Zgodnie ze stanowiskiem resortu system teleinformatyczny to niekoniecznie jedna aplikacja czy program, ale zbiór oprogramowania. Ponadto w ocenie resortu dokumenty elektroniczne mogą być numerowane w różny i nie zawsze ciągły sposób, a co najważniejsze, większość danych można zapisywać na bieżąco jedynie w bazie danych, a nie od razu w odrębnych plikach. Przypomnijmy: przepisy o elektronicznej dokumentacji pracowniczej weszły w życie 1 stycznia tego roku

Czym jest system teleinformatyczny, w którym zgodnie z nowymi przepisami ma być prowadzona dokumentacja pracownicza? Dla tych, którzy chcą wdrożyć jej wersję elektroniczną, odpowiedź na to pytanie jest kluczowa. Nie wiedzą bowiem, czy „system” oznacza, że potrzebny jest jeden program, w którym mają być przechowywane wszystkie dokumenty elektroniczne z różnych obszarów (np. z zakresu płac lub czasu pracy), czy też można połączyć większą liczbę stosowanych w firmie oprogramowań i aplikacji? Na szczęście resort cyfryzacji idzie zainteresowanym na rękę i przyjmuje drugie rozumienie. Ale stawia warunek: powiązane ze sobą aplikacje muszą spełniać wymogi dotyczące bezpieczeństwa, o których mówią przepisy wykonawcze.

W odpowiedzi na pytania DGP tłumaczy też, że za przechowywanie w systemie teleinformatycznym nie może być uznane przechowywanie dokumentów w podfolderach utworzonych w folderze sieciowym dla poszczególnych pracowników i gromadzenie w kolejnych podfolderach różnych rodzajów dokumentów, jeśli działań takich nie wspiera żadne oprogramowanie. Wyjaśnia także, że wpływające na bieżąco dokumenty papierowe należy skanować i dołączać do systemu w postaci PDF. ©℗ C2–3

Zasady ogólne

Procesowi elektronizacji dokumentacji pracowniczej poświęcone zostały w kodeksie pracy po nowelizacji tylko cztery przepisy – od art. 948 do 9411 k.p. Wynika z nich fakultatywność prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej oraz możliwość zmiany postaci dokumentacji zarówno z papierowej na elektroniczną, jak i z elektronicznej na papierową. Co ważne, dokumentacja prowadzona w formie elektronicznej jest równoważna z papierową, a sam proces zmiany powinien zostać poprzedzony poinformowaniem o tym pracowników, którzy mają prawo odbioru poprzedniej formy dokumentacji. Szczegóły dotyczące wymagań technicznych w zakresie prowadzenia dokumentacji elektronicznej wynikają z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369; dalej: rozporządzenie). Procesowi elektronizacji poświęcono w nim rozdziały 3 i 4. Pierwszy z nich dotyczy wymagań odnośnie do systemu teleinformatycznego, w którym będzie przechowywana dokumentacja, a drugi określa zasady przenoszenia dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

Co to jest system teleinformatyczny

W przypadku elektronizacji dokumentacji pracowniczej na wstępie należy postawić pytanie, czym jest tak naprawdę system teleinformatyczny. Czy to jest jeden program, w którym mają być przechowywane wszystkie dokumenty elektroniczne z obszaru danego rodzaju dokumentacji, czy też może nim być połączenie większej liczby stosowanych w firmie oprogramowań i aplikacji służących różnym celom? W zakresie kadr i płac mamy bowiem do czynienia z odrębnymi programami: kadrowo-płacowymi, do zarządzania czasem pracy, do rejestracji czasu pracy (zwane często po prostu RCP) czy aplikacjami do elektronicznego obiegu różnych dokumentów, np. wniosków urlopowych. W praktyce często więc dane z jednego obszaru tematycznego są przechowywane w różnych aplikacjach.

