Od nowego roku będą obowiązywały uproszczone procedury oznaczenia materiałów niejawnych. Materiały powinny być oznaczone w taki sposób, aby zapewnił on ich odróżnienie od materiałów jawnych. Materiał zawierający informacje niejawne powinien być oznaczony w wyraźny sposób następującymi klauzulami tajności: 00 – oznacza ściśle tajne, 0 – tajne, Pf – poufne, a Z – zastrzeżone.

Klasyfikacja niejawności

Wynika to z rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 13 sierpnia 2010 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2011 roku. Jest ono aktem wykonawczym do ustawy o ochronie informacji niejawnych. Ustawa ta upoważnia prezesa Rady Ministrów do określenia w drodze rozporządzenia sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także sposobu zmiany nadanej klauzuli.

Klauzulą tajności są obejmowane informacje, co do których istnieje przekonanie, że uzyskanie do nich dostępu przez osoby nieupoważnione może wiązać się ze stworzeniem zagrożenia dla podstawowych interesów państwa lub obywateli. O przyznaniu konkretnej klauzuli decyduje charakter i zakres szkód, które mogłyby spowodować ich nieuprawnione ujawnienie. Informacje niejawne mogą być zaklasyfikowane jako informacje stanowiące tajemnicę państwową.

Tajne i ściśle tajne

Oznacza się je wtedy klauzulą „ściśle tajne” albo „tajne”. Informacje niejawne mogą być również zaklasyfikowane jako informacje, które stanowią tajemnicę służbową. W takim przypadku oznacza się klauzulą „poufne” – w przypadku gdy ich nieuprawnione ujawnienie powodowałoby szkodę dla interesów państwa, interesu publicznego lub prawnie chronionego interesu obywateli. Ponadto mogą one zostać oznaczone klauzulą „zastrzeżone” w przypadku gdy ich nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować szkodę dla prawnie chronionych interesów obywateli albo jednostki organizacyjnej.

Dokumenty elektroniczne

Na pismach które są uznane za niejawne, na każdej stronie umieszcza się w prawym górnym rogu, w kolejności pionowej klauzulę tajności, numer egzemplarza, a gdy dokument jest w jednym egzemplarzu – napis „Egz. pojedynczy”. Ponadto w lewym górnym rogu wpisuje się sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenie jednostki lub komórki organizacyjnej, oznaczenie klauzuli i numer, pod którym pismo zostało zarejestrowane, łamany przez rok lub dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo zostało wykonane. W zależności od potrzeb można podać inne oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca jego wykonania lub przynależność pisma do określonej sprawy. Ponadto na ostatniej stronie umieszcza się z lewej strony liczbę załączników i stron oraz klauzulę tajności.

W przypadku dokumentów elektronicznych na każdej stronie w prawym górnym rogu pod klauzulą tajności zamiast oznaczenia numeru egzemplarza umieszcza się napis „Egz. elektroniczny”. Utrwalanie informacji niejawnych w formie dźwięku, obrazu lub poczty elektronicznej powinno natomiast być poprzedzone i kończyć się informacją o nadanej klauzuli tajności, jeżeli istnieją takie możliwości techniczne.

Podstawa prawna

Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 13 sierpnia 2010 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz.U. z 2010 r. nr 159, poz. 1069).