Subskrybuj nas na Youtube
Czy pełnomocnik procesowy może podpisywać sprawozdania finansowe i pozostałe dokumenty składane za pośrednictwem platformy S24? Z praktycznego punktu widzenia należy taką możliwość dopuścić.
/>
W okresie przejściowym
Od 15 marca 2018 r. obowiązują nowe przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2018 r. poz. 398), które rewolucjonizują zasady składania sprawozdań finansowych spó łek. Zmiany są wprowadzane w dwóch etapach.
Obecnie trwa okres przejściowy (od 15 marca do 30 września 2018 r.), w którym obowiązują dotychczasowe zasady sporządzania sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności. Oznacza to, że są one sporządzane w formie papierowej oraz podpisywane przez kierownika jednostki i osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg.
Zmieniły się natomiast zasady składania ich w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Sposób złożenia zależy od tego, czy w skład organu reprezentacji spółki kapitałowej wchodzi lub wspólnikiem spółki osobowej upoważnionym do jej reprezentacji jest co najmniej jedna osoba posiadająca numer PESEL ujawniony w KRS.
W zależności od odpowiedzi na to pytanie dostępne są dwa sposoby składania sprawozdań finansowych:
■ za pośrednictwem repozytorium dokumentów finansowych;
■ za pośrednictwem platformy S24.
Za pośrednictwem repozytorium
Ten sposób jest dostępny jedynie dla wspólników spółek osobowych upoważnionych do ich reprezentacji i członków organu reprezentacji spółek kapitałowych posiadających numer PESEL ujawniony w KRS. Nie może z niego skorzystać żadna inna osoba. Tym samym w przypadku oddziałów przedsiębiorców zagranicznych nie mogą złożyć sprawozdania finansowego za pośrednictwem repozytorium osoby upoważnione do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego, choćby posiadały numer PESEL ujawniony w KRS.
Jak złożyć sprawozdanie finansowe przez repozytorium dokumentów finansowych? Należy zalogować się do repozytorium i wypełnić zgłoszenie, załączając skany sprawozdań finansowych i pozostałych dokumentów, a następnie opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym potwierdzonym profilem ePUAP.
Zgłoszenie za pośrednictwem repozytorium jest wolne od opłaty sądowej i opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Jeśli zgłoszenie będzie prawidłowe, wpis wzmianki o złożeniu dokumentów jest ujawniany w KRS automatycznie. Zazwyczaj dzieje się to w ciągu kilkunastu godzin od momentu zgłoszenia. Same dokumenty nie są weryfikowane przez sąd rejestrowy.
Za pośrednictwem platformy S24
Z tego sposobu mogą korzystać także inne osoby niż członek organu reprezentacji lub wspólnik. Może to być np. osoba upoważniona w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego lub pełnomocnik procesowy.
W tym celu należy wypełnić elektroniczny formularz KRS-Z30 dostępny w systemie S24 i załączyć do niego skany sprawozdania finansowego oraz pozostałych dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Następnie samo zgłoszenie należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym potwierdzonym przez profil ePUAP.
W tym wypadku zgłoszenie jest odpłatne. Obowiązują bowiem dotychczasowe opłaty: sądowa w wysokości 40 zł oraz za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 100 zł.
Wpis wzmianki o złożeniu dokumentów jest ujawniany w KRS dopiero po rozpoznaniu wniosku przez sąd rejestrowy. W praktyce okres ten wynosi ok. 2–4 tygodni.
Przez pełnomocnika
Wątpliwości budzi dopuszczalność podpisywania składanych za pośrednictwem S24 sprawozdań finansowych i pozostałych dokumentów przez pełnomocnika procesowego. Nowe przepisy ustawy o KRS i przepisy przejściowe nie dają w tym zakresie jasnej wskazówki. Biorąc jednak pod uwagę wiele argumentów prawnych i funkcjonalnych, należałoby taką możliwość dopuścić.
Przede wszystkim, zgodnie z informacją zamieszczoną na stronie internetowej KRS, z bezpłatnego repozytorium mogą skorzystać wyłącznie podmioty, których wspólnikiem upoważnionym do reprezentacji (w przypadku spółek osobowych) lub członkiem organu reprezentacji (w przypadku spółek kapitałowych) jest co najmniej jedna osoba posiadająca numer PESEL ujawniony w KRS. Przedsiębiorcy niemający takiej możliwości mogą dokonać płatnego zgłoszenia za pośrednictwem S24. Stąd system S24 miał stanowić alternatywę dla podmiotów, które nie mają wspólnika upoważnionego do reprezentacji lub członka organu reprezentacji posiadającego numer PESEL.
Gdyby więc przyjąć, że dokumenty stanowiące załącznik do wniosku składanego za pośrednictwem systemu S24 muszą być podpisane podpisem elektronicznym przez wspólnika lub członka organu reprezentacji posiadającego numer PESEL, tworzenie alternatywnego sposobu składania wniosku za pośrednictwem systemu S24 byłoby niepotrzebne. Warunki skorzystania z niego byłyby bowiem takie same jak w przypadku repozytorium.
Co więcej, w samym systemie S24 w formularzu KRS-Z30 zawarte są rubryki dotyczące danych pełnomocnika wnioskodawcy. I choć w praktyce brakuje odrębnego pola przewidującego możliwość załączenia skanu dokumentu pełnomocnictwa, należy uznać to jedynie za wadę techniczną systemu. Rozwiązaniem praktycznym, pozwalającym na złożenie dokumentu pełnomocnictwa wraz z wnioskiem, może być dołączenie jego skanu wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa do skanu innego dokumentu składanego w S24, np. sprawozdania finansowego.
Wreszcie, w polskim postępowaniu cywilnym (a takim jest również postępowanie rejestrowe) strony i ich organy lub przedstawiciele ustawowi mogą działać przed sądem osobiście lub przez pełnomocników. Oznacza to, że, o ile ustawa nie stanowi inaczej, czynności w postępowaniu w imieniu strony może dokonywać również pełnomocnik. Mając na względzie, że przepisy ustawy o KRS ani innych ustaw nie przewidują wprost żadnego wyłączenia w zakresie zgłoszenia sprawozdań finansowych i dokumentów do KRS, ta zasada powinna mieć zastosowanie również do składania wniosku za pośrednictwem S24.
Z doświadczenia wynika, że sądy rejestrowe akceptują praktykę zgłaszania sprawozdań finansowych i pozostałych dokumentów za pośrednictwem systemu S24 przez pełnomocnika procesowego, jeśli zachowane są wszelkie inne wymagania formalne i techniczne.
Od 1 października 2018 r.
Od 1 października 2018 r. zmienią się wymogi dotyczące sporządzania sprawozdań finansowych. Dotychczasowa forma papierowa zostanie zastąpiona formą elektroniczną.
Ponadto, każdy członek zarządu spółki oraz osoba odpowiedzialna za prowadzenie jej ksiąg rachunkowych będą zobowiązani do uzyskania albo podpisu kwalifikowanego elektronicznie, albo podpisu potwierdzonego zaufanym profilem ePUAP.
/>