiają się dodatkowo na tle sformułowania zawartego w art. 165 § 2 KPC o „oddaniu pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej” - czy paczkomat może być uznany za placówkę pocztową?

Powyższe wyjaśnia treść „Regulaminu korzystania z urządzeń samoobsługowych zlokalizowanych w Strefie 24h Poczty Polskiej” - w jego § 2 pkt 4 czytamy, że Strefa 24h to wydzielona część placówki pocztowej, w której zainstalowane są samoobsługowe urządzenia, m.in. do nadawania przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym (ppkt a). Skoro zatem paczkomaty (w nomenklaturze Poczty Polskiej S.A. - „kioski pocztowe”) stanowią część placówki pocztowej, wymóg „oddania pisma w polskiej placówce pocztowej” uznać należy w ich przypadku za spełniony.

Czy można wysłać pismo sądowe e-mailem?

Pismo procesowe, stosownie do dyspozycji art. 126 § 1 pkt 6 KPC, powinno zawierać podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika.

Nadanie pisma pocztą elektroniczną nie będzie spełniało tego wymogu. Pismo takie zostanie jednak skutecznie do sądu wniesione, choć sąd nie nada mu biegu z uwagi na braki formalne.
Aktualnie, wobec brzmienia art. 15 zzs ust. 1 Specustawy, w okresie zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii termin do uzupełnienia braków formalnych pisma nie rozpocznie biegu, a zatem brak formalny w postaci podpisu, czy np. niedołączonych załączników, usuniemy po zakończeniu okresu stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Podkreślić należy, że po uzupełnieniu braków, pismo wywoła skutek od daty pierwotnego wniesienia, zgodnie z art. 130 § 3 KPC. Powyższa reguła może nie zadziałać w sprawach uznanych za pilne, gdyż w nich terminy, w tym np. do uzupełnienia braków formalnych, nie ulegną zawieszeniu.

Z wniesieniem pisma procesowego za pośrednictwem poczty elektronicznej wiąże się przy tym ryzyko w postaci przyjęcia jako daty wniesienia pisma dopiero daty sporządzenia jego wydruku przez pracownika sądu i opatrzenia pisma prezentatą. Na takim stanowisku stanął Sąd Najwyższy w uchwale z 23 maja 2012 r. wydanej w sprawie o sygn. akt III CZP 9/12. Tożsamy pogląd zaprezentował w przedmiocie wnoszenia pisma do sądu za pośrednictwem faksu (postanowienie z 27 maja 2015 r., sygn. II CZ 20/15). Powyższe może ostatecznie skutkować uchybieniem terminu, jeśli wniesiemy pismo do sądu ostatniego dnia, zaś pracownik sądu dokona wydruku w terminie późniejszym.

Niektóre sądy, z uwagi na ogłoszony stan epidemii, postanowiły wyjść naprzeciw potrzebom i jednocześnie konieczności ograniczenia kontaktu społecznego. Prezes Sądu Okręgowego w Warszawie wydała zarządzenie, na mocy którego od 23.03.2020 r. pracownicy biura podawczego drukują nadesłane na adres przygotowanej poczty elektronicznej środki odwoławcze oraz wnioski o sporządzenie uzasadnienia orzeczeń lub zarządzeń, odsyłając skan pierwszej strony pisma opatrzonej prezentatą – jako potwierdzenie skutecznego wniesienia pisma. W treści zarządzenia wskazano również, że pisma przesłane do godz. 14.00 zostaną wydrukowane tego samego dnia, zaś te, które wpłyną do sądu po tej godzinie, będą drukowane w kolejnym dniu roboczym. W tych przypadkach nadal konieczne jednak będzie uzupełnienie braków formalnych, ze wszystkimi rygorami związanymi z nadal biegnącymi terminami w przypadku spraw określonych jako pilne.

Wytyczne Prezes Sądu Okręgowego w Warszawie niestety dotyczą wyłącznie wnoszenia środków odwoławczych oraz wniosków o sporządzenie uzasadnienia orzeczeń lub zarządzeń za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zastrzeżenie godzin drukowania pism przesłanych e-mailem oraz odsyłanie skanu pierwszej strony pisma opatrzonej prezentatą z pewnością zasługiwałoby na zastosowanie także w przypadku innych pism, w szczególności w obecnych okolicznościach stanu epidemii oraz „biegnących” terminów cywilnych.