Ugoda zawarta w procedurze mediacyjnej spełnia taką samą rolę jak zawarta przed sądem, jeżeli nie jest sprzeczna z prawem ani z zasadami współżycia społecznego czy też nie zmierza do obejścia prawa. Wówczas – o ile roszczenie może być wykonane w drodze egzekucji – sąd nada jej klauzulę wykonalności. W pozostałych przypadkach ugodę z mediacji zatwierdza.
Mediować wolno stronom wszelkich spraw cywilnych, a więc także gospodarczych, o ile ich spór może zostać rozstrzygnięty w drodze ugody zawartej przed sądem.
Wybór, czy procesować się o – powiedzmy – należność za dostawy, czy poddać się mediacji, zawsze należy do wszystkich zainteresowanych. I jeśli strony umowy (bo z niewykonywaniem lub nienależytym wykonywaniem zobowiązań umownych najczęściej wiążą się spory gospodarcze) wolą uniknąć stawania przed sądem chociażby dlatego, że nie jest im na rękę upublicznianie sporu, to mogą się umówić o skorzystanie z usług mediatora.
Umowa stron
Dopuszczalny jest nawet sposób dorozumiany (kodeks postępowania cywilnego nie narzuca w tej kwestii żadnej formy). Oznacza to, że wystarczy zgodne przystąpienie do mediacji. Niemniej nawet podpisanie umowy mediacyjnej nie wyklucza rozpoznania sprawy przez sąd, tyle że pozwany mógłby w takiej sytuacji podnieść zarzut, że została ona zawarta. I jeśli strona sporu mimo umowy bezzasadnie odmówi udziału w mediacji, to musi się liczyć z koniecznością poniesienia kosztów procesu.
Postępowanie sądowe
Także sąd z własnej inicjatywy – do zamknięcia pierwszego posiedzenia wyznaczonego na rozprawę – może skierować strony do mediacji. Potem, w toku sprawy, uczyni to tylko na zgodny wniosek zainteresowanych. Tak czy owak sad może skierować strony do mediacji tylko raz w toku postępowania.
Do mediacji nie dochodzi, gdy strona w ciągu tygodnia od ogłoszenia lub doręczenia jej postanowienia nie wyrazi zgody na tę procedurę. Nie ma również mowy o mediacji, gdy sprawa jest rozpatrywana w postępowaniu nakazowym, upominawczym czy uproszczonym.
W trakcie mediacji termin na jej przeprowadzenie i dokończenie może być przedłużony na zgodny wniosek stron. Potem sąd wyznacza rozprawę.
Dobrowolność i mediator
Zawsze obowiązuje zasada dobrowolności. Oznacza to, że nikt nie może być zmuszany do mediacji ani do ugody. Dlatego na każdym etapie wolno z niej zrezygnować. Nie oznacza to jednak, że nielegalne byłoby namawianie do uczestnictwa w mediacji. Każdy – z wyjątkiem mediatora, czyli osoby, która pomaga w dochodzeniu do konsensusu – może się starać wpłynąć na stronę sporu, by podjęła próbę negocjacji. Mediatorowi natomiast wolno tylko przedstawić procedurę i potencjalne korzyści z takiego sposobu dochodzenia do porozumienia.
Jednocześnie reprezentuje on każdą ze stron w równym stopniu. Dlatego nie powinien on być związany z żadnym z zainteresowanych ugodą. Chodzi o to, by nie czerpał korzyści z relacji ze stronami ani z ich otoczeniem biznesowym. Mediatorem nie może być też czynny zawodowo sędzia.
Poufność, koszty
Mediator nie ma żadnych uprawnień władczych. I bez względu na to, czy został powołany doraźnie, czy jest zawodowcem, obowiązuje go tajemnica co do faktów, o których dowiedział się w związku z prowadzonymi negocjacjami. Tym samym nie może być słuchany jako świadek w sprawie, w której wcześniej prowadził negocjacje. Niemniej stronom wolno zwolnić go z tego rygoru. Obowiązek zachowania poufności między stronami i jego granice zazwyczaj jest ustalany między zainteresowanymi i mediatorem.
Mediator ma prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków. Koszty te ponoszą strony.
Postępowanie
Wszczęcie postępowania mediacyjnego następuje z chwilą doręczenia mediatorowi wniosku z dołączonym dowodem doręczenia odpisu drugiej stronie. Postępowanie może nie dojść do skutku przede wszystkim wtedy, kiedy nie było umowy o mediacji, a jedna ze stron nie wyrazi na nią zgody. Dzieje się tak również wtedy, kiedy mediator odmówi swoich usług, tyle że wtedy można znaleźć innego. Gdy jednak nie ma przeszkód, mediator niezwłocznie ustala termin i miejsce posiedzenia.
Może się również zdarzyć, że strony wyrażą zgodę na prowadzenie mediacji bez posiedzenia mediacyjnego. Wówczas prowadzący negocjacje będzie łącznikiem między zainteresowanymi i ma obowiązek przekazywać im po każdorazowym ustaleniu stanowisko strony przeciwnej.
Z przebiegu posiedzenia mediator sporządza protokół, w którym opisuje wynik ustaleń. Kiedy zaś strony zawrą ugodę, zamieszcza się ją w protokole albo dołącza do niego. Strony ugodę podpisują.
Gdyby natomiast do ugody nie doszło, strony które skierują tę samą sprawę na drogę postępowania cywilnego (do sądu państwowego lub arbitrażu), nie będą mogły powoływać się na okoliczności ujawnione w toku mediacji. Dotyczy to w szczególności propozycji ustępstw.
Po zawarciu ugody mediator niezwłocznie składa protokół w sądzie, który byłby właściwy do rozpoznania sprawy według właściwości ogólnej lub wyłącznej, a jeśli to sąd wyznaczył mediatora, to do sądu, który sprawę rozpatrywał. Po otrzymaniu dokumentów sąd – na wniosek strony – niezwłocznie przeprowadza postępowanie związane z zatwierdzeniem ugody zawartej przed mediatorem. I jeśli podlega ona wykonaniu w drodze egzekucji, zatwierdza ją przez nadanie jej klauzuli wykonalności.
Jednocześnie każda ugoda zawarta przed mediatorem ma po zatwierdzeniu przez sąd moc prawną takiego porozumienia zawartego przed sądem.
Przedawnienie
Roszczenie stwierdzone ugodą zawartą przed mediatorem i zatwierdzoną przez sąd przedawnia się w terminie dziesięciu lat, chociażby termin przedawnienia roszczeń tego rodzaju był krótszy. Niemniej jeżeli stwierdzone w ten sposób roszczenie obejmuje świadczenia okresowe (np. zapłatę czynszu), to roszczenie o świadczenia okresowe należne w przyszłości ulega przedawnieniu trzyletniemu.
Podstawa prawna
Ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.)
Ustawa z 24 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).
