Biuletyn Informacji Publicznej to urzędowy publikator teleinformatyczny, składający się z ujednoliconego systemu stron w sieci informatycznej. BIP został stworzony w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej. Składa się ze strony głównej, tworzonej przez ministra spraw wewnętrznych i administracji, oraz stron podmiotowych, tworzonych m.in. przez jednostki samorządu terytorialnego.
Rolę masowego środka rozpowszechniania informacji w samorządzie przypisano biuletynom informacji publicznej. Prawu osoby zainteresowanej uzyskaniem informacji towarzyszy obowiązek podmiotu wykonującego zadania publiczne do ujawniania i rozpowszechniania informacji publicznej. Informacją tą jest zaś każda wiadomość wytworzona lub odnoszona do władz publicznych, a także wytworzona lub odnoszona do innych podmiotów wykonujących funkcje publiczne, w zakresie wykonywania przez nie zadań władzy publicznej i gospodarowania mieniem komunalnym lub Skarbu Państwa.

Dostęp do dokumentów

Ustawa o samorządzie gminnym konkretyzuje konstytucyjne prawo obywateli do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy i administracji państwowej i upoważnia obywateli m.in. do dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy. Nie określa on jednak rodzaju dokumentów udostępnianych do publicznego wglądu. W konsekwencji udostępniane powinny być wszystkie dokumenty wynikające z wykonywania zadań publicznych gminy, chyba że ich jawność została wyłączona na mocy odrębnych przepisów. W praktyce oznacza to, że rada gminy nie może wprowadzić ograniczenia do zapoznawania się z określonymi rodzajami dokumentów, np. protokołami. Równocześnie należy pamiętać, że udostępnienie dokumentów obywatelowi nie może być uzależnione od spełnienia jakichkolwiek warunków formalnych. W wyroku z 21 stycznia 2009 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w sprawie sygn. akt III SA/Wr 537/2008 wskazał, że rada gminy, wprowadzając w statucie zapis uzależniający udostępnianie protokołu sesji rady i protokółów z obrad komisji od ich formalnego przyjęcia, naruszyła w istotny sposób przepisy art. 61 konstytucji, art. 11b ust. 2 i 3 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 18 i 19 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Takie ograniczenie zdaniem sądu pozbawia obywateli dostępu do informacji publicznej, jaką jest protokół sesji rady, na pewnym etapie działania organów (przed przyjęciem przez radę). W konsekwencji, ograniczono tym samym możliwości uczestniczenia obywateli w podejmowaniu decyzji w sprawach publicznych i sprawowaniu kontroli nad tym procesem. W żadnym zaś razie ustalenie zasad dostępu nie oznacza uprawnienia rady gminy do modyfikowania regulacji ustawowych określających przedmiotowy zakres udostępnianych informacji. W uzasadnieniu swojego stanowiska WSA wyjaśnił, że wymóg przyjęcia i możliwość ewentualnych poprawek i zmian w protokole z sesji rady w żaden sposób nie zmienia faktu, że mamy do czynienia z dokumentem zawierającym informacje na temat działalności organu władzy publicznej, podlegającym publicznemu udostępnieniu. Podobne ustalenia należy odnieść do protokołów z prac komisji rady. To zaś oznacza, że wskazana wcześniej zasada jawności działania organów gminy nakazuje, aby publicznemu udostępnieniu poddane były wszelkie dokumenty obrazujące czynności faktyczne i prawne podejmowane przez te organy, chyba że ustawa ogranicza tę jawność.

