Ewidencja ludności prowadzona jest w systemie teleinformatycznym na podstawie danych osobowych, które zostały zgłoszone przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego oraz dokonywaniu zgłoszeń (np. urodzenia dziecka lub zmian w obywatelstwie). Prowadzona jest w formie zbiorów meldunkowych oraz zbioru danych osobowych PESEL. Zbiór meldunkowy ma formę zbioru danych stałych mieszkańców, zbioru danych byłych mieszkańców, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców, którzy są zameldowani na pobyt czasowy trwający ponad trzy miesiące oraz zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający do trzech miesięcy.

Organ gminy aktualizuje dane w gminnym zbiorze meldunkowym na podstawie: zameldowania lub wymeldowania, zmiany danych objętych rejestracją stanu cywilnego, zmiany imienia lub nazwiska, zmiany obywatelstwa, zmiany dowodu osobistego, zmiany numeru PESEL oraz zmiany danych niezbędnych do ustalenia obowiązku wojskowego.

Zgłoszenie zameldowania

Gdy organ gminy przyjmuje zgłoszenie zameldowania na pobyt stały, to wówczas wprowadza do zbioru danych stałych mieszkańców dane z tego formularza, które dotyczą m.in.: nazwiska, imion, nazwiska rodowego, nazwiska i imion poprzednich, imion rodziców, stanu cywilnego, imienia i nazwiska małżonka oraz jego nazwiska rodowego, płci, daty i miejsca urodzenia, obywatelstwa, numeru PESEL. Zamieszcza też dane dotyczące obowiązku wojskowego.

Chodzi tutaj o stopień wojskowy, nazwę, serię i numer wojskowego dokumentu osobistego, z oznaczeniem wojskowej komendy uzupełnień. Oprócz tego wprowadza informację o adresie poprzedniego miejsca pobytu stałego, adresie nowego miejsca pobytu stałego, rodzaju, serii i numerze dokumentu tożsamości i wykształceniu.

Poprzednie adresy

Oprócz tego zbiór zawiera również poprzednie adresy zameldowania na pobyt stały lub czasowy trwający ponad trzy miesiące oraz tryb wymeldowania, a także numer i serię dowodu osobistego oraz poprzednich dowodów, daty ich wydania i ważności oraz oznaczeń organów wydających.

Rozporządzenie weszło w życie 1 stycznia 2011 r.

Podstawa prawna

Par. 22 – 26 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 grudnia 2010 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz.U. nr 257, poz. 1743).