W naszym urzędzie prowadzimy wiele postępowań administracyjnych, w których występuje po kilka osób w charakterze stron. Zdarza się, że po zbadaniu okoliczności postępowanie jest umarzane wobec jednej osoby i prowadzone dalej wobec pozostałych. Nierzadko osoby, które utraciły status strony, powołując się na RODO, domagają się od nas dostępu do zgromadzonych dokumentów. Czy powinniśmy przychylać się do takich próśb? A jeśli tak, to jak uczynić zadość zasadzie rozliczalności z RODO?
Unijne rozporządzenie RODO wpłynęło na postępowania administracyjne prowadzone w urzędach. Po pierwsze strony stały się bardziej świadome swoich praw w zakresie danych osobowych. Po drugie w ślad za RODO znowelizowano kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.), m.in. w części regulującej procedurę uzyskiwania wglądu w akta sprawy. Jednak nie wszystko jest jasne, co pokazują postawione na wstępie pytania. A odpowiedź na nie jest dość oczywista – osoba, która nie jest stroną postępowania, ale której dane znajdują się w dokumentacji zebranej do sprawy, ma prawo uzyskać informację, co się z tymi danymi dzieje. Urząd powinien zaś szczegółowo opisać, jakie ma procedury dostępu do akt.

Dla kogo kopie

Zgodnie z art. 73 par. 1 k.p.a. prawo wglądu do akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek i kopii zarówno w trakcie postępowania, jak i po jego zakończeniu przysługuje wyłącznie stronie postępowania. Strona może występować przez pełnomocnika. Osoba, wobec której zostało umorzone postępowanie, traci przymiot strony i na ten przepis powoływać się nie może. Jednocześnie, od 4 maja 2019 r. obowiązuje art. 74a k.p.a., który zaznacza, że wspomniane wcześniej ograniczenie nie może naruszać praw osoby, której dane znajdują się w aktach sprawy, do skorzystania z art. 15 RODO, a więc prawa dostępu do swoich danych. Oznacza to, że osoba, która nie jest stroną postępowania, ale jej dane znajdują się w aktach sprawy, ma prawo uzyskać informację, co się z tymi danymi dzieje. Należy jednak pamiętać, że art. 74a k.p.a. wcale nie przekłada się na możliwość udostępnienia akt sprawy w sposób analogiczny, jak stronie postępowania. – Osoba niebędąca już stroną postępowania może powołać się na prawo dostępu do swoich danych osobowych i na tej podstawie zażądać dostępu do akt. W takim przypadku różnica w stosunku do standardowego prawa dostępu do akt jest taka, że prawo do uzyskania kopii danych, o którym mowa w art. 15 ust. 3 RODO, dotyczy tylko danych tej osoby, a nie wszystkich danych znajdujących się w aktach – tłumaczy dr Paweł Litwiński, adwokat z Kancelarii Barta Litwiński. – Poza tym wykonanie tego prawa nie może wpływać niekorzystnie na prawa i wolności innych osób. Organ, udostępniając więc kopię danych takiej osobie, musi ocenić, które informacje odnoszące się do innych osób może udostępnić, a których nie – dodaje dr Litwiński.
To, że urzędnicy muszą pamiętać o tym ograniczeniu, podkreśla również dr Maciej Kawecki, dziekan Wyższej Szkoły Bankowej w Warszawie. Jego zdaniem nie ulega jednak wątpliwości, że osoba, wobec której umorzono postępowanie, ma prawo wglądu w część dokumentacji sprawy. – Kluczowy jest tutaj art. 51 ust. 3 Konstytucji RP, wskazujący, że każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. Prokonstytucyjna wykładnia prawa prowadzi więc do wniosku, że każdy ma prawo dostępu do akt postępowania nawet wtedy, gdy zostało umorzone. W takim jednak przypadku dostęp powinien zostać ograniczony wyłącznie do akt, które dotyczą danej osoby jako strony przed umorzeniem postępowania – wyjaśnia dr Kawecki.

Poświadczenie podpisem

Jeśli chodzi o kwestię dokumentowania czynności udostępnienia akt sprawy, to przepisy k.p.a. nie rozstrzygają jej wprost. Odpowiedź na postawione na wstępie pytanie musi więc wynikać z całościowej interpretacji k.p.a. – W mojej ocenie urząd ma prawo żądać od strony uzyskującej wgląd w akta sprawy nie tylko wylegitymowania się, lecz także potwierdzenia swojego żądania podpisem – mówi dr Maciej Kawecki. Dodaje, że podstawową zasadą postępowania administracyjnego jest zasada pisemności. – Żądanie dostępu do akt jest podaniem w rozumieniu przepisów k.p.a., a więc może zostać złożone pisemnie w formie opatrzonej podpisem strony lub ustnie do protokołu – uważa nasz rozmówca. Zgodnie zaś z art. 63 par. 3 k.p.a. zarówno podanie wniesione pisemnie, jak i ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego.
W części urzędów pracownicy sporządzają jedynie notatkę służbową poświadczającą udostępnienie akt sprawy wylegitymowanej stronie postępowania. Co prawda taki dokument wpisuje się w sformułowaną w art. 14 par. 1 k.p.a. zasadę pisemności postępowania, ponieważ czynność zostaje utrwalona w formie papierowej, ale w ocenie eksperta jest niewystarczający. – Notatka podpisana jednostronnie przez urzędnika nie czyni zadość wymogowi podania – podkreśla dr Kawecki. Żądanie od strony postępowania złożenia podpisu na karcie przeglądu akt, jako potwierdzenia tego, że dokumenty są udostępniane na wniosek tej strony, pozostaje neutralne w kontekście zasady rozliczalności z RODO. – Zasada rozliczalności nie może być rozumiana jako możliwość udowodnienia określonego stanu faktycznego, jak to ma miejsce w postępowaniu. Rozliczalność to pewna właściwość danej czynności przetwarzania danych, polegająca na tym, że ta czynność jest wykonywana zgodnie z prawem i istnieją wpisane w tę czynność możliwości wykazywania tej zgodności – zauważa dr Litwiński. Oznacza to, że na potrzeby rozliczalności wystarczy, by organ, jako administrator danych, w obowiązującej w urzędzie polityce bezpieczeństwa danych osobowych opisał z punktu widzenia RODO procedurę dostępu do akt prowadzonych przez ten organ postępowań. ©℗
!Zasada rozliczalności została uregulowana w art. 6 ust. 2 RODO i oznacza, że administrator danych osobowych jest nie tylko odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów RODO, lecz także musi być w stanie wykazać, że rzeczywiście postępuje w zgodzie z tymi regulacjami.
Podstawa prawna
Art. 14 par. 1, art. 63 par. 1 i 3, art. 73, art. 74a ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.).
Art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1).