Wspólnot mieszkaniowych nie rejestruje się, tak jak np. wpisywani są do gminnych ewidencji przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowo lub w spółce cywilnej działalność gospodarczą. Nie ma też spisu wspólnot w Krajowym Rejestrze Sądowym. Powstają one bowiem z mocy samego prawa, bez względu na to, czy ich członkowie, czyli nabywcy lokali od pierwotnego właściciela (np. od gminy czy dewelopera), chcą tego, czy nie. Początkiem każdej wspólnoty mieszkaniowej jest – co do zasady – pierwsze wyodrębnienie własności lokalu, tzn. pierwsza sprzedaż mieszkania lub lokalu użytkowego.

Niezbędny REGON

Z uwagi jednak na to, że wspólnota mieszkaniowa jest jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, musi ona – zgodnie z ustawą o statystyce publicznej – mieć numer identyfikacyjny krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, czyli REGON. Podobnie przepis ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników nakazuje uzyskać dla wspólnoty NIP. Płaci ona bowiem przeważnie podatek dochodowy od osób prawnych na mocy ustawy o CIT. I z tego chociażby powodu wspólnota musi prowadzić rachunkowość. Ma więc obowiązek złożyć zgłoszenie identyfikacyjne nie później niż w terminie złożenia pierwszej deklaracji dotyczącej zaliczki na podatek dochodowy. Co więcej, przepis ten stosuje się do podatników, którzy na mocy odrębnych przepisów są zwolnieni z obowiązku składania deklaracji na podatek dochodowy od osób prawnych. Nie ma więc możliwości uniknięcia starania się o NIP dla wspólnoty mieszkaniowej.

Po to, żeby uzyskać dla wspólnoty REGON, potrzebna jest prócz wniosku RG1 kserokopia aktu notarialnego mówiącego o wyodrębnieniu chociażby jednego z lokali, względnie wyciąg z księgi wieczystej jednego mieszkania. Jest to bowiem dowód powstania wspólnoty. Niezbędny jest też dokument mówiący o sposobie zarządzania nieruchomością wspólną. Może to być – w zależności od sytuacji – albo kserokopia aktu notarialnego mówiącego o powierzeniu zarządu licencjonowanemu profesjonaliście (osobie fizycznej lub jej firmie zorganizowanej np. w formie spółki z o.o.), albo uchwała o powołaniu jedno- lub wieloosobowego zarządu w dużej wspólnocie mieszkaniowej. Wniosek wraz z załącznikami można przesłać do urzędu pocztą. Po 2 – 3 dniach wspólnota uzyskuje REGON.

Konieczny jest podpis

Tu także – prócz wypełnionego formularza NIP2 – potrzebna jest kserokopia aktu notarialnego, z którego wynika wyodrębnienie pierwszego lokalu. Trzeba również dołączyć zaświadczenie o REGON i kserokopię dokumentu, z którego wynika, kto wspólnotę reprezentuje. Może więc to być znowu kopia aktu notarialnego, w którym zarząd został powierzony profesjonalnemu zarządcy albo uchwały powołującej zarząd.

Z uwagi na to, że druk NIP2 trzeba podpisać, nie można wniosku składać przez internet. Podpis powinien złożyć zarządca, członkowie zarządu lub pełnomocnik, jeżeli zostanie ustanowiony. Papiery wolno wysłać pocztą, tyle że urząd zawsze ma na nadanie numeru identyfikacyjnego 14 dni od otrzymania druku. Za nadanie NIP nie ma opłaty.

Podstawa prawna

Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm.).