przykład 1

Część wspólna, część odrębna
Firma ma system do zarządzania czasem pracy, który jest połączony interfejsem z systemem kadrowo-płacowym. Do tego ostatniego są jednak transferowane jedynie dane zbiorcze o liczbie godzin wykorzystanej opieki nad dzieckiem do lat 14, nadgodzin itp. w zakresie niezbędnym do naliczenia wynagrodzenia. W systemie do zarządzania czasem pracy są natomiast przechowywane także karty ewidencji czasu pracy poszczególnych pracowników. Z kolei do systemu kadrowo-płacowego trafiają wnioski o indywidualne rozkłady czasu pracy czy ruchomy czas pracy.
Zgodnie z par. 6 pkt 1 rozporządzenia wszystkie wymienione w przykładzie 1 rodzaje dokumentów stanowią elementy dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy, które w przypadku formy elektronicznej powinny być przechowywane w jednym systemie teleinformatycznym. Pojawia się w związku z tym pytanie, czy należy wybrać oprogramowanie, które będzie nadrzędne, i do niego przetransferować część dokumentacji, aby była ona przechowywana w jednym miejscu, czy też nie ma takiej konieczności. W stanowisku z 19 grudnia 2018 r. Ministerstwo Cyfryzacji (MC) przyjęło, że pojęcie „system teleinformatyczny” należy rozumieć zgodnie z definicją zawartą w ustawie z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1219), a więc jako zespół współpracujących ze sobą urządzeń i oprogramowania. Resort podkreślił przy tym, że ma to być współpracujący sprzęt i oprogramowanie bez względu na jego liczbę i rodzaj, a więc możliwe jest przechowywanie dokumentów w kilku powiązanych ze sobą funkcjonalnie aplikacjach, o ile wszystkie z nich spełniają wymagania dotyczące bezpieczeństwa określone w rozdziale 3 rozporządzenia.

Przykład 2

W trzech aplikacjach
Dokumenty wchodzące w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy u pracodawcy przechowywane są w trzech aplikacjach, gdyż:
• karta ewidencji czasu pracy jest tworzona i przechowywana w systemie do zarządzania czasem pracy,
• wnioski o opiekę nad dzieckiem do lat 14 są składane w aplikacji do elektronicznego składania wniosków urlopowych i nie są transferowane ani do systemu kadrowo-płacowego, ani do systemu do zarządzania czasem pracy, a dane dotyczące wymiarów zwolnienia na opiekę nad dzieckiem są jedynie przenoszone do kart ewidencji czasu pracy, aby uwzględnić je także w rozliczeniu wynagrodzenia za dany miesiąc,
• zgody rodziców dzieci do lat czterech na pracę w nadgodzinach, w nocy czy na delegacje po ich zeskanowaniu do formatu pdf są przechowywane w systemie kadrowo-płacowym.
Zgodnie ze stanowiskiem MC z 19 grudnia 2018 r. wszystkie trzy współpracujące ze sobą oprogramowania możemy uznać za jeden system teleinformatyczny, co umożliwi nieprzenoszenie dokumentów pomiędzy poszczególnymi aplikacjami. W takim przypadku jednak każde oprogramowanie musi spełniać wymagania dotyczące bezpieczeństwa wynikające z rozdziału 3 rozporządzenia.
Przyjęte przez MC stanowisko jest bardzo korzystne dla pracodawców, których dokumenty są rozproszone w kilku aplikacjach. Pozwala bowiem przyjąć, że są one przechowywane w jednym systemie teleinformatycznym, a w związku z tym nie wymusza dodatkowej pracy polegającej na przenoszeniu dokumentacji pomiędzy poszczególnymi programami, z których pracodawca korzysta.
Za przechowywanie w systemie teleinformatycznym nie może być jednak uznane przechowywanie dokumentów w podfolderach utworzonych dla poszczególnych pracowników w folderze sieciowym i gromadzenie w nich kolejnych dokumentów z podziałem na podfoldery dotyczące rodzajów dokumentacji, jeśli działań takich nie wspiera żadne oprogramowanie, a są one tworzone jedynie przy wykorzystaniu systemu operacyjnego komputera. Powyższy pogląd wynika również ze stanowiska MC z 19 grudnia 2018 r., w którym resort zwraca uwagę, że rozporządzenie nie narzuca rozwiązań co do miejsca przechowywania dokumentacji elektronicznej (chmura, serwer firmowy, serwer dostawcy oprogramowania), ale posługuje się pojęciem systemu teleinformatycznego oraz stawia wiele wymagań w zakresie bezpieczeństwa. Pojęcie systemu teleinformatycznego wiąże się nierozerwalnie z jakimś oprogramowaniem, a więc w większości przypadków konieczne będzie dokupienie nowych modułów do istniejących systemów lub rozszerzenie ich funkcjonalności, aby spełnić wymagania techniczne w zakresie bezpieczeństwa, jakie nałożyło rozporządzenie. Nie da się zatem elektronizacji przeprowadzić metodą chałupniczą bez wykorzystania oprogramowania, które będzie umożliwiało wyszukiwanie dokumentów na podstawie metadanych, identyfikację osób dokonujących zmian w tych dokumentach i metadanych czy eksport w postaci elektronicznej całości lub części dokumentacji pracowniczej.

