Organizatorami imprez rozrywkowych i artystycznych lub ich współorganizatorami są najczęściej przedsiębiorcy, którzy w zależności od charakteru imprezy, jej rozmiarów i liczby spodziewanych uczestników muszą liczyć się z koniecznością spełnienia szeregu obowiązków przewidzianych przepisami. Szczególne znaczenie ma kwestia zapewnienia bezpieczeństwa w czasie trwania większych zabaw gromadzących setki czy tysiące osób, które zaliczają się do tzw. imprez masowych. Poprzez niektóre należy rozumieć imprezy, które mają odbyć się na stadionie, w innym obiekcie niebędącym budynkiem lub na terenie umożliwiającym przeprowadzenie imprezy, na których liczba udostępnionych przez organizatora miejsc dla osób wynosi nie mniej niż 1 tys. Taka impreza może zostać równie dobrze zorganizowana w hali sportowej lub w innym budynku umożliwiającym jej przeprowadzenie imprezy masowej. Wtedy liczba udostępnionych miejsc dla osób musi wynosić nie mniej niż 500.

Potrzebne zezwolenie

Zorganizowanie imprezy artystyczno-rozrywkowej wiąże się z koniecznością dopełnienia wielu formalności. Najpierw jej organizator (może nim być osoba prawna, fizyczna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej), nie później niż na 30 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia imprezy musi wystąpić z wnioskiem o wydanie zezwolenia na jej przeprowadzenie. Organem wydającym takie zezwolenie jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta, właściwy ze względu na miejsce przeprowadzenia imprezy masowej. W takim samym terminie przedsiębiorca musi zwrócić się do właściwego miejscowo komendanta Policji i komendanta Państwowej Straży Pożarnej, kierownika pogotowia ratunkowego i państwowego inspektora sanitarnego z wnioskiem o wydanie opinii o niezbędnej wielkości sił i środków potrzebnych do zabezpieczenia imprezy masowej, zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu (terenu) oraz o przewidywanych zagrożeniach.

Do wniosku o wydanie takiej opinii trzeba dołączyć:

● dokumentację i informacje o planach obiektu, wyznaczonych drogach ewakuacyjnych, rozmieszczeniu służb porządkowych itp.,

● program i regulamin imprezy,

● regulamin obiektu,

● pisemną instrukcję określającą zadania służby porządkowej oraz służby informacyjnej;

● warunki łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy masowej.

Opinie muszą zostać wydane w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku o ich wydanie i zachowują ważność przez 6 miesięcy. Dodatkowo, w przypadku przeprowadzania imprezy masowej w strefie nadgranicznej organizator musi powiadomić właściwego miejscowo komendanta oddziału Straży Granicznej lub komendanta Żandarmerii Wojskowej, o ile impreza ma odbywać się na terenach wojskowych. Wójt, burmistrz, prezydent miasta wydaje zezwolenie albo odmawia jego wydania w terminie co najmniej siedmiu dni przed planowanym terminem przeprowadzenia imprezy masowej.

W przypadku gdy imprezy masowe są przeprowadzane przez tego samego organizatora w tych samych obiektach (terenach), co najmniej dwa razy w roku lub są to imprezy masowe, dla których opracowano terminarz imprez masowych organizowanych cyklicznie, organ musi wydać zezwolenie na przeprowadzenie wskazanej przez organizatora liczby imprez masowych lub ich przeprowadzenie w okresie jednego roku. Przedsiębiorca nie musi więc tutaj każdorazowo starać się o zezwolenie.