Tajne kancelarie nie będą już powielać danych z przechowywanych przez siebie dokumentów. Zmieniły się bowiem zasady ewidencjonowania dokumentów niejawnych w specjalnych jednostkach tworzonych w urzędach publicznych.
Od nowego roku jednostki samorządu terytorialnego, które dysponują jedynie informacjami stanowiącymi tajemnicę służbową, są zwolnione z konieczności instalowania kosztownych środków bezpieczeństwa. Dotychczasowy wymóg zabezpieczenia okien kancelarii tajnych przed obserwacją z zewnątrz zastąpiono obowiązkiem zabezpieczenia wnętrza kancelarii przed podglądem z zewnątrz. Obowiązujące od 1 stycznia nowe rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych zliberalizowało wymogi wobec tajnych kancelarii, w których nie są przechowywane dokumenty objęte tajemnicą państwową. Wprowadziło także rejestr obejmujący cyfrowe i analogowe nośniki danych, na których przenoszone są informacje niejawne. Wszystkie te zmiany mają uprościć i przyspieszyć obieg dokumentów.
Zadaniem tajnych kancelarii jest właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie dokumentów niejawnych uprawnionym osobom. Obowiązek ich tworzenia przez władze publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego, wynika z ustawy o ochronie informacji niejawnych. Zgodnie z nowym rozporządzeniem w dalszym ciągu tajna kancelaria tworzona będzie przez kierowników właściwych urzędów. W przypadku gminy będzie to wójt, burmistrz albo prezydent miasta w gminie, w powiecie – starosta, a w województwie marszałek województwa. Ten sam organ na wniosek pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych wyznacza kierownika kancelarii kierującego jej pracami. Nowością jest możliwość wyznaczenia w takim samym trybie zastępcy kierownika kancelarii, który może kierować oddziałem kancelarii.
Kancelarie tajne, które zostały utworzone zgodnie z wcześniejszymi bardziej rygorystycznymi przepisami, mają dwa lata na dostosowanie swoich pomieszczeń do wymagań określonych w nowym rozporządzeniu. Taki obowiązek będzie jednak generował niepotrzebne koszty.
PRZYKŁAD
Zasady postępowania z przesyłkami oznaczonymi „do rąk własnych”
W kancelarii tajnej nie będzie można otwierać przesyłek oznaczonych „do rąk własnych”. W odpowiednim dzienniku lub rejestrze wpisuje się nadawcę, numer i datę wpływu przesyłki. Odnotowuje się także, że przesyłka była oznaczona „do rąk własnych”, ponadto przesyłkę przekazuje się – za pokwitowaniem – bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności – osobie przez niego upoważnionej do odbioru. W przypadku zwrotu do kancelarii przesyłki, o której mowa w ust. 1, kierownik kancelarii, zastępca kierownika kancelarii lub pracownik kancelarii uzupełnia dane dotyczące przesyłki w odpowiednim dzienniku lub rejestrze. Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu takiej przesyłki w kancelarii w stanie zamkniętym, kierownik kancelarii, jego zastępca lub pracownik wykonuje czynności z udziałem adresata. Przesyłka jest w takim przypadku przechowywana w formie zapieczętowanego pakietu.
Podstawa prawna
Rozporządzenie Rady Ministrów z 1 czerwca 2010 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz.U. nr 114, poz. 765). Weszło w życie 1 stycznia 2011 r.