Czy wszystkie dane mogą być zapisywane w bazie

Rozporządzenie w par. 13 przewiduje trzy rodzaje formatów plików, w których może być przechowywana dokumentacja pracownicza, a będą to PDF, TXT oraz oryginalne formaty, w jakich pliki powstały w systemie teleinformatycznym. W rozporządzeniu przyjęto bowiem zasadę niezmieniania formatów plików dla dokumentów, które od początku były elektroniczne, oraz dwa formaty dla dokumentów pierwotnie papierowych – PDF oraz dla części dokumentacji, które funkcjonowały jedynie jako wpisy do bazy danych, nie tworząc odrębnego pliku – TXT.
Prowadzenie dokumentacji elektronicznej przez pracodawcę nie oznacza jednak, że w 100 proc. uda się uniknąć dokumentów papierowych. Jeśli się pojawią, konieczne będzie ich skanowanie na bieżąco i dołączanie do dokumentacji w postaci PDF. Te dokumenty będą więc zapisywane od początku w formacie docelowym, w jakim w przyszłości będą przenoszone do innego systemu bądź wydawane pracownikowi.

Przykład 3

Sposób przenoszenia
Pracodawca korzysta z aplikacji umożliwiającej elektroniczny obieg wniosków urlopowych i od 1 stycznia 2019 r. zdecydował się także na elektroniczne przechowywanie takiej dokumentacji. W praktyce jednak pracownice przebywające na urlopach macierzyńskich i rodzicielskich składają wnioski urlopowe papierowe, wysyłając je pocztą do pracodawcy. Wnioski takie powinny być dołączane do dokumentacji elektronicznej po ich zeskanowaniu do formatu PDF i podpisaniu podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
W stanowisku z 7 grudnia 2018 r. MC podkreśla, że pliki takie mają od początku narzucony format, aby mogły zostać podpisane podpisem elektronicznym, który w tym przypadku, zgodnie z art. 948 par. 2 k.p., pełni także funkcję potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Jest to bardzo ważne, gdyż późniejsza weryfikacja skanu z dokumentem papierowym nie będzie już po prostu możliwa ze względu na fakt oddania dokumentu papierowego pracownikowi lub jego zniszczenia, co wynika z par. 11 ust. 2 rozporządzenia. W przypadku tych dokumentów późniejszy ich eksport zawsze następuje w tym samym formacie, gdyż jego zmiana byłaby operacją unieważniającą podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną. Zatem nie byłoby również gwarancji zgodności z oryginalnym dokumentem papierowym.
W przypadku pozostałych danych możliwe są w praktyce dwie sytuacje – zapisywanie danych w bazie danych lub zapisywanie ich od początku zgodnie z wymogami par. 13 ust. 2 rozporządzenia, czyli w odrębnych plikach.

