Subskrybuj nas na Youtube
Jedna platforma dla każdego obywatela i przedsiębiorcy do korespondencji elektronicznej ze wszystkimi urzędami i sądami w Polsce? To pomysł nie tylko na rozwój e-administracji, ale i sposób na walkę z patologiami przy wysyłce papierowych pism
/>
Zaprezentowana w listopadzie br. przez Ministerstwo Cyfryzacji koncepcja usługi rejestrowanego doręczania elektronicznego to pokłosie obowiązywania od 1 lipca 2016 r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73, rozporządzenie eIDAS). Akt ten wymienia wspomnianą usługę, jako jedno z narzędzi służących do wzmacniania bezpieczeństwa i rozwoju rynku cyfrowego.
Uciążliwe rozdrobnienie
W praktyce resort cyfryzacji chce, by każda osoba fizyczna i prawna posiadała w wirtualnej przestrzeni jedną e-skrzynkę służącą do bezpłatnego kontaktu przez internet ze wszystkimi organami administracji publicznej i sądami. [ramka] Dziś dominuje bowiem rozdrobnienie. Funkcjonuje wiele różnych platform do e-komunikacji z podmiotami publicznymi, m.in. portal podatkowy administrowany przez Ministerstwo Finansów, elektroniczna platforma usług administracji publicznej (ePUAP) czy też system obsługujący elektroniczne postępowanie upominawcze w ramach e-sądu. Chcąc najpełniej korzystać z usług oferowanych przez e-administrację i e-sądownictwo, trzeba więc założyć konta użytkownika w wielu różnych systemach teleinformatycznych, co zdaniem resortu cyfryzacji zniechęca obywateli i przedsiębiorców.
Eksperci chwalą inicjatywę ministerstwa kierowanego przez Annę Streżyńską. – Bardzo się cieszę, iż podjęto działania dotyczące e-doręczeń pism w Polsce. Od lat podnoszę, iż obywatelom wraz z nadawaniem numeru PESEL należy tworzyć elektroniczną skrzynkę dla doręczeń wszelkiego rodzaju pism urzędowych – stwierdza prof. Dariusz Szostek, partner w Kancelarii Prawnej Szostek_Bar i Partnerzy. – Dobrze, że trwają prace nad pełnym wdrożeniem rozporządzenia eIDAS, w tym usługi e-doręczenia – dodaje dr Łukasz Goździaszek, adiunkt na Uniwersytecie Wrocławskim.
Nie powtórzyć błędów
Od strony infrastrukturalnej budowa systemu e-doręczeń ma się odbyć przez wydzielenie odpowiedniego modułu z ePUAP, a następnie jego zmodernizowanie i poprawienie funkcjonalności, analogicznie do przeprowadzonego w 2016 r. procesu wyodrębnienia z ePUAP profilu zaufanego. Następnie opracowane i wdrożone zostaną standardy e-doręczeń, aby system spełniał wymogi rozporządzenia eIDAS. Całością ma zająć się albo rządowa instytucja (Centralny Ośrodek Informatyki), albo podmiot wyłoniony w drodze zamówień publicznych.
Na razie nie wiadomo, czy po uruchomieniu systemu e-doręczeń utrzymana zostanie ePUAP. – Niewątpliwie ePUAP stanowi dziś istotny element wykorzystywany do komunikacji elektronicznej z urzędami, dlatego prowadzone przez nasz resort działania nie mogą go nie uwzględniać w prowadzonych pracach. Szczegółowe informacje w tym zakresie będą znane w pierwszym kwartale 2018 r. – zapowiada Karol Manys, rzecznik Ministerstwa Cyfryzacji.
Od strony technicznej system prawdopodobnie nie będzie wymagał inwestycji ze strony pojedynczych urzędów, ponieważ dostęp do e-skrzynek będzie zapewniony przez sieć – analogicznie jak ma to miejsce w przypadku ePUAP. Resort zakłada, że w ciągu trzech lat od wdrożenia e-doręczeń, co ma nastąpić w 2019 r., ponad 40 proc. obywateli w wieku 16–74 lat złoży deklarację cyfrowości, a więc dokument potwierdzający chęć komunikacji elektronicznej z administracją publiczną. – Po złożeniu deklaracji komunikacja cyfrowa będzie dwustronna i będzie obejmować wszystkie sprawy w relacji urząd–obywatel lub przedsiębiorca, co zastąpi dotychczasowe podejście, gdzie stosowanie komunikacji cyfrowej dotyczy tylko danej sprawy, a w pozostałych przypadkach stosuje się formę papierową – wyjaśnia Manys. Informację o tym, czy dany podmiot złożył deklarację cyfrowości, urzędnicy zaczerpną ze specjalnej bazy, która zostanie stworzona. Niezmienne pozostanie więc to, że korzystanie z komunikacji elektronicznej będzie wymagało podjęcia inicjatywy ze strony obywatela. Taką koncepcję chwali dr Goździaszek. – Obecnie komunikacja drogą elektroniczną z obywatelem jest powiązana z wcześniejszym wniesieniem przez stronę lub uczestnika postępowania pisma drogą elektroniczną. Jest to logiczne i uzasadnione, bo skoro ktoś wniósł pismo za pomocą internetu, to ma możliwości, aby je odebrać w analogiczny sposób – tłumaczy nasz rozmówca. – W pierwszej kolejności należy skupić się na upowszechnieniu dobrowolnego wnoszenia pism do podmiotów publicznych drogą elektroniczną – dodaje dr Goździaszek.
