Jeżeli z jakichkolwiek powodów treść oferty lub załączonych do niej dokumentów budzi wątpliwości pod kątem dokonanych tłumaczeń, zamawiający, kierując się zasadą należytej staranności przy prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, powinien dążyć do ich wyjaśnienia.
Zgodnie z przepisami ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim. Oznacza to, że zarówno dokumentacja postępowania przygotowywana przez zamawiającego, jak i treść oferty, wniosków, oświadczeń i innych dokumentów składanych przez wykonawców winna być sporządzona w całości w języku polskim. W swoim wyroku z 28 marca 2013 r. (sygn. akt: KIO 599/13) Krajowa Izba Odwoławcza uznała m.in., że "Przyjęcie w postępowaniu o udzielenie zamówienia, tym bardziej do oceny merytorycznej oferty, dokumentu złożonego w całości w języku obcym (innym niż język polski) prowadziłoby do naruszenia zasady art. 9 ust. 2 p.z.p., tj. zasady prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w języku polskim. (...) Brak potwierdzenia spełniania merytorycznego wymogu SIWZ – a takim brakiem potwierdzenia jest niewątpliwie brak dokumentu w polskiej wersji językowej – skutkuje stwierdzeniem, że wykonawca nie spełniania merytorycznych wymogów SIWZ".
Z powyższego wynika, że złożenie oferty w języku obcym w całości lub części stanowi o jej wadzie merytorycznej (nie formalnej), dotyczącej niezgodności z treścią SIWZ, a nadto z treścią ustawy i jako taka będzie podlegała odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy p.z.p. Dopuszczalność posługiwania się elementami języków innych niż język polski wynika z art. 11 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz.U. 2011 Nr 43, poz. 224 j.t. ze zm.) i ma charakter wyjątkowy.
Mając na względzie powyższe stwierdzić należy, że przyjęcie przez zamawiającego dokumentu sporządzonego w języku innym, niż język polski prowadziłby do naruszenia zasady wyrażonej w art. 9 ust. 2 ustawy. Zgodnie z brzmieniem par. 7 ust. 4 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, dokumenty składane w języku obcym muszą być złożone wraz z dokonanym przez wykonawcę (nie tłumacza przysięgłego) tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie nie jest wymagane, jeżeli zamawiający wyraził zgodę, o której mowa w art. 9 ust. 3 ustawy.
Zasadniczy problem pojawia się w sytuacji, gdy przedłożone dokumenty tj. dokument w oryginalnym języku i dokument przetłumaczony różnią się w zakresie treści, a treść tłumaczenia odbiega od informacji wynikających z oryginału w sposób, który może mieć wpływ na wynik postępowania.
Należy pamiętać, że zamawiający zobowiązany jest do prowadzenia postępowania z należytą starannością i na każdym etapie badania i oceny ofert ma instrumenty służące wyjaśnianiu wątpliwości związanych z ich treścią, takie jak wezwanie do uzupełnienia dokumentów lub złożenia wyjaśnień w trybie art. 26 ust. 4 ustawy oraz art. 87 ustawy.
Nie podlega w ocenie piszących dyskusji, że dostrzeżenie nieścisłości pomiędzy dokumentem oryginalnym i przetłumaczonym nie może zostać pominięte przez zamawiającego, bowiem winien on dążyć do wyjaśnienia wszelkich niejasności w ofertach. Pojawia się jednak pytanie, jak głęboko zamawiający powinien ingerować w tłumaczenie dokumentów. Nie budzi wątpliwości sytuacja, kiedy dokument złożony jest w jednym z powszechnie używanych języków obcych, który każdy w mniejszym bądź większym zakresie zna chociażby w podstawach, a błędy w tłumaczeniu są widoczne na pierwszy rzut oka czytającego. Można sobie jednak wyobrazić sytuację, w której w postępowaniu złożono oferty zawierające dokumenty w różnych językach - jedna w języku powszechnie używanym (np. angielski), druga w języku nieznanym powszechnie (np. hebrajski). Zamawiający dostrzeże zapewne błędy w języku angielskim, jednakże może nie zwrócić najmniejszej uwagi na błędy w tłumaczeniach z języka hebrajskiego, z uwagi na brak znajomości tego języka. Analiza przypadku prowadzi do pytania, czy może dojść do sytuacji, w której zamawiający narazi się na zarzut nierównego traktowania wykonawców, kiedy od jednych będzie wymagał większej precyzji tłumaczenia, niż od innych.
Pamiętając, że zamawiający musi dążyć do wyjaśnienia wszelkich nieścisłości w złożonych ofertach i wybrać ofertę zgodnie z przepisami ustawy, niemożliwe jest pominięcie błędów lub rozbieżności dostrzeżonych między dokumentami oryginalnymi, a tłumaczeniami, nawet jeśli nie wszystkie błędy zostaną przez zachowującego należytą staranność zamawiającego wykryte. Z jednej strony nie można wymagać od zamawiającego, by oceniał oferty z udziałem tłumaczy, z drugiej nie można dopuścić do sytuacji, w której pomijane będą ewidentne błędy i rozbieżności w ofertach, wynikające z nieprawidłowego tłumaczenia. Każdy dostrzeżony błąd winien być przez zamawiającego wyjaśniony, niezależnie od tego czy wynika on z tłumaczenia, czy zawiera się w dokumentach złożonych w języku polskim. Nie można zgodzić się ze stanowiskiem, iż zamawiający związany jest jedynie i w każdym przypadku wyłącznie treścią dokumentu polskiego. O ile bowiem obowiązuje strony postępowania zasada języka polskiego, opisana w pierwszej części artykułu, o tyle sprzeczne z podstawowymi zasadami prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego byłoby dopuszczenie do sytuacji, w której ewidentne niespełnienie wymagań Zamawiającego, wynikające z dokumentu oryginalnego, zostałoby pominięte wobec treści zawartej w przygotowanym przez wykonawcę tłumaczeniu.
W wyroku z 2 lipca 2010 r. (sygn.akt KIO/UZP 1214/10) KIO wskazała, że skoro wykonawca mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, składa dokument w języku obcym wraz z jego tłumaczeniem na język polski, zamawiający oceniając dokumenty i ustalając, że tłumaczenie dokumentu nie jest zgodne z jego oryginalną wersją, zobowiązany jest dokonać czynności związanych z wyjaśnieniem rozbieżności. Niezależnie od powyższych rozważań należy jednak pamiętać, że zamawiający nie ma obowiązku badania prawidłowości dokonanych tłumaczeń (wskazała to KIO w wyroku z 9 września 2008 r., sygn. akt: KIO/UZP 889/08). Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w języku polskim, zatem zamawiający miał prawo oprzeć się na tłumaczeniu.
Reasumując: jeżeli z jakichkolwiek powodów treść oferty lub załączonych do niej dokumentów budzi wątpliwości pod kątem dokonanych tłumaczeń, zamawiający kierując się zasadą należytej staranności przy prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powinien dążyć do ich wyjaśnienia, nie ma natomiast obowiązku badania treści dokumentu złożonego w języku obcym, jeżeli zamawiający nie zastosował w postępowaniu wyjątku, o którym mowa w art. 9 ust. 3 p.z.p, albowiem co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest prowadzone w języku polskim, a zamawiający ma prawo oprzeć się na dokonanych przez wykonawcach tłumaczeniach.