W spółce z o.o. tworzenie kapitałów innych niż zakładowy zasadniczo jest fakultatywne. Gdy udział w spółce jest obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, to nadwyżkę przenosi się do kapitału zapasowego. Ponadto dokonując podziału zysku spółki z o.o., zgromadzenie wspólników może jego całość albo część przeznaczyć na kapitał zapasowy lub rezerwowy. Kwoty przeniesione z utworzonych z zysku kapitałów zapasowego i rezerwowych mogą być zasadniczo wykorzystane przy podziale zysków za kolejne lata obrotowe. Poza tym uchwałą wspólników o zmianie umowy spółki można podwyższyć kapitał zakładowy, przeznaczając na ten cel środki z kapitału zapasowego lub kapitałów (funduszy) rezerwowych utworzonych z zysku spółki (podwyższenie kapitału zakładowego ze środków spółki).

W spółce akcyjnej obligatoryjnie należy utworzyć kapitał zapasowy na pokrycie jej strat. Przelewa się tam co najmniej 8 proc. zysku za dany rok obrotowy. Należy to robić, aż kapitał ten nie osiągnie co najmniej jednej trzeciej kapitału zakładowego. Do kapitału zapasowego trzeba też przenieść nadwyżki osiągnięte przy emisji akcji powyżej ich wartości nominalnej, a pozostałe – po pokryciu kosztów emisji akcji. Do kapitału zapasowego wpływają też dopłaty, które uiszczają akcjonariusze w zamian za przyznanie szczególnych uprawnień ich dotychczasowym akcjom, o ile te dopłaty nie będą użyte na wyrównanie nadzwyczajnych odpisów lub strat. Statut spółki akcyjnej może przewidywać tworzenie innych kapitałów na pokrycie szczególnych strat lub wydatków (kapitały rezerwowe). O użyciu kapitału zapasowego i rezerwowego rozstrzyga walne zgromadzenie. Jednak części kapitału zapasowego w wysokości jednej trzeciej kapitału zakładowego można użyć tylko na pokrycie straty wykazanej w sprawozdaniu finansowym.

dr Marcin Borkowski, radca prawny w kancelarii Grynhoff Woźny Wspólnicy