statystyki

Jak prowadzić elektroniczne akta pracownicze? Ministerstwo Cyfryzacji wyjaśnia

autor: Łukasz Prasołek10.01.2019, 09:00; Aktualizacja: 10.01.2019, 10:38
Rozporządzenie w par. 13 przewiduje trzy rodzaje formatów plików, w których może być przechowywana dokumentacja pracownicza, a będą to PDF, TXT oraz oryginalne formaty, w jakich pliki powstały w systemie teleinformatycznym.

Rozporządzenie w par. 13 przewiduje trzy rodzaje formatów plików, w których może być przechowywana dokumentacja pracownicza, a będą to PDF, TXT oraz oryginalne formaty, w jakich pliki powstały w systemie teleinformatycznym.źródło: ShutterStock

Zgodnie ze stanowiskiem resortu system teleinformatyczny to niekoniecznie jedna aplikacja czy program, ale zbiór oprogramowania. Ponadto w ocenie resortu dokumenty elektroniczne mogą być numerowane w różny i nie zawsze ciągły sposób, a co najważniejsze, większość danych można zapisywać na bieżąco jedynie w bazie danych, a nie od razu w odrębnych plikach. Przypomnijmy: przepisy o elektronicznej dokumentacji pracowniczej weszły w życie 1 stycznia tego roku

Czym jest system teleinformatyczny, w którym zgodnie z nowymi przepisami ma być prowadzona dokumentacja pracownicza? Dla tych, którzy chcą wdrożyć jej wersję elektroniczną, odpowiedź na to pytanie jest kluczowa. Nie wiedzą bowiem, czy „system” oznacza, że potrzebny jest jeden program, w którym mają być przechowywane wszystkie dokumenty elektroniczne z różnych obszarów (np. z zakresu płac lub czasu pracy), czy też można połączyć większą liczbę stosowanych w firmie oprogramowań i aplikacji? Na szczęście resort cyfryzacji idzie zainteresowanym na rękę i przyjmuje drugie rozumienie. Ale stawia warunek: powiązane ze sobą aplikacje muszą spełniać wymogi dotyczące bezpieczeństwa, o których mówią przepisy wykonawcze.

W odpowiedzi na pytania DGP tłumaczy też, że za przechowywanie w systemie teleinformatycznym nie może być uznane przechowywanie dokumentów w podfolderach utworzonych w folderze sieciowym dla poszczególnych pracowników i gromadzenie w kolejnych podfolderach różnych rodzajów dokumentów, jeśli działań takich nie wspiera żadne oprogramowanie. Wyjaśnia także, że wpływające na bieżąco dokumenty papierowe należy skanować i dołączać do systemu w postaci PDF. ©℗ C2–3

Zasady ogólne

Procesowi elektronizacji dokumentacji pracowniczej poświęcone zostały w kodeksie pracy po nowelizacji tylko cztery przepisy – od art. 94 8 do 94 11 k.p. Wynika z nich fakultatywność prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej oraz możliwość zmiany postaci dokumentacji zarówno z papierowej na elektroniczną, jak i z elektronicznej na papierową. Co ważne, dokumentacja prowadzona w formie elektronicznej jest równoważna z papierową, a sam proces zmiany powinien zostać poprzedzony poinformowaniem o tym pracowników, którzy mają prawo odbioru poprzedniej formy dokumentacji. Szczegóły dotyczące wymagań technicznych w zakresie prowadzenia dokumentacji elektronicznej wynikają z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369; dalej: rozporządzenie). Procesowi elektronizacji poświęcono w nim rozdziały 3 i 4. Pierwszy z nich dotyczy wymagań odnośnie do systemu teleinformatycznego, w którym będzie przechowywana dokumentacja, a drugi określa zasady przenoszenia dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

Co to jest system teleinformatyczny

W przypadku elektronizacji dokumentacji pracowniczej na wstępie należy postawić pytanie, czym jest tak naprawdę system teleinformatyczny. Czy to jest jeden program, w którym mają być przechowywane wszystkie dokumenty elektroniczne z obszaru danego rodzaju dokumentacji, czy też może nim być połączenie większej liczby stosowanych w firmie oprogramowań i aplikacji służących różnym celom? W zakresie kadr i płac mamy bowiem do czynienia z odrębnymi programami: kadrowo-płacowymi, do zarządzania czasem pracy, do rejestracji czasu pracy (zwane często po prostu RCP) czy aplikacjami do elektronicznego obiegu różnych dokumentów, np. wniosków urlopowych. W praktyce często więc dane z jednego obszaru tematycznego są przechowywane w różnych aplikacjach.


Pozostało jeszcze 86% treści

Czytaj wszystkie artykuły na gazetaprawna.pl oraz w e-wydaniu DGP
Zapłać 97,90 zł Kup abonamentna miesiąc
Mam kod promocyjny
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Reklama

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Galerie

Polecane