Przykład 4

Dwie możliwości
Pracodawca rozlicza płace w systemie kadrowo -płacowym i od stycznia 2019 r. chce przechowywać listy (karty) wynagrodzeń w formie elektronicznej, aby nie drukować ich dla 500 zatrudnionych. Listy płac mogą być przechowywane elektronicznie bez względu na to, czy są zapisywane przez program od razu w odrębnych plikach, np. w formacie CSV, czy też jako dane w bazie danych (a więc nie jako oddzielny plik). Forma ich zapisania będzie jednak miała w przyszłości wpływ na format pliku, w jakim będzie dokonywany transfer danych z systemu. W przypadku przechowywania danych w plikach od początku transfer musi następować w oryginalnym formacie, np. CSV, a gdy dane były zapisywane w bazie danych, konieczne będzie transferowanie plików w formacie TXT.
Dodatkowo MC w stanowisku z 7 grudnia 2018 r. wskazało, że formaty narzucone w par. 13 ust. 2 rozporządzenia dotyczą wyłącznie sytuacji, w których przenosimy dokumentację między systemami tele informatycznymi lub gdy wydajemy dokumentację lub jej kopię na wniosek pracownika. W pozostałych przypadkach zapisywanie danych w odrębnych plikach jest zatem dobrowolne i zależy od decyzji pracodawcy i możliwości technicznych systemu. Oznacza to więc, że w praktyce wszystkie dane zapisywane elektronicznie w systemach teleinformatycznych mogą być na bieżąco zapisywane jedynie w bazie danych, a dopiero w razie ich transferu z systemu muszą być eksportowane w odrębnych plikach. Wyjątkiem od tej zasady będą jednak dokumenty, które miały pierwotnie postać papierową, gdyż te muszą być zapisane od razu w formacie PDF.
Uwaga! W praktyce możliwa jest sytuacja, że w przypadku przenoszenia plików pomiędzy systemami teleinformatycznymi będziemy mieli do czynienia tylko z dwoma formatami plików: PDF i TXT. Te pierwsze będą dokumentami, które zostały zeskanowane, a te drugie powstaną z danych zapisywanych na bieżąco w bazie danych.

Przykład 5

PDF i TXT
Pracodawca zdecydował, aby od 1 stycznia 2019 r. przechowywać w wersji elektronicznej dokumentację dotyczącą ewidencji czasu pracy. W takim przypadku elektronicznie są tworzone karty czasu pracy i część wniosków, które nie wymagają wersji pisemnej, np. wnioski o zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14. Jednak część dokumentów z zakresu czasu pracy musi być wyjściowo w postaci papierowej ze względu na wymóg formy pisemnej w kodeksie pracy, np. wnioski o wyjścia prywatne i o odbiór czasu wolnego w zamian za pracę w nadgodzinach. System do zarządzania czasem pracy jest tak skonstruowany, że wszystkie dane zapisują się w bazie danych i na bieżąco nie są przechowywane w postaci odrębnych plików. W takim przypadku transfer danych do innego systemu będzie polegał na przeniesieniu do niego plików w formacie PDF w zakresie dokumentacji pierwotnie mającej postać papierową oraz plików o formacie TXT, gdyż taka postać jest wymagana przez rozporządzenie dla danych, które są zapisywane jedynie w bazie danych.

Jak numerować dokumenty

Wśród metadanych wymienionych w par. 13 ust. 3 rozporządzenia wymieniony jest identyfikator dokumentu, który ma być unikatowy w całym zbiorze i ma wyróżniać dany dokument od innych dokumentów. Identyfikator ten jest również jednym ze sposobów wyszukiwania dokumentów w systemie teleinformatycznym. Przepisy rozporządzenia nie narzucają żadnych dalszych wymagań co do sposobu nadawania identyfikatorów dokumentom. W powyższym zakresie wypowiedziało się MC. W stanowisku z 19 grudnia 2018 r. przyjęło, że identyfikator dokumentu odnosi się do zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, a nie całości dokumentacji prowadzonej przez pracodawcę. Ponadto resort zaznaczył, że numeracja nie musi być ciągła i, co więcej, nie jest także istotny sposób numerowania, o ile będzie spełniony bezwzględnie warunek, aby identyfikatory w zbiorze dokumentów się nie powtarzały.

