Projekt założeń nowej ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego autorstwa resoru spraw wewnętrznych przewiduje, że będą one sporządzane, oprócz formy papierowej w księdze stanu cywilnego, także w formie elektronicznej. E-dokumenty będą miały równą moc dowodową jak akta tradycyjne. Ze względów bezpieczeństwa dokumenty papierowe zostaną jednak zachowane do czasu zgromadzenia doświadczeń z funkcjonowania bazy usług stanu cywilnego.

Moc dowodowa

Wątpliwości co do takich rozwiązań zgłosiło Rządowe Centrum Legislacji. Dopytuje MSW, czy będzie dopuszczalna dwoistość rejestracji papierowej i elektronicznej w jednym urzędzie, czy też mają to być formy alternatywne. „Jeżeli projektodawca zakładałby model równoległej rejestracji w jedynym urzędzie stanu cywilnego, dodatkowo należy wskazać, jaką moc dowodową będzie posiadała każda z tych form rejestracji, z przesądzeniem która z tych form jest rejestracją autentyczną” – radzi RCL. Brak takich przepisów spowoduje ogromne problemy w przypadku różnic zapisów między formą elektroniczną i papierową.

RCL ocenia, że nieuzasadnione jest prowadzenie równolegle rejestracji na papierze i w formie elektronicznej o jednakowej mocy dowodowej. Eksperci twierdzą, że nowa ustawa powinna zakładać jako model docelowy tylko elektroniczną rejestrację stanu cywilnego, a na mocy przepisów przejściowych powinna być dopuszczona kontynuacja rejestracji papierowej w stosunku do aktów prowadzonych obecnie w tej formie.

Bezpieczeństwo bazy

Z kolei Polskie Towarzystwo Kryminalistyczne w kontekście informatyzacji aktów zwraca uwagę na problem bezpieczeństwa dokumentów USC. Wskazuje na konieczność wprowadzenia zabezpieczeń (np. znak wodny, papier o właściwościach umożliwiających grawerowanie laserowe). Wytyka, że zgodnie z projektem odpisy aktów stanu cywilnego i zaświadczeń będą mogły być sporządzane w formie wydruku z systemu teleinformatycznego, opatrzonego tylko pieczęcią urzędową i podpisem kierownika USC. „Pieczęć i podpis kierownika USC, to zdecydowanie niewystarczające środki zabezpieczające tego rodzaju dokumenty przed ich podrabianiem, nawet przy użyciu najprostszych technik biurowych” – ostrzega organizacja.

Kopiowanie ksiąg

Dyskusyjne jest też wprowadzenie możliwości sporządzania kserokopii ksiąg stanu cywilnego. Obecne przepisy nie przewidują możliwości wydawania takich kserokopii ani fotokopii. MSW chce jednak zliberalizować te zasady i dopuścić możliwość takiego powielania dokumentów, jednak w zależności od stanu księgi. „Proponowana możliwość dokonywania kserokopii i fotokopii z ksiąg stanu cywilnego jest sprzeczna z ideą ograniczonego dostępu do tych danych” – wskazuje jednak w swej opinii RCL. Prawo do odpisów i zaświadczeń mają mieć kierownicy USC w związku z wykonywaniem rejestracji stanu cywilnego, a także sądy, prokuratury, osoby, których akt dotyczy, lub ich przedstawiciele ustawowi, a także inne osoby, które wykażą interes prawny, i organizacje społeczne, jeżeli będzie to zgodne z ich celami statutowymi i będzie za tym przemawiał interes społeczny. Nie wskazano natomiast, kto miałby prawo do występowania o kserokopie samych ksiąg. Takie rozwiązanie może być także niezgodne z zasadą ochrony życia prywatnego (art. 47 konstytucji).

„Negatywnie co do zasady ocenić należy umożliwienie dokonywania kserokopii i fotokopii z ksiąg stanu cywilnego, co ma stanowić realizację postulatów genealogów. W tym zakresie zdecydowanie należy opowiedzieć się za ochroną prywatności osób, których dotyczą dane zawarte w aktach stanu cywilnego. W każdym razie istotne byłoby sprecyzowanie kręgu osób i okresu, którego mogłoby to dotyczyć” – ocenia też Krajowa Rada Sądownictwa.

Etap legislacyjny

Projekt założeń w uzgodnieniach międzyresortowych