Jeżeli zatem obywatel zażyczy sobie załatwienie sprawy w formie elektronicznej, urząd ma obowiązek spełnić jego wolę. Taką możliwość przewiduje nowelizacja ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw. 1 stycznia zaczną obowiązywać jej przepisy dotyczące zasad wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Natomiast pozostała część ustawy weszła w życie w połowie czerwca bieżącego roku.

Obywatele i przedsiębiorcy mają już możliwość decydowania, czy z urzędem chcą się kontaktować drogą elektroniczną, czy też w formie pisemnej lub ustnej. Jeżeli zażądają, żeby załatwienie sprawy odbyło się przez internet, musi ono zostać dokonane w ten sposób. Do tej pory decyzja w tym względzie należała do urzędu.

Bez podpisu

Zgodnie z dotychczasowymi przepisami petenci składający w urzędzie pismo drogą elektroniczną musieli je ponadto opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Według nowych regulacji, identyfikacja wnioskodawcy możliwa jest w znacznie prostszy sposób. Alternatywnym obecnie rozwiązaniem jest bowiem skorzystanie z profilu zaufanego ePUAP, który obejmuje zestaw informacji identyfikujących i opisujących osobę posiadającą specjalne konto. Platforma została uruchomiona w 2008 roku. Dzięki nowym rozwiązaniom możliwe jest załatwianie spraw w urzędach, tak jak teraz korzystamy z rachunków bankowych obsługiwanych przez internet.

Archiwizacja dokumentów

Z nowym rokiem zaczną obowiązywać przepisy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, które dostosowują wewnętrzny obieg dokumentacji oraz jej archiwizację w urzędach do nowych standardów. Mają one zatem na celu zabezpieczenie prawidłowego wprowadzenia nowych procedur w organach administracji publicznej. Należy pamiętać, że organy administracji publicznej muszą przestrzegać regulacji dotyczących działania archiwów zakładowych, wykonywania czynności kancelaryjnych, a także klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji.

PRZYKŁAD

Każdy obywatel i przedsiębiorca może założyć konto na platformie ePUAP

W celu założenia profilu zaufanego konieczne jest uruchomienie platformy ePUAP. Można tego dokonać za pośrednictwem strony internetowej www.epuap.gov.pl. W tym celu wystarczy założyć konto użytkownika. Następnie należy udać się do urzędu, aby potwierdzić dane. Urzędnik porówna wskazane przez obywatela informacje z jego dowodem tożsamości, a następnie podpisze założony wcześniej profil zaufany. Po pomyślnej weryfikacji danych możliwe jest załatwienie za pomocą internetu większości spraw administracyjnych z dowolnie wybranego miejsca. Zamiast odwiedzania urzędów wystarczy wpisać na stronie internetowej swój login oraz hasło.

PODSTAWA PRAWNA

Ustawa z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2010 r., nr 40, poz. 230).