Nie można pominąć dorocznego spotkania i głosowania wspólników
W spółkach z o.o. co roku muszą odbyć się zwyczajne zgromadzenia wspólników. Powinno się to zdarzyć w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Przygotowania z tym związane trzeba jednak rozpocząć już, ponieważ np. sprawozdania finansowe powinny być gotowe w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego.
Zarząd powinien dotrzymać ustawowego terminu i przestrzegać procedur również dlatego, by wspólnikom, którzy mogliby się nie zgodzić z posiadaczami większości udziałów, wytrącić broń z ręki. Mogliby bowiem próbować podważać ważność uchwał podjętych na źle zwołanym zwyczajnym zgromadzeniu.
Kto decyduje
Zgromadzenia wspólników zwołuje zarząd. Podejmuje więc w tej sprawie najpierw uchwałę co do terminu zwyczajnego zgromadzenia. Gdyby jednak nie zwołał zebrania w ustawowym terminie lub czasie określonym w umowie spółki (nie jest bowiem wykluczone postanowienie umowy mówiące, że doroczne zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywa się np. w terminie 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, czyli do końca marca), to uprawnienie to uzyskują rada nadzorcza oraz komisja rewizyjna. O ile oczywiście zostały w spółce powołane. Co więcej, umowa spółki może takie nadzwyczajne uprawnienie w sprawie zwoływania zwyczajnych zgromadzeń przyznać także innym osobom. Warto się wobec tego zastanowić tam, gdzie nie ma innych organów z wyjątkiem zarządu, komu przyznać takie prerogatywy na wypadek takiej sytuacji. Następnie należy przygotować mówiący o tym aneks do umowy. Na mocy samej ustawy bowiem wspólnik albo wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego mogą żądać zwołania jedynie nadzwyczajnego zgromadzenia.
Zawiadomienie
Warunkiem prawidłowego zwołania zwyczajnego zgromadzenia jest zawiadomienie wszystkich wspólników wpisanych do księgi udziałów. Kiedy jednak udział należy do więcej niż jednego wspólnika, zarząd o zgromadzeniu musi zawiadomić albo przedstawiciela współwłaścicieli, albo – gdy go nie wyznaczono – któregokolwiek zainteresowanego.
Konieczne jest dokładne wskazanie w zawiadomieniach daty, godziny i miejsca zgromadzenia oraz szczegółowego porządku obrad. Zgromadzenie zwołuje się za pomocą listów poleconych lub kurierskich przesyłek wysłanych co najmniej na dwa tygodnie przed terminem. Nadanie przesyłki na adres figurujący w księdze udziałów wystarcza, by uznać je za prawidłowe, nawet gdyby się okazało, że listu nie dało się zainteresowanemu doręczyć. Wysyłanie zaproszeń pocztą elektroniczną dopuszczalne jest tylko wobec wspólników, którzy pisemnie zgodzili się na taki tryb powiadamiania ich i wskazali adresy, na które mają być wysłane e-maile. Jeśli jednak ten tryb nie dotyczy wszystkich pozostali udziałowcy muszą być zawiadamiani w sposób tradycyjny. Tak więc spółka może, choć nie musi korzystać z poczty elektronicznej. Jeżeli więc nawet wspólnik zaakcepował wysyłanie mu zawiadomień o zgromadzeniach przez internet, to członkom zarządu wolno zdecydować, że dla pewności wszystkim prześlą zawiadomienia wraz z niezbędnymi dokumentami na papierze.
W wypadku e-maili przyjmuje się, że zostały wysłane wtedy, kiedy umieszczono je na serwerze odbiorcy tak, by mógł tę przesyłkę odebrać. Jeżeli więc list utknął na serwerze nadawczym albo z innych przyczyn nie dotarł do serwera odbiorcy, nie można mówić o skutecznym wysłaniu zawiadomienia. Dzieje się tak również, gdy spółka otrzymuje komunikat o niemożności doręczenia e-maila na konto odbiorcy.
Sposób zawiadamiania o zwyczajnym zgromadzeniu jest ważny dlatego, że udział w nim jest podstawowym prawem wspólnika. Dlatego właśnie temu, kto nie pojawił się na nim i nie glosował z przyczyn leżących po stronie spółki, przysługuje prawo do uchylenia uchwał podjętych pod jego nieobecność.