Przykład 6

Różne identyfikatory
Dokumentacja czasu pracy jest przechowywana w dwóch programach, które stanowią wspólnie system informatyczny. Każdy program numeruje dokumenty niezależnie od siebie, ale różnią się one pierwszym znakiem identyfikatora dokumentu. Jest nim litera K w przypadku systemu kadrowo-płacowego i C w przypadku systemu do zarządzania czasem pracy. Nie ma zatem możliwości, aby identyfikatory się powtórzyły, gdyż dokument z jednego systemu będzie miał np. numer K121, a pochodzący z drugiego C121 – a więc identyfikatory dokumentów będą się różniły.
Przyjęte przez MC stanowisko jest korzystne dla pracodawców, gdyż ułatwia prowadzenie dokumentacji i nie wymaga zsynchronizowania ze sobą różnych aplikacji czy oprogramowania tak, aby dokumentacja elektroniczna była numerowana w sposób ciągły, co byłoby sporym wyzwaniem dla firm. Jest to także duże ułatwienie, jeśli chodzi o nadawanie identyfikatorów dokumentom papierowym zeskanowanym do formatu PDF, które będą dołączane do dokumentacji elektronicznej. W ich przypadku bowiem systemy tele informatyczne nie nadadzą z automatu kolejnych numerów, gdyż dokumenty powstają poza systemem informatycznym i tylko są do niego następnie dołączane. W takim przypadku także dużym ułatwieniem jest numerowanie oddzielnie i w inny sposób dokumentów w formacie PDF oraz automatyczne nadawanie numerów identyfikacyjnych dokumentom tworzonym elektronicznie w systemach informatycznych. Dzięki temu unikniemy z pewnością powtórzenia identyfikatorów dokumentów, a sam proces prowadzenia dokumentacji elektronicznej będzie prostszy. ©℗
Stanowisko MC z 7 grudnia 2018 r. w sprawie formatów plików w dokumentacji elektronicznej
Obowiązek stosowania § 13 ust. 2 projektu rozporządzenia [obecnie rozporządzenia – red.] dotyczy wyłącznie przypadków, w których następuje konieczność przeniesienia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi (np. w przypadku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę), a także w razie konieczności wydania dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej uprawnionej do tego osobie (§ 17 ust. 2 projektu) lub wydania takiej osobie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej (§ 18 ust. 2 pkt 1 projektu). W pozostałych przypadkach pracodawca nie ma obowiązku zapisywania dokumentów w odrębnym pliku w jednym z formatów plików określonych w § 13 ust. 2 projektu (co nie oznacza, że nie może tego zrobić, jeśli uzna to za pomocne).
Nie znaczy to jednak, że system, w którym przechowywana jest dokumentacja, może być dostosowany do przenoszenia lub wydawania dokumentacji dopiero wtedy, gdy zaistnieje taka potrzeba, wydając bowiem pracownikowi dokumentację prowadzoną w postaci elektronicznej, przed wydaniem uporządkowuje się ją w sposób określony w rozdziale 4.
W uzasadnieniu do rozporządzenia (dostępne pod adresem https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12315951/katalog/12533782) na str. 9 wyjaśniono, że:
„Ważne dla interoperacyjności dokumentacji przenoszonej pomiędzy systemami bądź wydawanej w postaci elektronicznej są wymagania § 13 ust. 2, który ustala format pliku dla sporządzanych przez pracodawcę odwzorowań cyfrowych (pkt 1), zasadę niezmieniania formatu plików dla dokumentów elektronicznych, które od chwili powstania były elektroniczne (pkt 2), oraz zasadę, że stanowiące część dokumentacji dane, które funkcjonowały w oprogramowaniu do zarządzania dokumentacją pracowniczą jako wpisy do bazy danych, zapisuje się przy przenoszeniu do innego systemu w formacie TXT (pkt 3)”.
Wyjaśnienie to pokazuje, że przewiduje się, iż w praktyce część dokumentacji pracowniczej będzie stanowiła wpisy do bazy danych, które nie stanowią dokumentów elektronicznych zapisanych jako pliki w określonym formacie. Takie dane dopiero przy eksporcie mają zostać zapisane do pliku. Ponadto tę część dokumentacji pracowniczej, która została zapisana jako pliki w określonym formacie, przekazuje się, nie dokonując żadnej konwersji danych.