Dobrowolności w korzystaniu z e-doręczeń nie krytykuje również prof. Szostek. Zwraca on uwagę, że w społeczeństwie są bowiem osoby wykluczone cyfrowo, które z różnych przyczyn nie chcą zwiększać swoich kompetencji w zakresie korzystania ze środków komunikacji elektronicznej i nie powinno się zmuszać ich do zmiany tego podejścia. Z drugiej jednak strony zauważa, że system oparty na zasadzie, iż to obywatel inicjuje komunikację elektroniczną z urzędem, kompletnie nie sprawdził się w przypadku ePUAP. Platforma jest mało popularna, głównie dlatego, że korzystanie z niej wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. W konsekwencji wśród pism wpływających do organów przytłaczającą większość stanowią te papierowe. – Dlatego w przypadku e-doręczeń proponowałbym sytuację odwrotną niż dotychczasowa. Należałoby przyjąć, że zasadą jest doręczenie elektroniczne i dopiero na wyraźny wniosek obywatela organy komunikowałyby się z daną osobą w postaci tradycyjnej – proponuje prof. Szostek. – Natomiast nie mam wątpliwości, iż e-doręczenia powinny być jedyną dopuszczalną drogą komunikacji dla profesjonalistów załatwiających sprawy w urzędach, a więc przedsiębiorców, instytucji publicznych, prawników czy też księgowych – dodaje. Powołuje się przy tym na Memorandum Tallińskie, dokument przyjęty w październiku 2017 r. na nieformalnym szczycie cyfrowym przywódców UE, które stanowi, że cyfryzacja jest zasadą.
Kłopot z doręczeniami
Poprawa komfortu komunikacji elektronicznej z urzędami to niejedyny cel wdrożenia e-doręczeń. System ten może pomóc w walce z patologiami obecnie występującymi w urzędach przy papierowej wymianie pism. Gdy organ wszczyna postępowanie administracyjne, sprawdza adres w dostępnych rejestrach urzędowych. Niestety, te pełne są błędów i braków. Nie jest rzadkością, że w różnych bazach danych do tej samej osoby są przypisane różne adresy, zaś w przypadku części obywateli państwo w ogóle nie zna miejsca ich pobytu, co wynika z nieumiejętności wyegzekwowania obowiązku meldunkowego. W praktyce można wyrejestrować się spod danego adresu i nie zgłosić nowego.
Problemy występują również na gruncie stosowania instytucji doręczenia zastępczego, uregulowanej w art. 44 par. 4 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1257). Przykładowo, organy wysyłają zawiadomienia o wszczęciu postępowań administracyjnych na adresy zameldowania stron pobrane z rejestru PESEL. Adresaci nie odbierają korespondencji, ale na późniejszych etapach postępowań, gdy w różnoraki sposób dowiadują się o działaniach organów wobec siebie, udaje im się skutecznie kwestionować prawidłowość ich wszczęcia, podnosząc, że nie mieszkają pod adresem zameldowania. Sądy niejednokrotnie uznają taką argumentację. W postanowieniu z 25 stycznia 2016 r. (sygn. akt II Ns 1560/15) Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy wskazał, że nie można zastosować doręczenia zastępczego, jeśli przesyłkę wysłano na adres, pod którym co prawda dana osoba jest zameldowania, ale faktycznie tam nie mieszka. Z kolei Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z 20 lipca 2015 r. (sygn. akt III SA/Gd 518/15) stwierdził, że przepisy nie wiążą z zameldowaniem pod określonym adresem skutków w zakresie doręczania pism w prowadzonych przez organy postępowaniach, jeśli osoba fizyczna tam nie zamieszkuje. Taka interpretacja przepisów często uniemożliwia skuteczne działania organów.
– Prawidłowo i ergonomicznie wdrożony system e-doręczeń może ułatwić i przyspieszyć proces przekazywania pism stronom, eliminując większość wad aktualnego systemu opartego w dużej mierze o papier – uważa prof. Szostek. Jak bowiem wskazano, dzięki e-doręczeniom urzędy chcące skontaktować się z daną osobą otrzymają jedno miejsce w wirtualnej przestrzeni (e-skrzynkę), gdzie powinny dostarczyć pismo. Zniknie kwestia zmian adresów i aktualizacji danych w rejestrach.
Nieco bardziej sceptyczny jest w tym względzie dr Goździaszek. Nie chodzi tylko o to, że nie wiadomo, jak popularne staną się e-doręczenia. Ekspert dostrzega również, że opisywany system będzie sformalizowany. – Jakkolwiek mechanizm e-doręczeń zgodny z rozporządzeniem eIDAS jest potrzebny, to należałoby również zmniejszać zakres stosowania fikcji doręczenia poprzez dopuszczenie alternatywnych, bardziej elastycznych, ale za to niezwykle skutecznych metod doręczania elektronicznego połączonych z możliwością wykazania, że adresat faktycznie otrzymał pismo. Można sobie wyobrazić wykorzystanie popularnych mediów społecznościowych – wskazuje w rozmowie z DGP.
Jeden system do wszystkiego
E-doręczenia to system wymiany elektronicznej korespondencji, który zapewnia dowód wysłania i otrzymania danych (analogicznie do papierowej zwrotki pocztowej), a jednocześnie zabezpiecza przesyłane treści przed ryzykiem ich utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany.