Udostępnianie informacji

Udostępnianie informacji publicznych następuje m.in. w drodze ogłaszania ich w Biuletynie Informacji Publicznej. Podmioty zobowiązane do udzielania informacji publicznej tworzą na swoich stronach internetowych strony BIP i publikują w nim informacje wskazane w ustawach. Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej, może być udostępniona w drodze wyłożenia lub wywieszenia w miejscach ogólnie dostępnych. Podmiot udostępniający informację publiczną ma obowiązek zapewnić możliwość kopiowania lub wydruku informacji albo możliwość przesłania lub przeniesienia informacji na odpowiedni nośnik. W przypadku wyłączenia jawności informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej podaje się zakres wyłączenia, podstawę prawną wyłączenia jawności oraz wskazuje się organ lub osobę, które dokonały tego wyłączenia.



Wizualizacja strony

Zgodnie z przepisami organy władzy publicznej, w tym jednostki samorządu terytorialnego, powinny prowadzić strony podmiotowe BIP w formie odrębnych stron www. W przypadku gdy zobowiązany organ posiada własną stronę www, stronę podmiotową BIP utworzoną przez ten podmiot wydziela się z tej strony przez umieszczenie na stronie głównej www linku zawierającego logo BIP, umożliwiającego bezpośredni dostęp do podmiotowej strony BIP. Warto pamiętać, że strona www np. gminy czy powiatu może być jednocześnie stroną podmiotową BIP, jeżeli spełnia wszystkie wymogi ustawy i rozporządzenia. Dodatkowo na stronach podmiotowych BIP umieszcza się czytelny link do strony głównej BIP oraz do strony głównej istniejącego internetowego serwisu informacyjnego podmiotu. Strona podmiotowa BIP zawiera w szczególności:
1) logo (znak graficzny) BIP, umieszczone w górnej części strony;
2) adres redakcji strony podmiotowej BIP;
3) imię i nazwisko, numer telefonu, numer telefaksu i adres poczty elektronicznej co najmniej jednej z osób redagujących stronę podmiotową BIP;
4) instrukcję korzystania ze strony podmiotowej BIP;
5) menu przedmiotowe umożliwiające odnalezienie:
a) informacji publicznych, a w szczególności takich, których publikacja leży w interesie publicznym, zaspokaja potrzeby obywateli i ich wspólnot, wspiera rozwój społeczeństwa obywatelskiego lub przyczynia się do polepszenia działalności podmiotu udostępniającego informacje,
c) informacji publicznych przeznaczonych do publikacji w BIP na podstawie przepisów odrębnych;
6) moduł wyszukujący.
Równocześnie strona podmiotowa BIP nie może zawierać reklam.

Administrator strony

Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie biuletynów informacji publicznej jednostki samorządu terytorialnego zostały zobowiązane do wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za:
● przekazywanie ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej BIP oraz powiadamianie tego ministra o zmianach w treści tych informacji;
● dokonywanie zmian treści informacji publicznych udostępnianych na stronach podmiotowych BIP.
Osoby te mają dostęp do modułu administracyjnego strony podmiotowej BIP na podstawie mechanizmów identyfikacji i autoryzacji nadzorowanych przez administratora strony podmiotowej BIP.
Równocześnie strony BIP muszą być wyposażone w mechanizm dziennika, w którym odnotowywane są zmiany w treści informacji publicznych udostępnianych w BIP oraz próby dokonywania takich zmian przez osoby nieuprawnione. Dzienniki dla tych stron prowadzone są w sposób automatyczny. Do obowiązków administratorów stron BIP należy kontrola dzienników, w odniesieniu do podlegających im stron, w każdy dzień powszedni. Dodatkowo ich zadaniem jest ochrona tych stron. Zapewnić to ma odpowiedni moduł bezpieczeństwa, a więc programowe lub sprzętowo-programowe rozwiązanie techniczne uniemożliwiające zniszczenie lub modyfikację informacji publicznych zawartych w BIP przez osoby nieuprawnione. Z drugiej strony informacje zgromadzone w bazie danych stron BIP kopiuje się na odrębne informatyczne nośniki informacji nie później niż dobę po zaistnieniu zmiany treści tych informacji. Jeżeli zmiany treści zachodzą częściej niż raz na dobę, informacje kopiuje się na odrębne informatyczne nośniki informacji raz na dobę. Strony BIP muszą również zawierać rozwiązania chroniące je przed celowym spowolnieniem lub uniemożliwieniem dostępu do zasobów tych stron. Rozporządzenie za zapewnienie ciągłości dostępu do informacji zgromadzonych na stronie głównej BIP czyni odpowiedzialnego ministra właściwego do spraw informatyzacji. Z kolei za ciągłość dostępu do informacji zgromadzonych na stronach podmiotowych BIP gmin powiatów czy województw odpowiedzialne są te jednostki. W konsekwencji w przypadku awarii brak dostępności strony głównej BIP dla odwiedzającego stronę nie powinien być dłuższy niż ośmiu godzin, a jeżeli chodzi o strony BIP samorządów, 24 godziny.