Szczególnym przypadkiem są odwzorowania cyfrowe z dokumentów papierowych, które powinny zostać wykonane z należytą starannością i jakością techniczną (§ 12 ust. 2). Ponadto, aby zamienić dokumentację pracowniczą prowadzoną dotąd w postaci papierowej na elektroniczną, wykonane odwzorowania, zgodnie z art. 948 § 2 kodeksu pracy (przepis wejdzie w życie 1.01.2019) opatruje się kwalifikowaną pieczęcią lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Także każdy następny dokument w postaci papierowej dołączany do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być odwzorowaniem cyfrowym opatrzonym kwalifikowanym podpisem lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (§ 11 ust. 1 projektu rozporządzenia).
Powyższe oznacza, że odwzorowania cyfrowe już na etapie ich wykonywania będą w praktyce zapisywane jako pliki w formacie PDF, dzięki temu bowiem będzie można je opatrzyć podpisem lub pieczęcią elektroniczną, chroniąc w ten sposób ich integralność i zapewniając od razu zapisanie w formacie przewidzianym dla eksportu. Warto nadmienić, że aby możliwe było opatrzenie danych podpisem lub pieczęcią elektroniczną, co do zasady dane te muszą być zapisane jako dokument elektroniczny w jakimś formacie, a każda konwersja danych do innego formatu spowoduje zamianę unieważniającą podpis/pieczęć elektroniczną.
Stanowisko MC z 19 grudnia 2018 r. w sprawie pojęcia systemu teleinformatycznego oraz numeracji dokumentów elektronicznych
pytanie dgp: Czy dokumentację elektroniczną trzeba będzie prowadzić w jednym systemie teleinformatycznym? Przykładowo: firma ma system do zarządzania czasem pracy, w którym będzie przechowywała elektronicznie dokumenty z obszaru czasu pracy wynikające z paragrafu 6 pkt 1 rozporządzenia. Jednak wnioski pracowników o zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem składane są przez pracowników w innej aplikacji, a zgodnie z przepisami powinny być przechowywane w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy. Czy w związku z tym należy je przenieść do aplikacji do zarządzania czasem pracy, aby całość dokumentacji była przechowywana w jednym systemie teleinformatycznym?
odpowiedź mc: Przepisy rozporządzenia nie wykluczają wykorzystywania różnego rodzaju oprogramowania do prowadzenia i przechowywana dokumentacji. Kluczowy jest tu sposób rozumienia pojęcia „system teleinformatyczny”.
Pojęcie „system teleinformatyczny”, choć nie zostało zdefiniowane w kodeksie pracy, zwykle jest rozumiane zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną i oznacza zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne [*].
Inaczej to ujmując, na system teleinformatyczny składa się współpracujący sprzęt i oprogramowanie – a definicja nie ogranicza w żaden sposób ilości i rodzaju owego sprzętu i oprogramowania.
Jeżeli zatem oprogramowanie przeznaczone do zarządzania czasem pracy oraz odrębne oprogramowanie do składania wniosków można traktować jako zespół współpracującego oprogramowania tworzącego system teleinformatyczny, w którym prowadzona jest i przechowywana dokumentacja pracownicza oraz spełnione są wymagania dotyczące bezpieczeństwa i interoperacyjności określone rozporządzeniem, to takiego rozwiązania nie można wykluczać.
[*] W taki sposób np. zostało zdefiniowane to pojęcie w ustawie z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia. W oparciu o przepisy wydane na podstawie tej ustawy istnieje już praktyka prowadzenia i przechowywania dokumentacji w tak rozumianym systemie teleinformatycznym (rozporządzenie ministra zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania).
