Rolę masowego środka rozpowszechniania informacji w samorządzie przypisano biuletynom informacji publicznej. Prawu osoby zainteresowanej uzyskaniem informacji towarzyszy obowiązek podmiotu wykonującego zadania publiczne do ujawniania i rozpowszechniania informacji publicznej. Informacją tą jest zaś każda wiadomość wytworzona lub odnoszona do władz publicznych, a także wytworzona lub odnoszona do innych podmiotów wykonujących funkcje publiczne, w zakresie wykonywania przez nie zadań władzy publicznej i gospodarowania mieniem komunalnym lub Skarbu Państwa.

Dostęp do dokumentów

Ustawa o samorządzie gminnym konkretyzuje konstytucyjne prawo obywateli do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy i administracji państwowej i upoważnia obywateli m.in. do dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy. Nie określa on jednak rodzaju dokumentów udostępnianych do publicznego wglądu. W konsekwencji udostępniane powinny być wszystkie dokumenty wynikające z wykonywania zadań publicznych gminy, chyba że ich jawność została wyłączona na mocy odrębnych przepisów. W praktyce oznacza to, że rada gminy nie może wprowadzić ograniczenia do zapoznawania się z określonymi rodzajami dokumentów, np. protokołami. Równocześnie należy pamiętać, że udostępnienie dokumentów obywatelowi nie może być uzależnione od spełnienia jakichkolwiek warunków formalnych. W wyroku z 21 stycznia 2009 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w sprawie sygn. akt III SA/Wr 537/2008 wskazał, że rada gminy, wprowadzając w statucie zapis uzależniający udostępnianie protokołu sesji rady i protokółów z obrad komisji od ich formalnego przyjęcia, naruszyła w istotny sposób przepisy art. 61 konstytucji, art. 11b ust. 2 i 3 ustawy o samorządzie gminnym oraz art. 18 i 19 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Takie ograniczenie zdaniem sądu pozbawia obywateli dostępu do informacji publicznej, jaką jest protokół sesji rady, na pewnym etapie działania organów (przed przyjęciem przez radę). W konsekwencji, ograniczono tym samym możliwości uczestniczenia obywateli w podejmowaniu decyzji w sprawach publicznych i sprawowaniu kontroli nad tym procesem. W żadnym zaś razie ustalenie zasad dostępu nie oznacza uprawnienia rady gminy do modyfikowania regulacji ustawowych określających przedmiotowy zakres udostępnianych informacji. W uzasadnieniu swojego stanowiska WSA wyjaśnił, że wymóg przyjęcia i możliwość ewentualnych poprawek i zmian w protokole z sesji rady w żaden sposób nie zmienia faktu, że mamy do czynienia z dokumentem zawierającym informacje na temat działalności organu władzy publicznej, podlegającym publicznemu udostępnieniu. Podobne ustalenia należy odnieść do protokołów z prac komisji rady. To zaś oznacza, że wskazana wcześniej zasada jawności działania organów gminy nakazuje, aby publicznemu udostępnieniu poddane były wszelkie dokumenty obrazujące czynności faktyczne i prawne podejmowane przez te organy, chyba że ustawa ogranicza tę jawność.

Udostępnianie informacji

Udostępnianie informacji publicznych następuje m.in. w drodze ogłaszania ich w Biuletynie Informacji Publicznej. Podmioty zobowiązane do udzielania informacji publicznej tworzą na swoich stronach internetowych strony BIP i publikują w nim informacje wskazane w ustawach. Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej, może być udostępniona w drodze wyłożenia lub wywieszenia w miejscach ogólnie dostępnych. Podmiot udostępniający informację publiczną ma obowiązek zapewnić możliwość kopiowania lub wydruku informacji albo możliwość przesłania lub przeniesienia informacji na odpowiedni nośnik. W przypadku wyłączenia jawności informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej podaje się zakres wyłączenia, podstawę prawną wyłączenia jawności oraz wskazuje się organ lub osobę, które dokonały tego wyłączenia.