Właściciele lokali nie muszą osobiście uczestniczyć w dorocznych zebraniach wspólnoty. Jednak żeby było możliwe podejmowanie uchwał, nieobecni powinni umocować do uczestnictwa i głosowania w swoim imieniu inną osobę.
Do pełnomocnictw pozwalających uczestniczyć w zebraniach i głosować w cudzym imieniu stosuje się przepisy kodeksu cywilnego.

Udział i głosowanie

Wystarczy, że właściciel mieszkania, lokalu użytkowego czy nawet garażu napisze na kartce (po to, by prowadzący zebranie i głosowanie nie mieli wątpliwości kto, kogo, do czego umocował), że czyni panią lub pana X swoim pełnomocnikiem do udziału i głosowania nad wszystkimi uchwałami, jakie zostaną podjęte na zebraniu wspólnoty Y określonego dnia lub tylko niektórych, ściśle określonych, jeżeli taka jest jego wola.
Umocowany nie musi być członkiem rodziny mocodawcy ani z nim mieszkać. Może być np. najemcą (w innej sytuacji najemcy lub osoby zajmujące lokal na innej podstawie niż własność nie mają prawa do udziału w głosowaniu) albo sąsiadem (w tym wypadku nie ma znaczenia, czy sąsiad jest właścicielem, czy zajmuje mieszkanie bez tytułu prawnego). Nie jest też istotne, czy reszta członków wspólnoty uważa umocowanego za osobę właściwą, czy nie. Wyłącznie właściciel udzielający pełnomocnictwa decyduje, komu udziela pełnomocnictwa. To on musi mieć przekonanie, że umocowany dobrze zadba o jego interesy, bez względu na to, czy zna przepisy powszechnie obowiązującego prawa i regulamin wspólnoty (jeżeli taki został uchwalony). Wyłącznie zdrowy rozsądek nakazuje, by właściciel nie udzielał pełnomocnictwa osobie mającej sprzeczne interesy z tym, co on uważa za słuszne. Gdyby natomiast wypowiedzi pełnomocnika na zebraniu świadczyły o nieznajomości rzeczy, prowadzący je lub inni członkowie zarządu powinni wyjaśnić mu, czego problem dotyczy.

Tak jak właściciel

Pełnomocnictwo udzielone przez właściciela może też dotyczyć składania podpisów świadczących o przyjęciu, odrzuceniu lub wstrzymaniu się od głosu w przypadku uchwał głosowanych przez kwerendę, czyli zbieranie podpisów niezależnie od zebrania wspólnoty.
Każdy podpis złożony przez pełnomocnika rodzi dla mocodawcy takie same skutki jak jego własne działanie.
Jeżeli ktoś udzielił dziecku, ojcu, żonie czy komuś obcemu pełnomocnictwa ogólnego, to osoba taka może reprezentować mocodawcę i na zebraniu wspólnoty. Trzeba tylko pamiętać, że pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie.
Podstawa prawna
Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 ze zm.).