pytanie dgp: Co oznacza unikatowy identyfikator dokumentu w przypadku dokumentacji elektronicznej? Czy dokumentacja musi być ciągła i chronologiczna, czy też można mieć różne sposoby numeracji, aby numery dokumentów się nie powielały? Przykładowo, czy może być inny sposób numerowania dokumentów dołączanych do systemu jako skany w pdf?
odpowiedź mc: Rozdział 4 rozporządzania (w tym przepis § 13 ust. 3 pkt 1) dotyczy przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi (np. w przypadku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę), a także wydawania dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej uprawnionej do tego osobie (§ 17 ust. 2 projektu) lub wydawania takiej osobie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej (§ 18 ust. 2 pkt 1 projektu).
Unikatowy identyfikator dokumentu dotyczy zatem uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, a nie całości dokumentacji. Numeracja w takim zbiorze nie musi być ciągła i nie jest istotny sposób numerowania, istotne jest, aby identyfikatory dokumentów się nie powtarzały. Możliwość chronologicznego uporządkowania dokumentacji w ramach poszczególnych części dokumentacji przez odbiorcę danych zapewni obowiązkowe podanie daty powstania dokumentu i odpowiednie oznaczenie rodzaju dokumentu.
pytanie dgp: Czy dokumentacja elektroniczna musi być przechowywana w systemach teleinformatycznych, czy możliwe jest przechowywanie dokumentów w chmurze lub na serwerach firmowych w folderach dotyczących poszczególnych pracowników?
odpowiedź mc: W tym przypadku również kluczowy jest sposób rozumienia pojęcia „system teleinformatyczny”. Jeżeli system teleinformatyczny to współpracujący sprzęt i oprogramowanie, to nie ma znaczenia, gdzie ten sprzęt się znajduje, pod warunkiem że system jako całość spełnia wymaganie dotyczące bezpieczeństwa i interoperacyjności wynikające z rozporządzenia, a w przypadku przechowywania w chmurze także z przepisów odrębnych, w szczególności dotyczących ochrony danych osobowych. Inaczej to ujmując, przechowywanie dokumentacji w określonym miejscu nie oznacza, że jest to przechowywanie w systemie teleinformatycznym spełniającym określone wymagania.
Dlatego nie można odpowiedzieć wprost na pytanie o to, czy można przechowywać dokumentację pracowniczą „na serwerach firmowych w folderach dotyczących poszczególnych pracowników”. Jeżeli dzieje się to w ramach systemu, który [spełnia – red.] wymagania § 9 rozporządzenia, to można. Rozporządzenie nie narzuca bowiem rozwiązań technicznych w zakresie, gdzie dane mają być zapisywane, oraz organizacyjnych w zakresie tworzenia folderów w ramach systemu.
Warto przypomnieć, że system ma zapewnić:
1) zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3) stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4) identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3;
6) wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;
7) funkcjonalność wydruku dokumentacji.
Z pewnością tworzenie dokumentacji pracowniczej w taki sposób, że:
‒ w systemie operacyjnym komputera w wyodrębnionym folderze sieciowym tworzone są odrębne podfoldery dla poszczególnych pracowników,
‒ w ramach tych podfolderów tworzone są kolejne podfoldery na akta osobowe podzielone na kolejne części od A do D,
‒ w ramach tych podfolderów tworzone są także podfoldery na dokumentację związaną ze stosunkiem pracy itd.,
‒ następnie wyznaczony pracownik włącza kolejne odwzorowania cyfrowe do tych folderów, a działań takich nie wspiera żadne przeznaczone do tego oprogramowanie (używany tylko system operacyjny),
nie tylko nie spełni wymogów, o których mowa w § 9 rozporządzenia (choćby nie będzie spełnione wymaganie pkt 4‒6), ale nie ma też sensu ze względów organizacyjnych (prościej będzie prowadzić dokumentację na papierze).