Osoby wykonujące czynności związane z przetargiem muszą gwarantować bezstronność i obiektywizm. Obowiązkowemu włączeniu podlegają jednak tylko osoby wykonujące czynności w postępowaniu (a więc nie osoby wykonujące czynności przygotowawcze). Z art. 17 ust. 1 prawa zamówień publicznych wynika, że chodzi o te osoby, wobec których zachodzą okoliczności wynikające, a więc takie, które:

● same ubiegają się o to zamówienie,

● mają osobiste związki z wykonawcą (np. małżonek, krewny, powinowaty w linii prostej),

● mają zawodowe związki z wykonawcą (np. przed upływem trzech lat od dnia wszczęcia postępowania pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających),

● pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić wątpliwości co do ich bezstronności,

● zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z przetargami, przekupstwo, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu.

Zgodnie z art. 17 ust. 2 prawa zamówień publicznych osoby wykonujące czynności w postępowaniu muszą złożyć pod rygorem odpowiedzialności karnej pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu podstaw do ich wyłączenia z postępowania. Jednak prawo zamówień publicznych nie wskazuje terminu, w którym powinno nastąpić złożenie takiego oświadczenia.

Obowiązek złożenia oświadczenia aktualizuje się w ramach toczącego się postępowania. Wszczęcie postępowania następuje z reguły z chwilą publikacji ogłoszenia o zamówieniu. Część przesłanek wyłączenia zachodzi dopiero w momencie, gdy ujawnione zostaną wszystkie podmioty biorące udział w postępowaniu (wykonawcy). Dopiero wtedy można ustalić istnienie relacji rodzinnych, prawnych czy faktycznych pomiędzy osobą dokonującą czynności w postępowaniu po stronie zamawiającego a wykonawcą. Wyjątek to przesłanka dotycząca karalności, której istnienie może być ustalone już w chwili wszczęcia postępowania