Trzeba założyć dwie teczki osobowe, gdy mamy ciągłość zatrudnienia, a paradoksalnie jedną, gdy jest choć dzień przerwy. Na takie skutki przepisów wskazuje resort pracy. Dla pracodawców będą one trudne do zaakceptowania i realizacji.
Do końca 2018 r. nie było w kodeksie pracy przepisu, który rozstrzygałby, czy w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika u tego samego pracodawcy należy założyć nowe akta osobowe, czy możliwe jest kontynuowanie starych. Praktyki były różne – część pracodawców wolała nową teczkę, np. ze względu na archiwizowanie dotychczasowych w firmach zewnętrznych, a inne, zwłaszcza mniejsze firmy, wolały dołożyć dokumenty do dotychczasowych akt.

Prosta zasada i komplikacje

Stan prawny zmienił się 1 stycznia 2019 r. Od tego dnia obowiązuje nowy art. 945 k.p., który nakłada obowiązek kontynuowania dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie obowiązkowego 10-letniego okresu przechowywania wcześniejszej dokumentacji. Tę bardzo prostą zasadę skomplikowały jednak przepisy przejściowe zawarte w art. 7 i 9 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357).
Zgodnie z art. 7 kodeksu pracy nie stosuje się do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. Z art. 9 wynika z kolei możliwość zastosowania nowego przepisu kodeksu pracy do pracownika ponownie przyjmowanego do pracy, którego stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie nowelizacji, jeśli za takiego pracownika został złożony raport informacyjny (ZUS RIA). I z tego przepisu Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – w stanowisku z 9 maja 2019 r. (uzyskanym pierwotnie przez wydawnictwo GOFIN) – wywodzi konieczność założenia nowych akt w przypadku zatrudnienia, w którym jest ciągłość umów o pracę (co potwierdza nasze wcześniejsze wnioski – zob. tygodnik Kadry i Płace z 6 czerwca 2019 r. oraz opublikowane tam stanowisko z 21 maja 2019 r.). W takim przypadku, a więc dla osób pozostających w zatrudnieniu, nie ma bowiem technicznie możliwości złożenia raportu informacyjnego. Raport ten składa się wraz z wyrejestrowaniem z ZUS, czyli razem z drukiem ZWUA. Czynność ta nie ma jednak miejsca w przypadku ciągłości zatrudnienia na podstawie kolejnych umów o pracę. W świetle przepisów ubezpieczeniowych koniec jednej umowy nie oznacza bowiem wyrejestrowania pracownika z ZUS, a nawiązanie kolejnego stosunku pracy nie wymaga również ponownego zgłoszenia go do ubezpieczeń. W tym zakresie jest więc ciągłość ubezpieczeń niewymagająca od pracodawcy żadnych działań – a jednocześnie ta ciągłość zatrudnienia skutkuje założeniem nowych akt osobowych.