Organ gminy, który dokonuje zameldowania na pobyt stały, ma obowiązek przekazać dane osoby zameldowanej i zawiadomić o jej nowym miejscu pobytu gminę właściwą dla poprzedniego miejsca pobytu stałego.

Podobny obowiązek zawiadamiania i przekazywania danych ciąży na organie gminy w razie zameldowania osoby na pobyt czasowy trwający ponad trzy miesiące. Przekazywanie danych zawsze musi odbywać się w sposób, który uniemożliwia do nich dostęp nieuprawnionym. Następuje ono z wykorzystaniem wydruku z systemu teleinformatycznego, który powinien być opatrzony pieczęcią organu oraz podpisem i pieczęcią uprawnionego pracownika tego organu. Dane muszą zostać przekazane w ciągu 4 dni roboczych od dnia otrzymania informacji. Można je też przekazać z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Obowiązek przekazywania danych odbywa się także w odwrotnym kierunku i ciąży na gminie właściwej dla miejsca poprzedniego stałego miejsca pobytu osoby, która dopełniła na nowym terenie obowiązku meldunkowego. Jej dane przesyłane są wówczas organowi gminy właściwego ze względu na jej nowe miejsce pobytu stałego.

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 grudnia 2010 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz.U. nr 257, poz. 1742).