Na działającej od trzech lat Platformie Usług Elektronicznych ZUS jest już zarejestrowanych ponad milion profili. Wśród nich spora część to konta przedsiębiorców, którzy dzięki systemowi mogą nie tylko kontaktować się z ZUS w sprawach rozliczeń, ale także samodzielnie uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenia emerytalne i zdrowotne za swych pracowników.

Zaświadczenie można uzyskać na różne sposoby

Zaświadczenie można uzyskać na różne sposoby

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Wydawałoby się, że jest to idealne rozwiązanie dla firm startujących w przetargach. Zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami jest bowiem wymagane w każdym z nich, przy tym traci ważność już po trzech miesiącach. A miesięcznie w całej Polsce wydaje się ok. 65 tys. takich dokumentów. Zamiast więc co kwartał biegać do oddziału ZUS, przedsiębiorca może wygenerować je samodzielnie, korzystając z platformy PUE. Zachęty do tego można zresztą znaleźć na stronach niektórych oddziałów ZUS, gdzie wprost mówi się o możliwości posłużenia się takim e-dokumentem w publicznych przetargach. Tyle teoria.

Samodzielna weryfikacja

W praktyce posłużenie się zaświadczeniem elektronicznym może skończyć się wykluczeniem z przetargu. Na pewno nie wystarczy dołączenie do oferty samego wydruku i to mimo że zamawiający może samodzielnie zweryfikować jego prawdziwość poprzez specjalnie utworzoną do tego stronę internetową. Dlaczego tak się dzieje?

– Niestety, prawo nie przewidziało tej formy zaświadczenia. O ile np. wydruk z internetowego konta bankowego może służyć jako potwierdzenie stanu posiadanych środków, bo wynika to wprost z przepisów, o tyle wydruk z PUE ZUS już nie – wyjaśnia Artur Wawryło, ekspert z Centrum Obsługi Zamówień Publicznych.

Potwierdzenie jego słów można znaleźć w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej. Jedna z firm startujących w przetargu na dostarczenie wodorowęglanu sodu niezbędnego w procesie oczyszczania ścieków jako poświadczenie terminowego opłacania składek ZUS przedstawiła właśnie wydruk z PUE. Zamawiający zaakceptował ten dokument. Samodzielnie, za pomocą serwisu internetowego https://ssl.zus.pl/zn/ zweryfikował jego autentyczność i uznał, że potwierdza on fakt niezalegania ze składkami.

Do innych wniosków doszła natomiast KIO, do której konkurencyjny wykonawca złożył odwołanie. Jej zdaniem wydruk nie może być uznany za oryginał zaświadczenia ZUS i dlatego nie stanowi potwierdzenia niezalegania ze składkami.

Zabrakło przepisów

Kluczowy dla rozstrzygnięcia tego sporu był par. 7 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013 r. poz. 231). Zgodnie z nim dokumenty (w tym zaświadczenia ZUS) są przedkładane w oryginale lub kopii poświadczonej przez wykonawcę za zgodność z oryginałem. W przypadku dokumentów elektronicznych muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.

– Zaświadczenie zostało wygenerowane z systemu ZUS, jednakże nie można zgodzić się z twierdzeniem, że taki wydruk, na wzór odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, stanowi dokument urzędowy, niewymagający dalszego poświadczania za zgodność z oryginałem – podkreśliła w uzasadnieniu wyroku przewodnicząca składu orzekającego Agata Mikołajczyk (sygn. akt KIO 225/15).

KIO przeanalizowała też inne dokumenty elektroniczne i uznała, że możliwość posługiwania się wydrukami z nich jako dokumentami urzędowymi zawsze wynika wprost z przepisów. I tak w przypadku odpisu z KRS art. 4 ust. 4aa ustawy o KRS (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1203 ze zm.) stanowi, że wydruki komputerowe mają moc zrównaną mocy dokumentów wydanych przez Centralną Informację KRS, o ile posiadają cechy umożliwiające ich weryfikację. Z kolei w ustawie – Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 128 ze zm.) wskazano, że nawet gdy ustawa zastrzega formę pisemną, to czynności dokonane elektroniczne są jej równoważne (art. 7 ust. 3).

– Powyższe wskazuje, że dokument wygenerowany z danego systemu będzie posiadał moc urzędową (będzie funkcjonował w obrocie jako oryginał) tylko wtedy, jeśli odpowiednia ustawa tak przewiduje. W przypadku zaświadczeń wygenerowanych z ZUS ustawa nie przewiduje takiej możliwości – zauważyła przewodnicząca.

W formie elektronicznej

Czy to oznacza, że nie ma żadnej możliwości posłużenia się elektronicznym zaświadczeniem ZUS? Zdaniem ekspertów – niekoniecznie, ale trzeba posłużyć się elektroniczną wersją, a nie wydrukiem.

– Można po prostu przesłać zamawiającemu elektroniczne zaświadczenie opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym na jego skrzynkę e-mail – radzi Artur Wawryło.

– Dla bezpieczeństwa doradzałbym jeszcze dołączyć do papierowych dokumentów wydruk poświadczony za zgodność z oryginałem, ale sam dokument w postaci elektronicznej i tak musi wystarczyć – dodaje.

Możliwość składania dokumentów w formie elektronicznej potwierdził jednoznacznie Sąd Okręgowy w Kaliszu (sygn. akt II Ca 675/14). Zmienił on wcześniejszy wyrok KIO, uznając, że zamawiający nie ma prawa ograniczać możliwości przyjmowania dokumentów potwierdzających spełnienie warunków wyłącznie do formy papierowej.