Trzeba również pamiętać, że w razie planowanej zmiany umowy spółki zawiadomienie o zwyczajnym zgromadzeniu wspólników powinno pokazywać treść nowych postanowień.
Gdzieś w Polsce
Zgromadzenia odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa nie wskazuje innego miejsca. Chodzi więc o miejscowość, w której urzęduje zarząd przedsiębiorcy. Zgromadzenie może się jednak odbyć gdzie indziej, o ile zgodzą się na to na piśmie wszyscy wspólnicy. Zawsze musi to jednak być w Polsce. Kiedy jednak umowa spółki wskazuje inne miejsce odbywania zgromadzeń niż siedziba spółki, to zarząd nie może wybierać między tym adresem a siedzibą spółki.
W zaproszeniu zawsze trzeba podać miejscowość i dokładny adres spotkania. Jest to o tyle ważne, że zwołanie zgromadzenia z naruszeniem tej zasady jest podstawą, która pozwala zaskarżyć uchwały i wytoczyć powództwo o stwierdzenie ich nieważności.
Przedmiot obrad
Porządek dorocznych obrad w każdej spółce z o.o. powinien obejmować co najmniej:
● rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki,
● rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego spółki za poprzedni rok obrotowy,
● powzięcie uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty (przy czym możliwe jest wyłączenie w umowie spółki tej kwestii spod kompetencji zgromadzenia wspólników i wówczas zgromadzenie się nią nie zajmuje),
● udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Warto przy tym pamiętać, że skwitowania udziela się wszystkim osobom, które pełniły funkcje w organach spółek w ostatnim roku obrotowym, czyli również tym, których mandaty wygasły przed datą dorocznych zgromadzeń.
Prócz tego przedmiotem zwyczajnych zgromadzeń może być rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego grupy kapitałowej (w rozumieniu przepisów o rachunkowości), podobnie jak inne sprawy uznane za ważne dla spółki czy konieczne do rozpatrzenia w tym czasie przez właścicieli. Przykładem może być rozważenie zawarcia umowy o nabycie dla spółki nieruchomości lub środków trwałych za cenę wyższą od jednej czwartej kapitału zakładowego, choć nie niższą niż 50 tys. zł, o ile ma być podpisana przed upływem dwóch lat od zarejestrowania spółki i nie była przewidziana w jej umowie. Podobnie jest z rozporządzeniem prawem lub zaciąganiem zobowiązań polegających na świadczeniu, powiedzmy, usług o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego, o ile oczywiście umowa spółki nie stanowi inaczej.
Nie może jednak być zmieniony w trakcie zgromadzenia zapowiedziany porządek obrad. Wyjątkiem są sytuacje, w których na dorocznym spotkaniu reprezentowany jest cały kapitał zakładowy i nikt z obecnych nie sprzeciwia się podjęciu nieujętej w porządku obrad uchwały.
Jak głosować
W sprawach związanych z rozpatrywaniem i zatwierdzaniem sprawozdań z działalności spółek i sprawozdań finansowych czy udzieleniem absolutorium władzom, czyli przede wszystkim zarządowi, wykluczone jest głosowanie pisemne. Wiąże się to z tym, że w kwestiach newralgicznych nie mogą być powzięte uchwały bez odbycia zgromadzenia. I to nawet gdyby wszyscy wspólnicy wyrazili na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być podjęte w takich sprawach albo pozwolili na pisemne głosowanie. Niemniej warto pamiętać, że przy możliwości wyłączenia w umowie spółki decyzji o podziale zysku lub pokryciu strat spod uchwał wspólników sprawy te mogą być traktowane bardziej liberalnie – zgodnie zresztą z wolą właścicieli udziałów, choć i one co do zasady powinny być rozpatrywane jawnie i ustnie na dorocznym zgromadzeniu wspólników.
Wzór pełnomocnictwa
Miasto, 6 marca 2014 r.
