Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
Do końca 2018 r. nie było w kodeksie pracy przepisu, który rozstrzygałby, czy w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika u tego samego pracodawcy należy założyć nowe akta osobowe, czy możliwe jest kontynuowanie starych. Praktyki były różne – część pracodawców wolała nową teczkę, np. ze względu na archiwizowanie dotychczasowych w firmach zewnętrznych, a inne, zwłaszcza mniejsze firmy, wolały dołożyć dokumenty do dotychczasowych akt.
Prosta zasada i komplikacje
Stan prawny zmienił się 1 stycznia 2019 r. Od tego dnia obowiązuje nowy art. 945 k.p., który nakłada obowiązek kontynuowania dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie obowiązkowego 10-letniego okresu przechowywania wcześniejszej dokumentacji. Tę bardzo prostą zasadę skomplikowały jednak przepisy przejściowe zawarte w art. 7 i 9 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357).
Zgodnie z art. 7 kodeksu pracy nie stosuje się do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. Z art. 9 wynika z kolei możliwość zastosowania nowego przepisu kodeksu pracy do pracownika ponownie przyjmowanego do pracy, którego stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie nowelizacji, jeśli za takiego pracownika został złożony raport informacyjny (ZUS RIA). I z tego przepisu Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – w stanowisku z 9 maja 2019 r. (uzyskanym pierwotnie przez wydawnictwo GOFIN) – wywodzi konieczność założenia nowych akt w przypadku zatrudnienia, w którym jest ciągłość umów o pracę (co potwierdza nasze wcześniejsze wnioski – zob. tygodnik Kadry i Płace z 6 czerwca 2019 r. oraz opublikowane tam stanowisko z 21 maja 2019 r.). W takim przypadku, a więc dla osób pozostających w zatrudnieniu, nie ma bowiem technicznie możliwości złożenia raportu informacyjnego. Raport ten składa się wraz z wyrejestrowaniem z ZUS, czyli razem z drukiem ZWUA. Czynność ta nie ma jednak miejsca w przypadku ciągłości zatrudnienia na podstawie kolejnych umów o pracę. W świetle przepisów ubezpieczeniowych koniec jednej umowy nie oznacza bowiem wyrejestrowania pracownika z ZUS, a nawiązanie kolejnego stosunku pracy nie wymaga również ponownego zgłoszenia go do ubezpieczeń. W tym zakresie jest więc ciągłość ubezpieczeń niewymagająca od pracodawcy żadnych działań – a jednocześnie ta ciągłość zatrudnienia skutkuje założeniem nowych akt osobowych.
Kuriozalnie więc, aby móc prowadzić dla danego zatrudnionego jedne akta pracownicze, pracodawca przedłużający mu umowę w 2019 r. powinien zrobić minimum jeden dzień przerwy pomiędzy umowami, aby następnie móc wyrejestrować go z ubezpieczeń, złożyć ZUS RIA i w efekcie kontynuować prowadzenie starych akt osobowych. Jednak z tego fortelu wiele firm pewnie i tak nie skorzysta. Znaczna część pracodawców w ogóle nie planuje bowiem składać raportów informacyjnych ze względu na wielkość zatrudnienia i dużą fluktuację kadr od 1999 r. Zatem im nawet przerwa w zatrudnieniu nie jest w stanie pomóc, a więc powinni stworzyć nowe akta dla kolejnego stosunku pracy.
Ryzyko kontynuacji
Można się jednak spodziewać, że w praktyce wiele firm nie postąpi zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS i będzie kontynuować dotychczasowe akta osobowe (co może być wynikiem zarówno niewiedzy, jak i świadomych decyzji). Wydaje się, że wygodniej mieć jedne akta, w których będzie całość dokumentacji dotyczącej pracownika, gdyż wtedy łatwiej ustalać jego różne uprawnienia zależne od stażu pracy czy pilnować długości dozwolonego okresu zatrudnienia na czas określony. Co więcej, ich prowadzenie – w sytuacji gdy w świetle wyjaśnień resortu pracy należałoby założyć nową teczkę – nie rodzi ryzyka kar finansowych, jeśli pracodawcy w odpowiednich datach zniszczą dokumenty. Ponadto, w takim przypadku Państwowa Inspekcja Pracy nie może nałożyć mandatu, gdyż kodeks pracy przewiduje trzy wykroczenia związane z dokumentacją pracowniczą i żadne z nich nie obejmuje powyższego przypadku (nieprowadzenie dokumentacji, przechowywanie jej krócej niż wynika to z przepisów bądź w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem – art. 281 pkt 6, 6a i 7 k.p.). Faktu prowadzenia dokumentacji w jednej zamiast w dwóch teczkach nie można uznać za jej nieprowadzenie, a więc inspektor pracy mógłby co najwyżej skierować do pracodawcy wystąpienie zawierające wniosek o założenie odrębnych akt. Kara groziłaby zatem tylko w razie kontroli Urzędu Ochrony Danych Osobowych – i to wyłącznie w sytuacji, gdy dane byłyby przetwarzane bez podstawy prawnej. Przykładowo: gdyby nowa dokumentacja dotycząca umowy zawartej w 2019 r. nie została usunięta z teczki po upływie 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Wydaje się więc słuszne zrobienie przekładek w każdej części akt i oddzielenie dokumentacji, która formalnie powinna znaleźć się w drugiej teczce, aby dzięki temu łatwiej pamiętać o ich usunięciu po 10 latach. Osobiście wybrałbym takie działanie, a nie zakładanie nowych akt osobowych.
Stanowisko MRPiPS z 9 maja 2019 r. w sprawie kontynuacji dokumentacji pracowniczej w razie ponownego zatrudnienia
Art. 945 § 1 Kodeksu pracy stanowi, iż w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b (tj. 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł), pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
Natomiast zgodnie z regulacją art. 9 (…) ustawy [z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, Dz.U. poz. 357 – red.]. – w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy, art. 945 Kodeksu pracy stosuje się, jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny (o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).
Jednak w sytuacji, w której pierwszy stosunek pracy został nawiązany przed dniem 1 stycznia 2019 r., natomiast nawiązanie kolejnego, już w nowym stanie prawnym, nastąpiło bez dnia przerwy po rozwiązaniu pierwszego, to pomimo „ponownie nawiązanego stosunku pracy” pracodawca nie ma możliwości złożenia raportu informacyjnego.
Przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.) nie przewidują bowiem konieczności wyrejestrowywania pracownika z ubezpieczeń społecznych i ponownego jego rejestrowania, gdy kontynuowany jest u tego samego pracodawcy stosunek pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę oraz nie zaistniała żadna przerwa w zatrudnieniu. Takie okresy zatrudnienia traktowane są dla celów ubezpieczeń społecznych jako ciągłość ubezpieczeń.
W konsekwencji nie jest możliwe złożenie raportu informacyjnego, ponieważ zgodnie z art. 41b pkt 1 ww. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – płatnik składek przekazuje raport informacyjny za ubezpieczonego wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia, o którym mowa w art. 41a tej ustawy.
Powyższe oznacza, iż powołany wyżej art. 9 nie ma w tym przypadku zastosowania i pracodawca jest zobowiązany założyć nową dokumentację pracowniczą dla ostatniego stosunku pracy.