Przekazywanie informacji

Organy administracji, w tym samorządowej, przekazują ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji (ministrowi spraw wewnętrznych i administracji) treści niezbędne do prowadzenia strony głównej BIP, w tym o URL utworzonej przez siebie strony podmiotowej BIP. Przekazywanie informacji, o których mowa, oraz powiadamianie ministra o zmianach w treści tych informacji, następuje w terminie zapewniającym zachowanie zgodności treści strony głównej i stron podmiotowych BIP, niezwłocznie po wprowadzeniu na stronie podmiotowej BIP tych zmian. Przekazywanie informacji odbywa się poprzez moduł administracyjny strony głównej BIP. Administrator strony głównej BIP jest zobowiązany niezwłocznie potwierdzić odbiór i zamieścić na stronie głównej BIP informacje, które otrzymał od organów publicznych.
Informacja publiczna w BIP
Podmioty udostępniające informacje publiczne w Biuletynie Informacji Publicznej są obowiązane do:
● oznaczenia informacji danymi określającymi podmiot udostępniający informację,
● podania w informacji danych określających tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji,
● dołączenia do informacji danych określających tożsamość osoby, która wprowadziła informację do Biuletynu Informacji Publicznej,
● oznaczenia czasu wytworzenia informacji i czasu jej udostępnienia,
● zabezpieczenia możliwości identyfikacji czasu rzeczywistego udostępnienia informacji.
Wymagania dla BIP
● wysoka jakość treści informacji w celu zapewniania możliwości faktycznego zapoznania się z zawartością,
● pliki graficzne, audio i wideo powinny być na tyle wysokiej jakości, aby osoby zainteresowane mogły bez problemów się z nimi zapoznać,
● podmioty prowadzące strony BIP muszą spełniać minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych,
● informacje nie mogą zawierać mechanizmów zabezpieczających przed kopiowaniem i drukowaniem,
● czas niedostępności strony głównej BIP może maksymalnie wynosić do ośmiu godzin,
● strona podmiotowa BIP nie może zawierać reklam.
Wymagania informatyczne
Systemy teleinformatyczne używane przez podmioty publiczne do realizacji zadań publicznych:
● powinny spełniać właściwości i cechy w zakresie funkcjonalności, niezawodności, używalności, wydajności, przenoszalności i pielęgnowalności, określone w normach ISO zatwierdzonych przez krajową jednostkę normalizacyjną, na etapie projektowania, wdrażania i modyfikowania tych systemów;
● powinny zostać wyposażone w składniki sprzętowe i oprogramowanie:
– umożliwiające wymianę danych z innymi systemami teleinformatycznymi używanymi do realizacji zadań publicznych za pomocą protokołów komunikacyjnych i szyfrujących, stosownie do zakresu działania tych systemów,
– zapewniające dostęp do zasobów informacji udostępnianych przez systemy teleinformatyczne używane do realizacji zadań publicznych przy wykorzystaniu formatów danych.
Podstawa prawna
Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198 ze zm.).
Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. nr 212, poz. 1766).
Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz.U. z 2007 r. nr 10, poz. 68).