Jan IksińskiWielkie
ul. Jakakolwiek 1 m. 7
00-000 Wielkie Miasto
PEŁNOMOCNICTWO
Jan Iksiński (PESEL 80031201200), wspólnik spółki ABC sp. z o.o. z siedzibą w Wielkim Mieście, o numerze w KRS ......... umocowuje niniejszym Annę Igrekowską (PESEL 81021502600), zamieszkałą w Małym Mieście przy ul. Prostej 7a, legitymującą się dowodem osobistym DEF1234567, do reprezentowania jego interesów przez uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników spółki ABC sp. z o.o., które ma się odbyć 31 marca 2014 r., oraz przez wykonywanie w jego imieniu prawa głosu.
Jan Iksiński
Podstawa prawna
Ustawa z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).
TRZY PYTANIA
Wojciech Łukowski sędzia Sądu Okręgowego we Wrocławiu
Czasem umykają nawet oczywistości
Na jakie kwestie wspólnicy powinni zwrócić szczególnie baczną uwagę w czasie zwyczajnego, dorocznego zgromadzenia?
Uwrażliwiałbym na problem wygaśnięcia mandatu członka zarządu. Ostrość problemu zależy oczywiście od tego, na jak długą jest on powoływany kadencję. Jeśli bowiem wybierany jest na ponad rok, to jego mandat wygasa wraz z odbyciem zgromadzenia wspólników zatwierdzającym sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Warto więc przy okazji zwrócić uwagę na powoływanie zarządu na czas nieoznaczony i na konieczność podjęcia uchwały w tej sprawie. Przeważa bowiem pogląd, zasadnie zresztą, o niedopuszczalności powoływania zarządu w ten sposób. Każdego członka zarządu trzeba więc powoływać każdego roku. Co prawda można utrzymywać, że w razie niepodjęcia stosownej uchwały zamiarem zgromadzenia, które udzielało absolutorium członkowi zarządu i nie wybrało innej osoby, było przedłużenie mandatu, niemniej takie tłumaczenie jest ostatecznością. I można stosować je tylko w razie kłopotów. Tym bardziej że w razie konfliktu w spółce wątpliwości bywają podnoszone długo po odbyciu zgromadzenia.
Oczywiście należy pamiętać o udzielaniu członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków, choć myślę, że nawet najmniejsze spółki już o tym nie zapominają.
Czy w przeciętnej spółce z o.o. zarząd pamięta o konieczności przygotowania sprawozdania finansowego, niekiedy wraz z opinią rewidenta, jeszcze przed zwołaniem zgromadzenia?
Różnie z tym bywa. Spółki mają na sporządzenie sprawozdania – ewentualnie wraz z opinią rewidenta – trzy miesiące, a nie sześć, jak się niekiedy wydaje zarządom. Ten drugi termin dotyczy tylko zwołania zgromadzenia, które ma zatwierdzić sprawozdanie. Przecież opinia rewidenta powinna być udostępniona zgromadzeniu, a nie tylko przesłana sądowi rejestrowemu. Są jednak spółki, które chodzą w tej kwestii na skróty, zakładając, że wspólnicy i bez tego znają kondycję swojej spółki.
Zdarza się też, że pełnomocnictwa budzą emocje...
Właśnie. Kodeks spółek handlowych wyraźnie wskazuje możliwość udzielenia pełnomocnictwa do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników oraz do wykonywania prawa głosu. Musi ono być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Zdarzają się jednak perturbacje związane z umocowaniem niewspominającym o głosowaniu. Dlatego trzeba pamiętać o wyszczególnieniu obydwu kwestii.
Nie bez znaczenia jest również to, że pełnomocnictwo dotyczy konkretnej spółki. Tymczasem spotkałem się z przypadkiem nowo zarejestrowanego przedsiębiorcy, na którego zgromadzeniu prawo głosu usiłował wykonywać członek rodziny wspólnika na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przed powstaniem tej spółki. Umocowanie to było sformułowane ogólnie, do wykonywania prawa głosu w spółkach w imieniu konkretnej osoby. Skoro jednak kodeks wymaga dołączenia pełnomocnictwa do księgi protokołów, to trzeba w nim skonkretyzować spółkę, której dotyczy.
Poza tym mamy problemy z udzielaniem pełnomocnictw do głosowania na zgromadzeniu członkom zarządu. Tymczasem takie osoby nie mogą być pełnomocnikami.