Dzieje się tak, ponieważ zakres danych zawartych w dokumencie jest szerszy aniżeli ten, do którego przetwarzania uprawnione są powiatowe zespoły orzecznicze – uznał generalny inspektor ochrony danych osobowych (GIODO).
Organ ten zaniepokoiła praktyka jednego z miejskich ośrodków pomocy społecznej, który zapewniał obsługę administracyjną miejskiemu zespołowi ds. orzekania o niepełnosprawności. W ramach wykonywanych obowiązków przyjmował wnioski o wydanie orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, przy czym wśród gromadzonych od obywateli dokumentów były kserokopie dowodów osobistych.
Badając sprawę, GIODO uznał, że miejski zespół żądając od wnioskodawców przedłożenia kopii dokumentów tożsamości, przekroczył upoważnienie do zbierania i przetwarzania danych osobowych.
Przesłanką legalizującą gromadzenie informacji przez wspomniany zespół jest par. 6 rozporządzenia ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z 15 lipca 2003 r. w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1110). Przepis ten wskazuje, że wniosek o wydanie orzeczenia zawiera imię i nazwisko, numer PESEL oraz miejsce urodzenia osoby zainteresowanej, jej adres zamieszkania, numer dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości, a także dane dotyczące sytuacji społecznej i zawodowej wnioskodawcy. Wniosek popiera się dokumentacją medyczną potwierdzającą zasadność uzyskania statusu osoby niepełnosprawnej.
Reklama
Pozyskując kserokopię dowodu osobistego, miejski zespół de facto wchodziłby w posiadanie szerszego niż wskazany w przywołanym przepisie zakresu danych. Dowód osobisty zawiera bowiem takie informacje, jak nazwisko rodowe, imiona rodziców czy też zdjęcie właściciela dokumentu. Zespół nie jest natomiast uprawniony do przetwarzania tych danych, w tym wizerunku wnioskodawcy. „Należy podkreślić, że przepisy (...) nie przewidują uprawnienia do pozyskiwania i przetwarzania kopii dowodu osobistego przez organy uprawnione ustawowo do rozpatrywania wniosku i wydania orzeczenia o niepełnosprawności. Tymczasem kopiowanie dowodów osobistych prowadzi do zebrania danych w zakresie szerszym, niż to jest konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są przetwarzane” – dodaje GIODO w wystąpieniu nr DOLIS-035-3216/16. Opisywane stanowisko wpisuje się wykładnię przepisów prezentowaną przez GIODO.
Ostrożnie z kopiowaniem dokumentów tożsamości
Urzędnicy powinni uważać i zbyt pochopnie nie wykonywać kopii dokumentów tożsamości (w tym dowodów osobistych) interesantów. Biuro GIODO pod kierownictwem dr Edyty Bielak-Jomaa jest znane m.in. z tego, że systematycznie walczy z kserowaniem tego typu dokumentów zarówno przez przedsiębiorców, jak i organy administracji publicznej. W 2016 r. GIODO zakazał np. firmom telekomunikacyjnym wykonywać kopie dowodów osobistych przy podpisywaniu umów z klientami, jego decyzję w 2017 r. poparł zaś Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie.
Powody takiego podejścia GIODO są dwa. Po pierwsze organ twierdzi, że dokumenty tożsamości służą wyłącznie do legitymowania się ich posiadacza w konkretnym miejscu i czasie, gdy ten osobiście załatwia jakąś sprawę. Po drugie zakres danych zawartych w dowodzie jest z reguły szerszy niżeli ten, do którego przetwarzania uprawniony jest określony podmiot, który taką kserokopię chce wykonać.